为什么我们的沟通总在出问题

在工作中,经常见到各种因沟通障碍而导致的各种事故,轻则在某个问题上反复纠结,重则项目延期,甚至策划好好的项目就取消了。但后面仔细去分析就会发现,这些事故或因为在沟通中指令没传达完整、或接收者没有及时反馈、或更甚者是在一个名词定义上面有歧义。有感于此,故作此文,详细分析沟通障碍的成因,以及如何保持沟通的顺畅。

第一个问题,为什么团队会存在沟通障碍?

在回答这个问题之前,首先要搞清楚,为什么需要沟通。任何团队都存在分工,有人负责战略决策、有人负责研发、有人负责销售、有人负责财务等等。因为存在分工,所以不同工种之间岗位职责非常明确,但也孤立起来了,只有打通各个岗位的壁垒,才能保证整个业务流完整地自上而下发起,自下而上反馈,才能让各个岗位之间有机地统一。而打通壁垒的方法,就是沟通。

道德经里所说:道可道,非常道。就是说有些事物在你脑中的理解是一回事,当你讲给其他人听时,在他人脑中又是另一回事。沟通就是这样,人与人的经历不同,思维不同,无论你怎么描述,也无法将你的思考百分百地传达给别人,你所能做的就是让别人尽可能理解你的想法。懂得这个道理后,就会明白所谓的沟通障碍,就是信息传达过程中产生的损耗太大,大到从第一个传递者到最后一个接收者之间,两者对信息的理解产生偏差。这个损耗程度,取决于沟通问题的复杂程度、传达方式、传达层级、以及个人理解能力的高低。一般而言,复杂比简单命令难传达、口述比文字难传达、高层级比低层级难传达、低理解能力的人难传达。

第二个问题,如何保持沟通的顺畅?

首先要说明一下,沟通过程中存在异议的情况,并非存在沟通障碍,而是沟通正在进行,还远未结束,此时要做的是继续沟通。本处的沟通说的是要能沟通能够持续下去,以确保沟通相关人能达成共识。

对于沟通的发起者,第一,要在沟通前仔细思考,确定沟通人、沟通目的、通过沟通要达到的目标,以及过程中可能发生的突发状况;第二,若是比较重大的沟通,最好私下和各个参与者协调好时间地点,并以邮件告知;第三,沟通过程中要紧紧抓住沟通目的和目标,千万不要跑偏;第四,沟通结束后,及时做总结,若是重大沟通,要做好会议纪要并邮件告知相关参与者。

对于沟通的接收者,第一,要明白沟通的目的,究竟是为何需要这次沟通;第二,若有异议,以自身的角度为发起者提供不同思路,若无异议,及时告知发起者你认同对方的想法;第三,若有会议纪要,及时阅读,有不同看法及时提出,若无则按要求执行。

对于团队管理者,最重要的是制定符合团队自身特性的规范,但要记住一点,严苛的规范会导致手续冗长,但宽松的规范非常考验团队成员的素质。

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