大家好!
今天和大家聊一聊关于“建议”方面的话题。
在整篇文章中,我都用“伙伴”这个词来表达,因为在职场环境下,无论是你的上级、平级还是下级,其实都是我们的伙伴,在这一点上如果能有清晰的意识,那么我们对于建议的理解将会更为深入,也会逐渐明白建议对于我们个人或是团队的发展有着很大帮助。
对建议持开放态度
在职场中,我们会收到来自伙伴们的各种建议,有些是业务层面的建议,有些是协作层面的建议;有些是对于个人和团队发展的建议,有些则是为人处世方面的建议。
在大多数情况下,我们收到的建议都是善意和正向的,往往能够让我们意识到一些之前未曾意识到的问题,并促进我们的进步。
无论什么样的建议,来源的渠道如何,我们都应该欢迎并珍视这些建议。能够给我们提建议的人,也是真正愿意把事办好,或者真正愿意看到我们变得更好的人。愿意为我们提出建议的,都可以是我们的老师。
在我的理解中,建议的本质是一种分享,也是一种赋能。
我们应该对建议持开放态度,欢迎各种形式的建议,在此基础上,再去考虑如何将各种建议收入囊中,并进行高效的归类和管理,让建议真正在我们的工作上发挥助力作用。
建议的类型
按照我的过往经验,我将建议总结为以下几种类型,供大家参考。
1. 赋能型建议
赋能型建议往往是一种方向型的指引,并扩展我们的视野。这类建议对我们的影响较大,同时也会给我们带来更大的价值,有时能够让我们得到指数级的成长。
能够给予我们赋能型建议的,往往是阅历比我们更为丰富,视野也更为广阔的人,也会是我们不同人生阶段的导师。
2. 优化型建议
优化型建议是我们日常遇到的建议类型,是针对于我们做的一项任务或者决策中可能存在的一些不足之处,或者我们自己没有想到的优化点所作出的善意建议。
能够给予我们优化型建议的,往往是来自于那些经常和我们协作的同事,他们具有不同的专业背景和职场经历,能够从不同的维度来思考问题,是对于我们自身思考维度的有力补充。
3. 关怀型建议
关怀型建议往往是在为人处事层面的建议。
随着阅历的增长,我们会从幼稚走向成熟,并在为人处事方面得到不断的历练和成长,而伴随我们成长的,往往有关怀型建议的影子。
能够给予我们优化型建议的,往往是来自于我们最亲近的家人、陪伴在我们身边多年的好友,以及虽然分开,但依然保持良好关系的前同事,另外就是来自于我们的师长,他们同样也会无私给予我们很多关怀型建议。
下面,我就以职场视角切入,看看当我们收到不同渠道的建议时,分别应该采取怎样的措施,从而让建议能够发挥最大化的价值。
来自上级伙伴的建议
我们的上级伙伴,也就是我们的直属领导,或者是跨级领导,一般会同时给予我们上述三种建议。
这三种建议主要体现在以下两个方面:
首先,我们的上级伙伴在当前平台中掌握着与其权限相匹配的更多信息,他们能够基于这些信息,给予我们一些平台框架内的建议:
赋能型建议:基于平台的战略发展方向,给予我们一些方向性的建议,让我们在平台中能够得到更好的发展;
优化型建议:在与我们的协作过程中,发现我们工作中的一些问题和潜在的改进点,为我们提出一些优化型建议;
关怀型建议:基于所在平台的特点和文化,给予我们一些关怀型建议,让我们少走一些弯路。
而对赋能型领导而言,他们又会在此基础上,给予我们一些超越平台的建议,比如对于我们个人未来发展的赋能型建议,以及一些对于我们成长至关重要的关怀型建议,不断让我们认识真实的自己。
来自平行团队伙伴的建议
在现代企业中,协作是永恒的主题,没有一个团队是孤岛,没有一个团队是可以独善其身的。
有协作自然就有磨合。无论处在什么样的企业,任何协作流程的建立一定是经过长时期磨合而产生的最优结果,而非基于一两个人的意志。与此同时,结果的“最优”也会随着更为广泛的协作而不断被打破。没有最优,只有更优。
在绝大多数快速发展的企业中,良好的团队协作一定是经过一段时间磨合的,团队之间为了实现良好的协作,也往往会有一些相互的妥协和退让,更多时候也会有同理心起作用。
在磨合期内,往往是平行团队相互提出“优化型建议”的高峰期,这个时候的优化型建议数量大、质量高,并且能够有更多的密集沟通机会,而通过沟通达成的任何共识,往往是最为有效的共识。
针对团队间的优化型建议,我们千万不要主观臆断,基于自己的认知来判断这样的建议是否可行,而是应该采取更好的方式。
如果遇到一些有争议的建议,那么第一步应该先把这个建议记录下来,确保这样的建议不会被日常繁杂的事务所埋没,然后可以进行以下工作:
自己先进行一番深入的思考,从协作的维度看看是否会带来更好的效果;
与建议的提出方进行沟通,了解其提出该建议的动机,以及希望达成的效果,在这个过程中,我们往往会得到很多之前未获取的信息,这些“隐藏信息”往往是在我们的认知范围之外;
