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月度目标制定六步法操作流程:
- 回顾过去
- 核算全月时间
- 规划重点任务
- 平衡各个领域
- 形成计划安排
- 统筹发布目标
Step1:回顾过去
(一)对上个月的目标满意度进行分析
方法说明:领域 + 话术 + 客观化
- 领域:工作、家庭、生活、身体等;
- 话术:这个月你对这个领域整体满意么?
- 客观化:请使用0-10分进行打分,10分为特别满意,0分为特别不满意,你的满意度为几分?
推荐工具:生命之花(by 古典)或九宫格
(二)对更高维度目标达成情况的分析
方法说明:
- 打开更高维度(季度)的目标体系;
- 判断每个目标推进情况,整体进度和自己是否满意。
推荐工具:日事清、甘特图、PGM网站
Step2:核算全月时间
(一)整体时间计算
我采用的是可用天数*可用时间分析法进行计算:
- 月度天数 = 本月最后一个周六 - 上月最后一个周日
- 出行天数 =
- 节假日天数 =
- 本月可用天数 = 月度天数 - 出行天数 - 节假日天数
然后计算每天的时间排布:
- 睡眠时间 =
- 基本保障时间(吃、用、洗漱/收拾)=
- 通勤时间 =
- 锻炼时间 =
- 孩子陪伴时间 =
- 阅读和写作 =
- 放空时间 =
- 冗余时间 =
- 价值创造时间 = (24小时减去上述所有时间)
最后可以计算出价值时间为:本月可用天数 * 价值创造时间。
(二)全月情况预判
可以使用SWOT模型进行分析判断,主要分析的要点是:
- 自身状态情况:是否可以延续之前的状态,或者对状态进行改变;
- 外部环境情况:是否存在外部环境剧烈变化的可能,面对变化要调整自己的预期。
(三)根据价值时间系数估算价值时间
时间的三种用法:
- 消耗(用于保障)
- 浪费(不创造价值)
- 生产投资
用于生产投资的时间,让我们变得更好,所以,我们要规划好、充分利用这类时间。
拟定一个价值时间系数,再来判断自己可以真正用来投入创造的时间。
价值时间系数的取值范围为:0-1之间,可以根据上个周期的情况以及下个周期的预判来大约估算系数取值。
(四)安排日程表的任务
常见的日程有2类:
- 确定的日期:包括开始日期和截止日期;
- 确定的时间:包括开始时间和截止时间。
方法说明:
- 找到日程;
- 在日历工具上进行标注
推荐工具: 实体的月历、手机自带的日历App、日事清。
Step3:规划重点任务
主要逻辑为:首先选定任务,然后根据"GROW模型"和"PORT模型"来确定目标、里程碑成果、任务及安排计划。
因此,规划重点任务的步骤中,主要分为三个子环节:
- 确定本月重点任务
- 确定任务成果及时间
- 任务分解
(一)确定本月重点任务
方法说明:完成前两个步骤之后,接下来应该按照以下的方式考虑。
- 整个季度目标推进中,接下来应该进入到什么环节了?
- 在接下来的环节中,应该推进哪个任务了?
- 任务大约要推进至什么状态?
回答了这些问题,基本上就可以得到本月的重点任务了。
推荐工具:易仁永澄的月目标模板。
(获取方式:永澄老师公众号输入关键词:月目标模板)
(二)确定任务成果及时间
方法说明:回答以下话术
- 我下个月期待完成一个什么样的任务?
- 当取得什么样的成果时,说明这个任务完成了呢?
- 你觉得这个成果说的清晰么,请给清晰度打分?
- 如果你还可以说得更清晰一些,这个成果是什么呢?
推荐工具:期待对对碰、SMART工具、RSQC模型
确定好成果后,需要对该任务所需要投入的时间进行估算,并将所需时间填写到预计时间一栏中。注意,本步骤完成后,所有任务(计划内)的总用时,不得超出全月的价值时间,如果超出的话,可能带来无法完成任务的风险。
(三)任务分解
任务分解是目标管理者的基本能力,参考文章:
《如何面对无法推进的复杂任务》
方法说明:基本知识点
- 任务分解能力本身也是规划能力的一种,因此也是决策能力的一种体现;
- 任务分解使用的思维模型为:PORT模型;
- 任务分解的原理为:澄清最终成果(上一步操作的目的)、形成思路、找到每个思路上的关键成果、倒推这些成果是由哪些任务构成的、形成任务列表;再根据风险防范的需求,形成一些前置任务。
- 不同人对相同任务的分解也是不同的,差异源自不同个体的认知、能力、视野、经历的区别,因此,为了获得更高效的任务分解,找一个高水平的导师是关键。
推荐工具:根据"原则>方法>实例"的原则要求,将这部分内容进行整理和记录。因此,推荐工具为:PGM网站、笔记软件等。
Step4:平衡各个领域
这一步是月度目标中非常重要的一步,即平衡自己的各个领域。
月度目标关注的是目标推进情况,它既关注月度目标达成情况、也关注季度目标推进情况。
一个个体期待快速成长,他的期待会持续增加,当期待增多之后,我们通常有3大类策略:
- 整合策略(多个任务之中发现共同原因,在更大的系统层次中找到抓手去努力)
- 减法策略(停下来分析,并砍掉和长期价值无关的部分)
- 平衡策略(将期待进行优先级排序,按照完成一个再来一个的方式进行)。
平衡策略是比较直觉化的策略,因为普通人想不到整合逻辑、也不愿意砍掉某个期待,所以,排序是比较常态的想法。
推荐工具:生命之花。
(一)提前预判下月的平衡
方法说明:
向自己提问:"如果下个月,这里的重点任务全部完成了,那么,我的每个领域满意度分别是几分?"
