《开口就能说重点》的主要精髓就是:如何在1分钟内,把最重要的事情说明白。
本书作者斋藤孝,是日本著名的沟通大师,他毕业于东京大学法学院,任职于明治大学文学院,他教的学生,据说个个口才都很厉害。斋藤孝曾出版了很多关于说话术的畅销书,像《超级聊天术》《无压力对话》《发问的力量》等,而他诸多作品中,最受欢迎的,仍是这本《开口就能说重点》。简单的说,这本书就是教我们“如何在最短的时间,把最重要的事情说明白”。
一、想把一件事情对行业外的人说清楚有什么技巧吗?
作者它命名为万能的“河流模式”,这是一种能和对方很快建立起有效沟通的说话技巧,而且多难的问题都可以用河流模式去沟通,不存在障碍。①那什么叫做河流模式呢?假如你和另一个人分别在一条小河的两岸,为了让对方从对岸抵达你这边,你就需要在这条小河里放几块垫脚石,以方便对方能够顺利地走过这条河。我们可以把上面这个场景想象成你和听众之间进行交流的情景。这里的河流,可以理解成你和对方之间的知识隔阂,而垫脚石,就是可以让对方和你顺利建立起沟通的知识基础。举一个具体例子,假如给没有学习过物理知识的人讲爱因斯坦的相对论,如果想要他能理解相对论,就需要在中间设立几块垫脚石,这几块垫脚石就是循序渐进的物理学知识的讲解,如果直接讲什么是相对论的话,那对方一定会不知所云。再比如,如果你问一个一年级的小学生,1减2等于多少,他一定会说你的题出错了,因为他的数学课本里还没有负数这个概念,所以你首先要讲解引入负数这个概念,他才能够理解这道题目。在这个例子里面,负数这个概念,就是渡过“1减2”这条河流的垫脚石。②所以说,即便有时候你开口说的就是重点,但是没能让对方理解,那也就是没有建立起沟通,你说的内容再关键,也是没有意义的。河流模式要做的,就是这方面的训练。③既然知道了沟通时放置垫脚石的重要性,就需要知道垫脚石要怎么放。首先,把你所面对的这条河流画出来,也就是你和对方建立沟通前需要跨越的知识隔阂。然后把垫脚石也清楚地标记在河流之中,然后再把垫脚石的内容填入图形中。这么做最大的好处是能激活大脑,我们的大脑往往对视觉化的内容反应更清晰,而按顺序填入垫脚石的内容,就能很清晰地表现出:“只有走到这里,才能到达那里”,同时大脑也会不断地进行“只要走这一步,就会变成这样”的逻辑思考,所以,不断进行这样的操作练习,会把河流模式培养成我们的一个思维习惯,在一定程度上河流模式是一个万能的沟通技巧。④在采用河流模式进行讲话时,如果能够把抽象的内容全部转化为视觉化的形象,会让对方对内容更感兴趣。河流模式就是一个视觉化的形容,我们也可以把河流换成一座岛,把垫脚石换成是岛上的一个个小怪兽,只有打败这些小怪兽才能得到宝藏,而宝藏就是你最后的结论,得到宝藏,就是理解你的结论。这个行为听起来有些幼稚,但是却可以通过环环相扣、层层递进的传达方式,提高人们对内容的兴趣,并且获得成就感。高等级的说话内容,才能让听者获得比内容更多的灵感。
二、如何高效的提问?
我们在上课、听讲座或者开会的时候,往往都有一个提问环节。每到这个环节,我们总觉得自己似懂非懂,但又不知道该提什么问题。这其实就是提问的能力不足,而提问能力是可以通过练习来培养的。最有效的方式,就是记笔记,在对方讲的时候,尽可能简单地以自己能够看懂的方式来记录,当遇到不懂或有疑问的地方,做上标注,这样一来,在提问的时候,你的问题才会清晰明确。另外,在提问之前,你要事先给问题排定优先顺序,缩小范围。如果想了五个问题,你就需要给问题排出优先级,这样就算后面的问题来不及问,最重要的问题也已经得到了解答。一个问题限制在10秒内,自我介绍之类的内容必须尽量简洁。在正式提问之前,可以先告诉对方你要问几个问题。因为提问的对象,通常是技术、知识或能力比自己更高的人,而这些人通常也比较忙,所以我们必须要考虑如何在有限的时间内问出最有价值的问题。
三、如何商量一件事?
