MS Project是一个经典的项目管理工具,它以使用简单、易用得到广大项目管理人员的肯定。但在实际工作中很多项目管理人员并没有将MS Project的功能与项目管理的精髓进行结合来指导项目进度计划的制定,结果导致做出的项目进度计划“看上去很美”。
为什么每个项目都要先制定项目进度计划?因为项目进度计划的制定可以使项目经理、高层经理、客户、业主等所有项目干系人对项目的结果充满信心,在项目未开始前就可以看到项目的结果。因此,项目管理人员制定的项目进度计划一定要准确并具有可执行性,否则项目进度计划就成了空谈,直接导致项目进度计划不停的变更或弃之不用,最终造成项目失控。
在使用MS Project制定项目进度计划时,很多项目管理人员通常只做2件事:创建任务,给任务添加资源。就算项目的任务都经过了WBS分解,而且项目结束时间也符合要求,那么这样的项目进度计划仍然可能不具备实际的可操作性。在此必须强调的是:使用MS Project时不能只看Gantt图,还必须使用“Resource Usage资源使用情况视图”来验证项目计划的合理性和可操作性。
例如某项目需要3个项目成员在10天内完成一个工程,项目经理制定的进度计划如图1所示。当看到这份进度计划时,任何人都不会觉得有什么问题,大家都觉得项目势必是成功的。
虽然MS Project有着强大的功能,但是制定一份合理、有效的项目进度计划却是个复杂的过程。他牵扯到对需求的WBS分解、项目规模的估算、资源能力的识别、资源日历的定义、任务时间的估算等诸多环节,这些环节中需要使用到不同的知识、工具和方法,MS Project只是这个环节中使用到的一种工具而已。
本文主要介绍如何使用MS Project来制定并评判项目计划的可行性,以及MS Project中的一些有实用价值的常用功能,希望广大项目管理人员在阅读本文后可以提高制定项目进度计划的能力,使项目进度计划具有切实的指导价值