公文属于应用文的范畴，是在公务活动中产生，并在公务活动中产生效力和作用的特定应用文。它除了具有应用文的一般特性之外，还有四个显著特点，即法定作者、法定效力、特定格式、特定功能。因此我们说公文姓公、公文为公。

一、法定作者

公文与其他文体不同。其他文体，如文学作品、新闻稿件、学术文章等都是“谁署名、谁负责”，文责自负。而公文作者则是为机关代言、为领导代笔，属于职务类作品，作品归单位或使用者所有，责任由最后签发者来承担。

公文由谁来起草、谁来修改、谁来审核、谁来定稿、谁来签发，都是由相关制度来规定的，并按照各自的职责分工来确定，并非个人的自主行为。

一篇公文代表着单位的水平和形象。从执笔者到讨论者，从审核者到签发者，都有着各自的分工，好的公文是大家通力配合、共同努力的结果。

公文的作者并不是起草者，而是发文单位，落谁的款、盖谁的章，谁就是作者。这就是“法定作者”的真正含义。

二、法定效力

公文源于管理和公务活动，是依法行政的重要工具，公文服务、服从于管理，体现管理者的意志。

公文由法定机关或组织制发，代表着法定机关或组织的意图，在法定机关或组织的权限范围内具有法定权威性和约束力。发文机关职权范围越大，公文的权威性就越强，作用范围也就越广。

公文具有法定的执行效力，对受文者及其行为具有强制性影响，其管辖范围内的所有单位和个人必须贯彻执行，不能置之不理，更不能自行其是。

比如，公文规定的内容，在规定的时间、规定的空间范围内，所有机构和人员必须强制执行，强制阅读，强制办理，强制回复，这就是公文的法定效力。

三、特定格式

公文有着自身独特的行文方式和格式要求。每一种公文适用于一定的范围，表达一定的内容，相互之间不能混淆使用。具体表现在以下几个方面。

一是公文的文体要合乎规范。公文写作要有强烈的文体、文种意识，注意公文的书写格式、语体特点和附加标识。文体是指公文的语言体例，也叫语体，包括语言、字词、文种、风格等。

二是公文结构要有逻辑性。公文的写作思维方式主要是逻辑思维，通过概念、判断、推理，通过综合、比较、论证，形成写作思路，完成写作任务，多使用说明、叙述、议论等表达方式，慎用文学表现手法。

三是公文写作文风要平实。公文的目的在于表达政策观点，传达精神内涵，提出措施要求，这就要求公文的语言必须准确、鲜明、生动，不说大话、空话、假话、套话，要实实在在、明明白白，不能言之无物、哗众取宠。

四是公文表述要简单明了。公文要力求结构简约、层次清楚、语言简洁，把事情和想法写清楚、说明白、讲透彻，文字越简单越好。力求做到情况属实、观点明确、文字精练、条理清楚、文字干净。

四、特定功能

公文是传递政令、沟通信息、推动公务活动开展的重要工具，具有以下六方面的作用。

一是发号施令。公文是实施领导和管理的载体，发挥着规范控制、令行禁止、组织协调的作用，通常以强制力来保证公文的权威性。这类公文包括法律、法规、规定、条例、决定、通告等。通过发号施令，进一步规范人们的行为。

二是沟通信息。在实施管理职能、开展公务活动时，经常要联系工作、交流信息、沟通情况、商洽问题、凝聚共识、寻求配合，此时就需要通过公文来进行沟通交流。比如通过发布决议和指令来统一思想，形成共识，实现步调一致；通过总结工作，分析和反思问题，来提高工作效率，提升工作质量；通过发布通知、通告、通报等公文来规范组织行为，保证公务活动的正常开展。

三是决策参谋。在进行决策过程中，离不开调查研究和意见征询，离不开信息的收集、处理和运用，公文以其法定的渠道，收集各种信息，为资治辅政服务。如使用调查报告、经验材料，可以反映情况，揭示问题，提供对策，实现以文辅政。

四是舆论宣传。推动工作，实施管理，需要宣传舆论来支持。公文作为宣传舆论的载体，具有较强的政策性、理论性和宣传性，能够阐明事理、启发觉悟、提高认识，起到宣传教育作用。特别是指导意见、会议纪要、表彰通报等公文，更具有典型引路和宣传教育作用。

五是联络商洽。许多工作需要介绍、联络、商洽和协调，以便相互理解、支持和配合，发挥整体协同效应。使用通知、通报、报告、请示、函等具有信息交流、商洽协调功能的公文，就能够成为部门之间相互联系的桥梁和纽带。

六是存储凭证。公文是一种从事公务活动的记录，是研究和处理问题的基本依据。上级发布的公文，是下级开展工作的依据；下级上报的公文，是上级决策的依据；本级制作的公文，是履行职能、开展工作的真实记录和依据。特别是当公文成为档案之后，这种记录作用就更加明显。

一些记载重大历史事件的公文，具有历史文献的作用，历史价值非常之高，同时也为后人研究历史提供了重要依据。今天的公文是明天的历史，这句话说得非常正确。