商量这个技巧的训练,不是为了让你在别人找你商量的时候提出好建议,而是为了提升你找人商量的技巧,快速有效地达到商谈的目的。这里用到一个方法,叫做“构图式沟通”,方法很简单,你和另外一个人一组,然后假设要商量某件事,比如怎么给下属安排工作,如何挽救业绩下滑等等,而且要在1分钟内说清楚。具体做的时候可以用一张纸、一支笔做道具。请你注意一个细节,这个细节非常重要。你们两个人要坐在桌子的同一侧,也就是并排而坐,绝对不要面对面坐。这样做是一种心理暗示,如果两个人面对面坐,眼神正对着对方,很容易流于情绪化;两人挨着坐,在交流之前,心灵上就建立了一种依赖和默契。你给两人中间放一张纸,你可以一边说一边把内容写在纸上,听的人呢,也把答案和建议写在纸上,这种构图式沟通,能够让谈话直奔主题而不会绕圈子,也很容易理清事情的条理。这种训练达到一定程度,在对我们提升沟通效率方面的帮助会非常大,很可能原本十分迷茫的问题,在讨论中就很容易解决了。四、如何有效地道歉?
例如,在规定的日期没有完成工作,除了一些不可抗力的因素之外,我们都要去承担错误和责任,并且给出具体的时间表。如果工作中出了错误,就需要第一时间表示自己的歉意,复盘这个问题的发生过程,分析问题并给出解决方案,确定这个错误是否可挽回,如何挽回。所以,道歉这种事情,其实无论是在我们工作还是生活中,出现的几率非常多,我们有很多时候可能都会需要道歉。本书具体总结出了下面几个道歉原则:第一,一开始就树立起“明确道歉”的态度,无论发生什么事情,都要先道歉,接下来再说明情况。第二,在说明状况的时候,也需要技巧。不管事实如何,都要避免说:“因为你怎么怎么,我才会怎么怎么”,这样等于是把自己犯错误的前提归结于对方的行为,而只要说明那个造成误会的最小的火苗,也就是出错的分歧点即可,比如,“因为我搞错了这个时间”“因为我误会了这句话”等等,这样就够了。沟通的错误,每天都在发生,道歉时不需要特地指责对方的错误,搞坏双方的心情,稍微改变一下说法,对方的回应也会天差地别。第三,在商务交涉时或涉及利益的情况下,要特别注意道歉的方式。在商务道歉和涉及利益的情况下,如果只有自己道歉,那就代表自己一方要承担所有的损失,因为这会牵涉到赔偿问题,也可能会因为过度的道歉而使对方得寸进尺,要求过分的赔偿。如果全都是自己的错,这当然没话说,但要是对方也有过错,就需要巧妙地应对了。这时,是否需要在开始的一分钟就道歉,要取决于你对自己与对方关系的把握。
金句摘录
1.通常能够建立关系的关键句,只有印象最深刻的那一句
2.看着时间流逝,就能让人想加速完成工作
3.练习时,务必发出声音来
4.我们必须观察对方的小动作、态度、表情、视线,从这些反应来随机应变,转换或停止话题
5.使用英文一定要轮廓清楚,事先掌握要义,否则用起来就不会顺畅
6.可以用1分钟说完,代表你掌握了内容的架构,而架构分明、重点清楚的谈话,即使是英文也一样好懂
7.讲话时,想象你和听者之间有条河流,为使听者抵达对岸,你需要设置几块“踏脚石”,而重要信息点就是“踏脚石”能否恰当摆放这几块“踏脚石”,是决定沟通是否顺畅的关键
8.当然,一条从来没人成功横渡的河流,就代表了不能轻易渡过。但是只要有人成功过,发现渡河的诀窍,其他人也可以根诀窍勉强渡河。这就是启发性的沟通。
