要提高工作效率，一定要将日常工作标准化、模板化，从文件夹的设置到表格的格式、公式、图表都设置好。只要文件夹设置合理（文件夹决定表格的路径，从而决定到其他引用这张表格的公式）、公式的扩展性良好，下月编制同类表格时只需使用查找替换批量修改，就可一秒钟更新为本月数据。
1、快速删除表格中手工填列的数据而保留公式
使用数据选择利器“定位”功能来帮助快速选定那些手工录入的常量数据。
操作步骤如下：
Step1：打开示例文件“表2-14 报表的快速翻新”，选择C2:H23单元格区域，按下【Ctrl+G】键，在定位对话框点击“定位条件”。
Step2：在定位条件对话框，双击“常量”选项，自动确定退出（如图2-34）。即选定了C:E列、G列中除小计行外的所有手工录入的常量数据。
Step3：按【Delete】键，将手工录入的常量数据批量删除，即完成报表原有数据的清除。可旧瓶装新酒，手动填入新的数据。
2、快速翻新表格中的公式
真正要提高工作效率，不但要有效利用现有表格的格式，更要充分利用现有表格已设好的公式，通过查找替换批量修改公式，实现一秒钟翻新表格、更新数据。
使用公式链接到各公司的报表来引用数据，然后在下月使用查找替换批量修改公式所引用的表格。
要实现公式的批量修改，必需的前提如下。
工作簿名称格式统一、工作表的名称一致、工作表的结构相同、文件夹设置合理。
假设“财务报表”文件夹在E盘根目录下，各公司报表格式如图2-35所示：
合并报表的格式如图2-36所示，1月已经将合并报表中的公式设置好，已经分别链接到各公司报表的对应单元格。公式如下面的样式：
='E:\财务报表\2月\[上海D公司财务报表（2014年1月）.xlsx]资产负债表'!C6
现在要编制2月的合并报表，各公司的报表已经上报且已按规定格式命名。
Step1：将“财务报表”文件夹中的1月文件夹整体复制，复制后，文件夹名称为“1月-副本”，将文件夹重命名为“2月”。
Step2：将各公司上报的2月的报表复制到2月文件夹，并检查报表的命名是否与1月报表工作簿的名字格式相同。如果确认无误，将2月文件夹中各公司1月的报表删除。将合并报表“资产负债表（2014年1月合并）”的名字改为“资产负债表（2014年2月合并）”。
Step3：打开“资产负债表（2014年2月合并）”，可能会出现如下提示，点击“启用”。
打开后会发现表格中的公式仍然链接为1月的报表，如“='E:\财务报表\2月\[上海D公司财务报表（2014年1月）.xlsx]资产负债表'!C6”，在2月文件夹中不存在“上海D公司财务报表（2014年1月）”的工作簿，故系统会出现如图2-37的提示，点击“继续”。
Step4：选择B4:F29单元格区域，按【Ctrl+H】键，查找内容栏输入“（2014年1月）”，替换栏输入“（2014年2月）”，点击全部替换。即可实现报表公式的快速翻新（如图2-38）。
需要提醒的是：输入的查找内容一定要保证唯一性，能准确查找到目标数据，而不会出现错误替换的情况。
“='E:\财务报表\2月\[上海D公司财务报表（2014年2月）.xlsx]资产负债表'!C6”
此时如果直接查找“（2014年1月）”替换为“（2014年2月）”，系统会弹出更新值的文件选择对话框，导致无法批量替换。为了避免此种情况，可选择要批量修改的单元格区域，先使用查找替换将“=”替换为“A=”，然后分别将“\1月\”替换为“\2月\”、将“（2014年1月）”替换为“（2014年2月）”，最后再将“A=”替换为“=”。
