如何提升效率 | 忘记那些所谓的时间管理理论

如果我提个问题:你的时间够用吗?

你心里会想,这真是个愚蠢的话题,时间当然不够用。

如果再提一个问题:你会管理时间吗?

你大概会说,时间不会听我的,我怎么管理?

是的,我们实际上无法管理时间,不能把一天变成28个小时,也不能让自己的时间流速是别人的一半或者一倍。

这是一个被讨论过无数次,但仍然做不好的话题。

常听到朋友抱怨,每天都不想去上班。我追问原因,朋友说,每天很多事情要做,工作没有成就感,能力也没得到提升,收入也没变化。

当员工晋升为管理者的时候,如果每天工作12小时以上,这不是好事情,有可能说明在时间管理上出了问题。

朋友说,用了一些时间管理工具(GTD),学习了很多时间管理法,感觉作用并不大,反而增加不少麻烦。例如要提前做计划,设定重要事项。

一开始会觉得有用,减少了一些时间的浪费,也能够提前做计划。但要坚持下去,有难度。

上图是我对时间管理层次的理解。你可以对照自己处在那一层。

时间管理,实质上是管理自己的行为,这是一件非常有挑战的事情。

为什么我们很难管理自己的行为?

1)记录时间的使用和记录我们的钱花到哪里去了一样繁琐,很难坚持下去。

在移动设备支付没有的时代,我尝试过记录日常的开销分类,坚持不到一周放弃,一来是觉得用处不大,二来实在记不住或者是惰性导致。一直到移动支付兴起,所有消费记录都通过移动app记录下来,自动生成数据报表和分析。

记录时间花销难度更大,每天会有很多琐事。别说记录每件事用了多少时间,有些朋友如果需要写工作日志,就更能体会。连每天记录自己做了什么工作,都不情愿,还会去记录具体的时间开销?

2)提前做规划也有难度,计划不如变化快

好的规划能够最大限度地适应不确定性。意味着你充分了解存在哪些不确定性。

什么是不确定性?

一片面包突然从你手中滑落,即将掉在地上的时间内,你能想到几种可能?

这种情况比较简单,无非就是正面着地或者反面着地,如果涂了黄油,那么很可能是涂黄油那面着地。

假如你是一名产品经理,老板心血来潮突然问你一句,你认为下一个替代微信的事物是什么?你能不能做个替代微信的产品规划?

听到这个问题,你大概率会考虑离职。因为回答这个问题,需要的信息量实在太大,可能性太多。

事物发展的过程是多种可能性的集合,你对这个可能性空间掌握、了解多少,代表了事物的不确定性。

本质上反映在你对事物的各种可能性的信息的掌握程度。

层次越高的人,对事物的发展规律了解的越多,能获取的信息量也要大很多。

这也是为什么层次越高的人工作的主要内容以规划为主,层次越低的人工作内容以执行为主的原因。

制定计划的目的,是用来应对概率最高的可能性。不代表计划是永恒不变。好的计划执行过程中,变化最少。

3)分散注意力的事物很多

当灵感来了,行云流水般写程序或者做某件事情之时,突然有电话或者同事来找你问问题,你回答完之后,发现刚才发现的问题解决思路已经不知所踪,又要重新思考。

写PPT的时候,微信群或者钉钉闪烁着提醒你有新的消息,是不是忍不住想点开呢?

人类与生俱来的规避损失心理,让我们担心错过重要的信息和消息。可是实际上,有多少信息和自己是息息相关呢?

4)思考是反人性的一种活动

我们很少思考为什么要做这件事或者那件事。因为思考是一件费力的事情,如果每件事情都思考,大脑会很疲惫。

因为思考是大脑的主要工作,而大脑的能量消耗比是人体器官中最高的。

人类演化过程中,99%以上的时间都是食不果腹,不浪费能量,对于人体来说是一条金科玉律。

头疼、头痛、想睡觉,实际上是身体执行预定的生物代码向你发出的抗议和警告(它可不管自己实际上体脂率有多高)。

当我们谈及“管理”二字的时候,意味着思考。一思考就头疼,索性不管。

5)注意力不集中是长期演化的成果

为什么这么说,因为注意力集中的那些人类前辈,被残酷的自然环境、社会环境淘汰了。

一万年前,某个专心研究如何改进手里的石头武器的智人,被一条不知道什么时候过来的毒蛇咬中,卒。

公元前212年,古罗马军队入侵叙拉古,阿基米德被罗马士兵杀死,终年七十五岁。

关于这位数学家的死,流传有几个版本:

版本一:罗马士兵闯入阿基米德的住宅,看见一位老人在地上埋头作几何图形,阿基米德对士兵说你们等一等再杀我,我不能给世人留下不完整的公式!还没等他说完,士兵就杀了他。

       21世纪,走路专注看手机掉坑里、发生交通事故、撞墙等等各种因为过于专注导致的事故层出不穷。

       从安全的角度来看,注意力不集中,恰恰是身体演化的结果。只有注意力不集中,才能让人快速反应突然事件,提高存活率。

       所以,当我们注意力不集中的时候,不要责怪自己,谁让这是天性呢?

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