提高效率—艾森豪威尔原理

读到《慢思考:大脑超载时代的思考学》中所讲的艾森豪威尔原理,觉得很有道理,特做此读书笔记。

我们经常被一些“意外”,或者“不重要”的事情所影响,浪费大量精力后,导致重要的事情所付努力不足,结果不尽人意,所以今天着重记一下艾森豪威尔原理,并且会推荐一款手机APP软件,用来执行艾森豪威尔原理。

面对很多任务的时候,最好的处理办法不是把它放进待办事项表里,而是直接查看日程表,给它安排一个时间。如果没有时间,就直接拒绝,或者设定限制条件。但是,要快速做出决断,可以采用艾森豪威尔原理——重要的事情通常不紧急,紧急的事情通常不重要。

1. 紧急而重要:要获得优秀的表现,应该占用20%左右时间,例如:危机、有截至时间的项目、重要客户的抱怨;
方法:这类任务应该马上完成。

2. 重要但不紧急:应该占用70%的时间。例如,重要会议或者项目陈述、计划、建立重要关系等;
方法:最影响智力表现的任务。应该立即在日程表上给他划定不受干扰的时间。这类任务如果不能妥善安排的话,就会变成紧急且重要的任务。

3. 紧急但不重要:占用时间不应该超过10%。例如:和团队共进晚餐、大部分会议、干扰等;
方法:请直接拒绝,或者转给别人,或者做完重要的事情后,再来处理。

4. 既不重要也不紧急:不应该超过1%。例如:浪费时间的网上冲浪、清理桌面等。
方法:永远不接受此类任务,直接抛弃即可,如果无法把此类工作控制在10分钟,则不要碰他们。

艾森豪威尔原理图

推荐一款Android系统的app——高效ToDo,IOS也有,同时也有网页版,所以通过注册账号后,可以在不同设备间进行同步,非常方便。

高效Todo

以下是APP的截图,非常简单与方便,可以把每天的任务进行分类后,按照规定时间执行。


为了提高效率,自己主要使用三个APP。

1. 365日历,用来记录日程安排,时间范围为几个月内的任务,可以有整体的任务印象;
2. 高效ToDo,主要用来记录当天的任务分配,按照艾森豪威尔原理进行分类,高效执行;
3. swipetimes,用来记录自己做每个任务的时间长,事后来检查自己的效率,记录自己每天做各个事情的时间,是学习李笑来老师《把时间当作朋友》的建议,记录自己每天的工作。这个APP有统计分析功能,特别方便。唯一不好的地方,是不能同步google日历,原因你懂的。

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