-
然后使用"月目标工具表"中的生命之花进行打分,以了解下个月的满意度预期。之后,根据实际情况投放"平衡"或者"结构性聚焦"策略。
- “平衡”策略:有时间,就增加一些任务来提升满意度。
- “结构性聚焦”策略:没有多余的时间,那就暂时接受不满意,然后集中精力把当下最重要的任务完成。
推荐工具:月目标模板
(获取方式:永澄老师公众号输入关键词:月目标模板)
(二)增加其他想达成的任务
这是平衡策略的具体实践。
例如,你发现下个月即便所有的重要任务都完成了,依然不太满意。
- 我不满意的领域里,需要做些什么可以让自己的满意度提高一些呢?
- 如果新增了任务,会不会导致我的重点任务受损?可能性为几分,我要如何防范这个风险?
- 提问完成后,将新增的任务,填写到月目标模板中即可。
强调:不要忘记预判任务的时间,以免后续出现时间超标的情况。
Step5:形成计划安排
将规划好的任务填写到“月目标模板”
表格的第三列就是优先级,使用下拉菜单,3号表示优先级最高,用红色按钮表示。"分类"就是对目标所属类别进行明确,通常使用领域分类的方式进行。周次安排,就是极简的甘特图,它支持打钩的操作,如果你完成了这一步,那么,周计划很自然地就完成了。
Step6:统筹发布目标
不统筹发布目标有两点非常致命:
任务很多,很容易失焦。尤其是在这个注意力稀缺的年代,失焦就是焦虑的源头,想想看,你不聚焦的时候是不是会焦虑呢?(这个问题的典型是:做多,陷入递弱代偿的误区,导致系统生存度下降。见《为什么"做多"是高概率的错误?》)
任务不具有牵引力。目标是我们对自己意图的描述,越是清晰的描述,越是能够产生一种牵引力量,让我们产生持续的动力,见《目标管理到底是干啥用的,究竟要怎么学?》。但是,任务却不具备这种对动机优化的反作用力。
统筹发布目标分为三个环节:
- 统筹形成月目标
- 整理记录思考过程
- 发布月目标
(一)统筹形成月目标
- 形成本月的3个核心目标,只允许有三个哈,不允许超出目标。
(二)整理记录思考过程
整理记录思考过程在月目标制定流程中重要性占比为:70%。为什么?
答案是:目标是校验假设的工具。(原理见:《你根本就不懂,目标,从来就不是用来达成的!》、《嘿,你搞目标管理时到底在关注什么?》)
月度目标的长度至少为28天,有的都会达到35天之久,在这个注意力已经被碎成渣的年代,你凭什么(假设)去认定自己,可以在不需要记录思考过程的情况下,能够在28天之后还能清晰记住每个决策过程?
为什么很多人都无法持续做目标呢?(根据我这5年的统计,86.83%的年目标制定者在推进月度目标3个月就会放弃。)逻辑如下:
- 思考的过程没有整理记录下来;
- 月度目标达成必然会遇到挫败,必然会有失败,每个人都是一样的;
- 遇到挫败时我们就会归因;
- 归因?原因没有被记录下来啊,你要如何归因?
- 由于系统2没有相应的客观化原因(写下来的内容),它就无法进行计算;
- 无法计算就必然再次启动系统1,系统1的第二次启动一定是趋向于放弃的,这时,系统2也会提供无数理由让你放弃。
原因就是没有记录。
方法说明:从第一步开始的每一个环节的分析,都用文字的方式将其整理下来就好了。如果,你会使用GC分析工具,那就更好了,可以把决策背后的假设都整理出来,这样的成长效率会更高。
推荐工具:简书、PGM网站、日事清、幕布、笔记软件。
强调:为重要的事情投入是最划算的一件事。
(三)发布月目标
可选项:整理记录思考过程后发布即可。
回顾
月度目标是一个很重要的分水岭,上接中长期发展规划,下接具体落地执行,因此,对其增加充分的思考永远不为过。
这是一种投资行为,4小时的投资换来一个月的清爽,那是绝对值的。