提升工作效率,时机掌控很有必要(下)

前言:这篇文章是这个“时机掌控”系列的最后一篇,我会从休息的重要性,以及做事情时候三个重要的时间点,来阐释时机的重要性,以及如何利用它们来让自己做事情更有效率。

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休息的重要性

我们都知道“谁不会休息,谁就不会工作”这句话,也知道“磨刀不误砍柴工”的道理,它们都给我们阐述了休息在生命中的重要性。如果说这两句话听起来还是特别抽象的话,那么在《时机管理》这本书里面,对于身处每天的状态低谷、但是不去做相应休息的学生们的描述,就特别深刻形象而让人记忆深刻:

下午不休息就参加考试对分数造成的影响,基本相当于每年缺课、父母的收入和文化水平低等因素对分数的影响。但是如果在休息二三十分钟后进行同样的测试,对分数的提升相当于学生多上了三个星期的课,或者有一对收入高、受教育程度高的父母。越是成绩差的学生,休息产生的效果越好。

这个二三十分钟的休息,本质上就是在《提升工作效率,时机掌控很有必要(上)》里提到的次昼夜节律的高峰结束之后,在低谷时间进行适当的休息,来为下一次高峰的到来积蓄力量。

其实,我们知道认识到自己的昼夜节律和次昼夜节律,并且在自己疲劳的时候,能够告诉自己“是到了该休息的时候了,停下来休息一下。”那么我们就能在一定程度上提升自己的效率,让自己在身体的轻松状态下完成想做的事情。不仅如此,《时机管理》这本书还提出了很多休息的细节:

  • 警觉性休息:高风险事件发生之前暂停行动,检查所有指令以防止出错。意识到下午时段对专业和道德判断造成的影响,进而在工作中实行定时的强制性休息以重拾所需的专注。
  • 恢复性休息:帮助我们绕开低谷危险。意识到休息比不休息有效,并且要将休息习惯化,通过适当的运动、社交、户外活动、以及彻底放空,来恢复精力、释放压力、改善情绪。
  • 重要的午餐:自主决定午餐时间和脱离工作氛围进行午餐。
  • 咖啡吨:因为咖啡因作用到大脑大概需要20分钟,利用这个时间差进行小睡,然后在咖啡因起效的时候醒来。

起点、半途、峰终

我们在做任何一件事情的时候,都会遇到开始、中间、以及结束这三个时间点,如果我们能够意识到它们的存在并且善加利用,事情就往往能被顺利完成,甚至有事半功倍的效果。

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首先来看“起点”。我们都知道“好的开始,是成功的一半”这一句话,它阐释了一个成功的开始对于做事结果的重要影响。但是我们往往不能总是做到有一个好的开始,那应该怎么办呢?最好的办法其实是:

重新开始

我在写《提升工作效率,时机掌控很有必要(上)》的时候,本来是想一气呵成写完的,但是在完成了两个章节之后,我发现自己暂时没有灵感了。我并没有强迫自己坚持下去写完,而是停下来,把文章分成三个部分,让自己在后两个部分重新开始。这样一来,我不仅能充分思考文章的结构,并且通过再次开始,让我对这篇文章多了两个起点,让我能精力充沛去完成剩下的两个部分。

除了主动将任务进行划分,来产生多个起点之外,我们还可以通过重要的节日、每月的第一天、纪念日等等时间点,来帮助我们重新开始。这让我想到,在上学的时候,每个学期的开始,我都会满怀信心来到学校,期待着自己有一个收获丰富的学期。虽然最终的结果有所不同,但是这学期初带来的新开始,对我的影响是很大的。

起点的重要性还在于,在做事情之前,我们可以思考:如果这件事情失败了,我们应该在做事之前先考虑一些什么,来规避最终的失败呢?这是一个非常重要的思维方式,这种倒推的思考,让我们能避免事情开始之后的慌乱或者漫无目的,能让我们在做事的时候更专注更警觉。

再来看“半途”。“半途而废,”我想这是每个人都曾经经历过的事情。我自己就有无数次,在读一本书的时候,在中间点把这本书放下,再也不拿起来。那么我们可以怎么做来帮助自己顺利度过半途,到达终点呢?《时机管理》这本书给出了三个步骤:

  1. 意识到中间点的存在,看到它
  2. 利用中间点提醒自己,让自己紧张起来
  3. 站在中间点上,想想自己落后的地方,但不要想太多,来激发动力

本质上,这三个步骤的根本,就是要意识到中间点的存在。因为很多情况下,我们的无意识,让我们在中间点上,输给了懒惰或者缺乏动力。通过设立中期目标等方式来帮助我们意识到中间点的存在,我们就能提醒自己“不要懈怠,抓紧时间冲过中间点”,从而将事情完成。

书中这么一句话我觉得很受用:

做好几件重要的事情,比起做了一打只做到一半的项目,更有可能使你摆脱低迷。

顺利完成一件事情,更能激励自己在未来的事情上,避免半途而废。

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最后我们来看“结局”。当我们通过努力,顺利通过中间点之后,我们可能会觉得,完成这件事情就是顺理成章了。但是我们还是应该意识到,有很多事情在收官阶段需要注意。首先就是在《时机管理》中的这样一种观察:

我们开始追求某个目标的时候,主要受进展程度所激励;但当我们接近终点的时候,则是依靠努力缩小余下的距离来增强活力。

这也就是所谓“快速完成效应”:当我们接近终点时,会更拼一些。这当然是非常有益的一个效应,可以让我们加速完成所做的事情。但是我们也要意识到,我们所做的最后拼搏,应该建立在理性的控制之上,如果只是草率地依赖最后一搏把事做完,也许就容易顾此失彼而有失偏颇。而这种不良的结局方式,会深刻影响我们对这件事情的评价,因为我们受到下面两个效应的影响:

峰终效应:对一项事物的体验之后,所能记住的只是高峰和重点时的体验,而过程中好与不好体验的比重或时间长短,对记忆几乎没有影响。
临终偏见:人们倾向于用短时间的行为表现,来替代一个人长期的行为表现,仅仅是因为前者发生在这个人的生命末尾。

由此可见,我们对于结尾更要有十足的重视。把事做好,更要把事做完。在公司工作的这些年,我认识到,把一个项目顺利完成,达到要求的完成,而不是被截止日给完成,是非常重要的工作技能。

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总结

这是我在读了《时机管理》这本书之后,对个人在工作中如何利用时机管理,帮助自己实现工作休息的平衡、完成高效任务达成、以及充分利用身体特征曲线等等方面的归纳和梳理。通过这三篇文章的阐释,希望我们都能让时机在工作和生活中产生积极的推动作用,助推职业生涯和人生。

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