设立一个“最小可行性协作流程”,并划定一个试用周期,双方对试用过程进行观察,直至找到最好的协作方式。
来自团队内部伙伴的建议
“团队内部伙伴”指的就是管理者的下属或者是副手。从一位中层管理者的角度,一定要从心态上把自己的下属看作自己的合作伙伴,而不仅仅是自己可以随意调动的资源,因为团队中任何目标都需要在团队成员间的精诚合作下达成的。
此外,团队管理者往往并非无所不能的,很多时候,团队管理者因过于关注日常事务,往往无法分散精力,去做一些团队发展方向上的思考;或者在非常忙碌的情况下,也会做一些非常草率的决策。
如果在自己的下属中有一位能力强、视野宽的专家级人物,并愿意直言不讳提出各种建议的话,我相信大部分中层管理者都会感到非常高兴,也希望能够一起努力,把团队建设得更好。
来自于团队内部伙伴的建议一般是“优化型建议”,是针对团队中的一些流程、现存的一些弊端,甚至于团队未来走向提出的建议。
在这种情况下,团队管理者同样也需要对建议进行很好的管理,而不是一种不屑一顾的姿态,长此以往的话,我们收到的建议会越来越少,很有可能将自己陷入一种内卷的状态,造成团队建设上的原地踏步,甚至走下坡路;而愿意提出建议的人,也会因为管理者的态度而不再提出建议。
我有一位平面设计师朋友,她和我讲了这样一个故事,在进入目前的设计团队时,发现该团队虽然经过了十几年的运营,但对于设计没有一个很好的标准,很多情况下,设计效果的好坏完全由团队管理者自己来进行评判,而这位团队管理者又恰恰不是设计出身,很多时候也会出现前后矛盾的情况。
某一天,我的朋友向领导提出了关于一些设计要素和标准进行量化的建议,并结合自己以往的一些经验提出了自己的方案,不过领导只是不屑一顾地回了一句“我做了这么多年,从来没有听说过要进行量化”,然后直接结束了这场谈话。
我想,如果是我的话,一定会把这个建议认真记录下来,然后自己去进行调研,看看其他同类或者同行业的设计企业是如何做的,是否有相应的量化体系,在得出肯定的结果后,再与这位下属进行交流。
来自相关方的建议
上述几类主要都是来自于同事的建议,而在职场环境下,我们会接触到公司以外的合作伙伴 (客户或用户),他们也会给我们提出很多宝贵的建议。
来自于外部合作伙伴的建议往往也具有较高的价值,这些建议可以转化为需求,也可以成为对外发售的产品、配套的服务,乃至内部的各种流程的改进触发点。
比如,最近向某重要客户出售了一套设备,并在设备中附加了一套使用说明。当客户在使用这套设备过程中,发现有一个功能始终无法设置成功,对照使用说明也无法解决,这时候客户就会打电话到售后客服热线寻求帮助。
这个时候,有些热心的客户往往也会结合自己的经历,提出一些非常宝贵的建议,或是对于设备操作体验的建议,或是对于配套文档的建议,有时会与自己曾经使用过的竞品设备进行对比,这些建议其实非常重要,值得我们真正重视起来,很多建议甚至也会成为一种通用的需求,便于我们对产品和文档进行改进。
对建议进行统一化管理
在正规的科技型公司中,往往会有一套需求管理的机制。
而如上文所述,来自外部合作伙伴的建议往往也可以转化为需求,鉴于建议和需求有着密切关联,也有一定的共同点,我们不妨也可以将其统一管理起来,比如,对于每一个建议都赋予其特定的类别,并进行状态管理,确保每一个建议都能有良好的优先级管控,并最终能够得到处理。
对建议实施统一管理,主要用意其实是能够将所有建议都充分管理起来,同时对于一些认知之外的建议,也能够及时记录,避免对一些“误伤”。
比如,当有人给我们提了一个我们在当时尚无法理解,并且可能超越我们当时认知范围的建议时,千万不能直接将其否决掉,而是需要先将其记录下来,并增加一个“待调研”状态,留待后续的深入调研和研究。
将建议纳入知识库中
在这里,我建议大家依然可以参照我之前写过的三篇关于知识库的文章,将建议也纳入个人知识库的框架内。
在个人知识库的框架内,我将知识的转化总结为“知识收集”、“知识整理”和“知识总结”这三个环节。对于建议,我们同样可以应用这三大环节:
知识收集:将所有遇到的建议收录下来,留待后续的整理和筛选;
知识整理:对收录下来的各种建议进行筛选,进行深度思考和分析,然后对建议进行分类汇总;
知识总结:针对一些重要建议进行总结。和一般的知识不同,对于建议的总结,可以是对于建议落地的策划方案,或者是落地的流程,这两类都是直接面向于最终的实践。
最后
在我们的人生经历中,建议将伴随我们的一生,我们身边的家人、朋友和同事都会给我们各种各样的建议,在我们每一阶段的成长过程中都会发挥重要作用。
珍视我们遇到的每一条建议。