项目管理:计划任务的分配

计划任务的分配

个人认为,把项目按照任务的方式来完成,是一项非常有价值和有效率的事情。

完成的项目计划虽然是整个团队的承诺,但还是要将计划的任务随着渐进明细后,将任务合理的安排下去,并让团队成员保证按时按质量完成,这样才能保证整个项目按计划完成。需要要明确的是,每一个项目任务都是在项目计划的控制下进行任务的分配。任务有处理时限要求的特征,非常紧急,紧急,一般,宽松。任务有时间特征,立即,尽快,正常,暂缓,延迟和滞后。任务还有优先级的要求,关键,重要,普通,非重要。任务有利于工作量均衡,可以个人独自完成,可以多人同时完成。任务是较小的工作单元,还有利于任务跟踪,估计工作量。此外,任务还有一个特别的作用,就是利用任务完成情况做绩效考评。例如,IT系统上线前的测试环境的工作任务,属于关键、一般正常性的工作任务,只要在系统部署前完成即可。

采用明确和简洁的任务描述,明确的责任方式,以及明确的验收标准或结果来分配和传达任务,有利于项目经理和团队成员理解任务,任务根据不同的工作内容,所需要的时间有长有短,还需要项目经理合理安排长期任务,或突然出现的紧急任务。项目经理还要即时监督和检查,及时调整和督促。如果是长期任务,更要进行周期性检查,避免在任务截止日期时出现重大的失误,如果是关键路径上的任务,要仔细检查和组织评审,确保任务的有效完成,避免任务影响整个项目的进度。一个任务就是一个小目标,项目就是这样一个一个小任务目标组成的大目标,一步一个脚印来完成的。

可以采用任务分配单的形式向团队成员分配任务,项目经理做好项目任务的汇总表,然后和项目计划的阶段、工作分解结构相对应,有利于项目工作过程数据的量化及统计,同时也对项目工作和团队成员工作量的有效匹配。

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