一年前,我还是个整日不是手忙脚乱、就是游手好闲的时间仆人。每天早晨,和大多数人一样,睡眼惺忪地从被窝里爬出来,毫不情愿地刷牙洗脸,一想到一天的工作学习又要开始,就恨不得要痛苦地朝地上啐上一口。
后来,一次偶然的机会,我接触到了时间管理这门充满智慧的学问。被洗脑歌曲“时间都去哪儿了”折磨小半辈子的我,瞬间茅塞顿开,尝到了醍醐的酥香,从而开始为期一年的时间管理实践,到今天为止颇有自己的一番心得。
有时候,奇迹往往在你着手开始后便发芽生根了。你会发现,时间管理不但让生活变得仅仅有条,而且,当初设定的目标,无论短期、中期、长期的,最后都能顺其自然地实现。因为在实践时间管理的同时,你有效地管理了自己的精力和情绪。当你有条不紊地完成计划清单上的任务时,变化就已经在自我酝酿,并潜移默化地改变你的气质,最后你会领悟什么是厚积薄发。
下面我就来谈谈我在时间管理期间的心得,顺便分享我运用的一些时间管理技巧。
1. 做计划是时间管理的基础
要清楚自己每天必需干什么、可以干什么,而不至于在忙碌的时候手足无措,在闲暇的时候又百无聊赖,就要提前做好计划。比如,我会准备两本笔记本,一本工作笔记,一本私生活笔记,这两本笔记本够大够厚,可以容纳我一整年的笔记。因为,以一年为时间单位,我需要每天、每周都做好周密的计划。
> 首先,在年初的时候,设想一整年之后我要变成什么样的人,新增加什么技能,获得怎样的提升。之后写出年度计划表,作为一年时间管理笔记的开篇章,这也是行动的大方向和准绳。
> 明确了一整年的计划之后,就心中有数,也就是有底气了。之后的每个月、每周、每日的计划都可以参考年度计划,看看是否走偏,重点有没有放错。
> 以周为时间单位,通常是在周日的晚上,我会对一周的工作做出预判,在笔记本上详细记录这一周需要完成的指标或任务。这对于第二天,即周一的工作也很有帮助,上班前花五分钟回顾一下昨天的计划,会使我在最容易生无可恋的周一早晨不再迷茫,知道工作如何开展,并沉着冷静地开始工作。
> 私生活笔记很重要。以周为单位的工作笔记能帮助理清工作内容和进度,而以周为单位的私生活笔记和计划有效充实了业余生活,让时间成为我的仆人。私生活笔记写点什么呢?比如,你可以设定,本周看完一本什么内容的书,学习完英语口语的前三章内容,看两部高质量的电影,整理一次房间,等等。这些都是与你的年计划有关(比如成为口语达人、一年看完30本书、成为整洁的人等等)、但又无法在上班时间实现的个人品质提升方向,那就通过业余时间来实现吧。这样,下班之后你就会动力十足,信心满满,因为属于你自己的party才刚开始!
> 每日的计划要按时完成,实时自我检验。在我自己用的笔记本上,前几页都是日历,且日历上有足够的空间可以记录每天的事宜。你也可以去买一本自带日历的笔记本,既可以记录日程,又可以承载一整年的周计划和月计划。每天的计划写在那天的小方格里,完成一项就用红笔勾去一项。睡前看到满格子的红勾,瞬间觉得充实而有能量,整个人都成了世界的女王。
2. 计划需要回顾和总结
回顾自己每周的计划,看看一周前给自己安排的任务完成得怎么样,是满屏的红勾,还是清冷的黑笔字迹?设定的目标没有完成,就像烂尾房一样触目惊心,这时候就要思考:是什么原因我没有完成自己所想?是设定计划太多?不合理?眼高手低了?还是懒癌发作,救不回来了?还是被什么人影响打扰了?找出自己失败的原因,之后思考应对方案,调整计划,由易入难。
如果回顾计划后发现,所有的任务都全部完成或高度完成了,那么对自己来说是一种莫大的鼓励和继续前进的动力,因为这就说明,你已经比之前强大、内涵更为丰富了。如今的你,全身都是萌萌哒的细胞,势不可挡,气色好了,也更自信了。
3. 任何事情都要区分优先程度
无论是工作还是业余生活,在做计划时都应该按优先程度排序,将重要的事情排在前方考虑。或者可以参照“重要紧急坐标”来安排任务实践顺序。以工作为例:
以此表格为例,首先处理重要且紧急的事件,且在这个象限内,按阿拉伯数字由上往下处理事件。其次处理重要但不紧急时间,再是紧急但不重要事件,最后完成既不紧急也不重要的事。按这个逻辑处理任务,就可以思路清晰、沉着冷静。即使中途被什么人打扰了,回来之后也能继续参照表格快速进入工作状态。业余生活的计划表也可以运用这样的坐标表格。
4. 把时间的碎片捡起来
在日常生活中,有许多隐形的时间是被我们随意丢弃浪费的,这些时间本可以发挥巨大作用,却被我们打入冷宫。比如上下班在交通工具上的一小时、午休的半小时、睡前半小时、等待朋友的时间……有时候,一个发呆,刷刷手机也就流逝了,不禁让人捶胸顿足地感叹逝者如斯夫。
将这些碎片拾起来,弹弹灰,又是一块好料。通常,我会在做第二日计划时,把碎片时间也考虑在内,安排上班途中做什么,下班地铁上做什么,如果需要等人,我又可以见缝插针地做哪些事情。比如利用等人的时间看一篇时尚搭配、思考白天的工作、复盘昨日的读书笔记等等。如此一来,不仅优化了时间利用,还能减少焦躁的情绪,即使等了一个小时,也不会觉得有所牺牲而大发雷霆,还提高了自己情绪管理的能力。人们往往情绪失控是因为事实与自己的预期相悖,那么,提前预判最坏的情况,并想好相应的对策,降低一些预期值,如此一来,预期得到满足,便高兴,预期落空,也能从容接受。这就是正向能量之间的相互作用力。
实践时间管理术是一个需要恒心的过程,所谓实践出真知,凡事受了时光日积月累的洗礼,必会参透出些真理来。推及时间本身的管理,亦是如此。愿我们都成为时间真正的主人,我也会持续分享自己的经验和心得,与你们共同见证进步的时刻。