9.表达观点的顺序:①说明现况②对比过去来反省现况,具体说明反省的观点③所以会变成这样
10.很多人会把课堂上学过的知识忘光,就是因为这些知识跟自己的经验毫无关联
11.习惯站在对方的立场思考,找出眼前这个人到底有什么需求
12.在输入的时候,一定要同时加工
13.事先做笔记,在1分钟内重新输出知识,知识就会以“成熟的方式”留下印象
14.开口说是最佳的记忆方式,搜集基本资讯,重新组合成1分钟的谈话内容,然后对别人讲出,则是吸引知识核心的有效方法
15.思考每一句之间的因果关系、优先顺序,养成建立逻辑架构的能力
16.想要用1分钟讲重点,前提就是在心中将内容完全结构化,并筛选精华
17.你的上司很忙,也很聪明,他不需要你花15分钟详细解释提案,你只需一句话讲出提案诉求,并讲出最大优点和缺点,他就明白了,而这仅需要1分钟,同时别忘了,提案中要有引起他兴趣的一句话
18.一定要在发言内容中加入值得注记的标语
19.重点就是要在1分钟的谈话中传达“我想得很周到”的信息
20.最可怕的事,就是批准一项不知道缺点的提案
21.要想说得既简洁又有感染力,“一寸光阴一寸金”的电视广告可以说是最好的教材。同时,找一个模仿对象,也是事半功倍的办法
22.听别人说话的时候只有一次机会,问问题也只有一次机会,不要轻易放弃
23.发问的对象,通常是技术、知识或能力比自己更高的人,而这些人通常也比较忙,所以我们必须不断考虑如何在有限时间内问出最好的问题。用1分钟发问!①听人说话的时候要做笔记,并写下问题。②给问题排定优先顺序,缩小范围。如果想了五个问题,至少最优先的两个不会是蠢问题。③一个问题限制在10秒内。自我介绍、前情提要之类必须尽量简洁。④实际发问之前,告诉对方你要问几个问题。
24.一开始就道歉,接下来才说明情况25.知道自己犯错的模式,就能知道如何预防26.用1分钟教导!①让对方认清现状。确认对方缺少什么,不擅长什么。❷提出让对方精进的法则,也就是“训练项目”.准备“想清楚再跑”这种简短精辟的建议。③明确提出“终点”。提出成功案例, 告诉对方成功之后有什么好处。最后再交付一张“课题解决卡”,期望对方达成目标。
25.用1分钟指示■在企划进行过程中,不断思考“接下来要指示什么”■要提出问题解决方案的时候,做成报告提交会比较简洁。■制作步骤表交给下属。交接的时候尤其重要。在对方能发现的范围内偷偷写上工作默契也很有帮助。
26.用1分钟搞好关系!.从对方的名片、配件或服装来找出话题起点。■“最近有什么好看的电视节目? ”“您最近看了什么不错的电视节目?”跟电视相关的话题比较保险。如果成功建立一 定程度的关系,再加上后续联系的电子邮件,就更能加深彼此印象。
27.用1分钟责骂!
①单纯针对事实,把不好的地方写在纸上,做一张“警告备忘录”。②依据“警告备忘录”与对方交谈,引导对方说明原因、自我反省,并写在“警告备忘录”中,然后找出改善重点。③用红笔圈起“警告备忘录”中最重要的重点,用蓝笔圈起避免重蹈覆辙的对策,再写上日期与两人的姓名,交给对方保管。
28.不浪费他人时间就是最好的礼貌
29.减少压力,提高工作效率,乃至获得轻松悠闲的人生
30.环保问题并不仅限于二氧化碳,我认为,废话太多也是人类社会生活的环保问题