每个初入行的采购菜鸟，对采购员工作流程、具体工作内容都不了解，该如何快速入门。通常来讲，采购员的基本工作流程主要包括以下八大环节的。

一、采购计划

根据使用部门的需求计划，在核实过采购计划的准确性，并与相关计划员或其他负责人沟通，确认无误并存档保存后，做出最终的采购计划。

二、询价议价

此环节主要工作有以下两大块

①发询价函了解好供应商后，需要发询价函，让供应商对价格、交货时间、付款方式、售后服务等确认后加盖公章回传。

②溢价综合考虑价格、交货的及时度、付款方式等方式，找出二三家进一步商谈已达到最能保障公司利益的企业进行合作。

三、做采购订单合同

在询价、议价完成后，接下来要做的就是做订单了，订单做好后，要与各供应商提供的书面报价、比价表及先前做好的采购计划，计划确认单等等装订到一起，接下来需要做另一个版本文件及合同，合同版本基本是固定的，但要结合公司的要求以及与供方谈判的结果，以及不同的材料、不同的要求而变化。

四、跟踪货物

在此环节要了解整个供应过程是否正常，了解接货人的联系方式、地址并及时通知供应商。另一方面，供应商发货后还要了解承运人的联系方式等，便于随时跟踪货物在途中的状态。

五、组织仓库接货

这个环节主要是要注意通知库管人员做好接货准备，比如要了解货物何时到货，是否有随货单据等等。很多企业采购对此会制定出一个统一的走货单版本，要求发货方抄送到相关部门，采购实时跟进。

六、组织质检验收

这个环节主要需要做以下具体工作，合同签订后及时通知检验，不将其做好验收准备，包括仪器、实验器材、试剂、验收标准，其中入场标准、国标、合同标准、部分物资按供应商企业标准，以便货到后及时验收，并出具验收合格单。

七、产品入库，开具入库单

货物达到要求后，仓储入库，产品验收合格后，根据验收合格单库房开具入库单，采购员需收集入库单、简单质检报告单等，做好付款准备，主要强调各环节资料转接顺畅，并互通知悉。

八、结算前准备好相关单据

结算付款前一定要把相关单据、付款申请单、发票、入库单、质检单、检斤单、合同或订单等提前备好，以便按照合约及时付款。

最后:

每家业务流程不一样，最好的流程一定是量身定制的，输出岗位工作流程、清单、沟通话术，这样才能让新员工快速胜任，过程减少犯错误的机率。

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