如何更有效率地做事?

回想一下你最近的生活状态:最近在忙什么事情呢?每天要花多少时间在这件事情上呢?你能把事情一天下来有了多少进展,实实在在的写在纸上吗?当一天结束时,你能罗列出具体的收获吗?

如果你的回答能令自己满意,不掺有让自己心虚的成分的话,那么恭喜你,你应该奖励一下自己的勤恳与踏实;如果你发现答案会令自己有点尴尬的话,那么你就应该反思一下自己每天的做事效率了。

做事情没有效率是很多人都会遇到的问题。当你因为不想做一件事而开始拖延时,当你在短时间内给自己布置太多任务时,当你正在做的事情要花很长的时间时,这些情况都有可能使效率变得低下。效率不高到底有多烦人呢?明明花了这么多时间在一件事情上,但进展并不明显,甚至你还要承受拖延带来的自责,deadline将近的焦虑,整个人处于身心俱疲的状态,还要继续面对未完成任务。

解决方法不是没有,针对效率低下的问题,关键点在于如何管理自己的时间。而《番茄工作法图解》一书,提出了一种简单易行的时间管理方法,可以帮助你提高效率,让生活变得轻松。

图片发自简书App

那么为什么叫“番茄工作法”呢?因为这是作者自己发明的方法,他利用厨房里很像番茄的定时器,给自己定下一个25分钟的专注时长,并称这25分钟为“一个番茄钟”。在一个番茄钟里只能做一件事情,并且一定要专心,这就是这个名字的由来。

这个方法听起来很简单,实施起来也很简单。不过可千万不要小看它,番茄工作法的原理基于我们的生理情况,它充分考虑了大脑的休息等一系列能影响我们专注的因素,所以,简单归简单,这个方法却很实用。

接下来是番茄工作法具体的实施流程,以及在实施过程中可能遇到的问题和对应的解决方案。

整个番茄工作法的核心可以归为一套典型的PDCA流程,所谓的PDCA指的是:

计划(plan):定义预期的结果。

执行(do):实施流程。

评估(check):对流程进行衡量,比较实际结果与预期结果,找出差距。

应用(act):对差距进行分析,找出问题根源以图改进。

而PDCA流程,其实也可以运用到生活中的很多事情里去。

•计划阶段:你需要列三张清单:

活动清单:列出你最近打算进行的活动,不用排序。你可以不断往上增加新的活动,划掉已经完成的活动,直到你换一张新的为止。

今日待办:每天早上从“活动清单”中选出你今天要做的事,按重要程度从大到小的顺序罗列,每完成一个任务就把它从纸上划掉。当然,你要合理选择今天要做的事情,如果数量过多,或者你今天不打算做的事情也列了进去,那么即使你做了计划,你的计划也不合理,也达不到理想的效果。这个清单可以根据具体的情况进行随时的调整。

记录清单:当一天结束时,你可以记录下自己的成果。一天完成了多少个番茄钟呢?做完了哪些事情呢?在做事的过程中有什么事情打断过我呢?这样的记录清单是一中很好的反馈手段,能帮助你建立信心,以便能坚持用这个方法去提高效率。

•执行阶段:按照“今日待办”清单上,事情重要程度的顺序开始做事。开始时定一个25分钟的闹钟,然后专心于此项任务就可以了。等到25分钟过去,闹钟响起,这时你要立即在“今日待办”的相应活动旁边画一个×,然后让自己休息五分钟。以三或四个番茄钟为一个阶段,进行为时较长一点的阶段性休息。(尽量早点开始完成要做的事,如果一直拖着迟迟不开始,那么什么有效的方法也会变得不好用)

在这短短25分钟里,关键不在于你是否完成了任务,而在于这段时间里,你一直在专注地做一件事情,并没有浪费时间。当一天结束时,在记录清单上做好记录。

•评估阶段:看一下“记录清单”上的数据,这些数据显示了你一天的工作成果,你可以思考几个问题:为什么花了这么长时间,完成的工作却这么少呢?我在某个时间点被一件事打断了,这件事是否会经常出现呢?我该怎样去解决呢?

•应用阶段:分析并处理你在评估阶段发现的问题。

《番茄工作法图解》里还提出了一些在使用中可能会出现的问题。如果在一个番茄钟里遇到其他事情的干扰,这就是发生了“中断”,而中断还分为来自自身的“内部中断”与外界的“外部中断”。那么,要怎么避免干扰事项影响工作进程呢?

当你开始专注于一项活动时,并不是你一直都能保持不被影响的状态。突然想刷微博,饿了想吃东西,渴了想喝水,这就是所谓的“内部中断”。解决方法也很简单,如果突然出现其他需要做的事,把它记录在“今日待办”活动清单里,然后立即回到你刚才在做的事情中去。在一个番茄钟里不能换手头上的事情,即使做完了,也要等到下一个番茄钟里去换,这是番茄工作法重要的原则。至于喝水吃东西想刷微博,多半是拖延心理在作祟,应该把它放到休息时间去做。

当有人来向你请教工作或学习的问题时,这边是外部中断了。对这种情况,如果不是很紧急的话,尽量请对方推迟一下。如果事情非常重要,那么这个番茄钟就应该作废,等你完成紧急事情之后再休息一下,重新开启一个番茄钟。当不得不打断一个番茄钟时,这个番茄钟必须作废,这是番茄工作法另一个重要的原则。

其实番茄工作法有很大的灵活性,不一定每一个番茄钟都是25分钟,你可以根据自己的情况具体调整,而不管如何调整,目的一定是要符合自己的个人情况,以实现高效率的做事。

《番茄工作法图解》里介绍的方法虽然很简单很实用,但只有你真正行动起来,它才会有效,你的效率才能得到提高。毕竟很多时候,我们缺少的不是做事情的方法,而是去做的决心。

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