很多人在感叹这个世界不公平,这个社会不公平,在感叹的同时,最公平的时间也变得不公平了。其实,时间对于我们每个人都是公平的,大家都要度过一天24小时的时间,可是如何去管理好自己这一天的时间,正是拉开我们与那些牛人距离的条件之一。
你有想过为什么同样是一天24小时,那些牛人的一天怎么可以做那么多事,一边工作还要每天读书,坚持写作,然后做课程分享,全国各地到处跑。
而我们呢,其实也很勤奋,可是在假装努力瞎忙,往往收获甚少,把自己累得除了累还是累!
那问题关键是什么?是因为牛人会时间管理。会把自己一天的时间充分利用起来,使得做起事来高效。
我记得在一次彭小六的知识管理分享课程里,他提到建立这个领域的知识架构,最好最快的方式是对这一领域进行一次主题阅读。
我最近一直在阅读,也在培养阅读的习惯,可是阅读的方向或者类别全凭自己喜好心情来决定,这样导致读了过段时间又忘记了。没有形成自己的知识框架或体系。
所以我想让一天的时间高效运用,最好的方式之一:学习时间管理,而学习时间管理,最好是对时间管理的书籍进行一次主题阅读。
于是,我找来了一些有关时间管理的书籍看,首先看的是《番茄工作法图解》,因为这本书是时间管理的入门书。作者诺特伯格是番茄工作法的发明者。
这本书读起来一点都不费力,我只花了一个小时的时间,也就是两个番茄钟就读完了。
里面介绍的番茄工作法对我很有帮助,我打算运用这个番茄工作法来管理自己的时间,做到一次只专注于做一件事,来提高自己的工作效率。
什么是番茄工作法?
使用番茄工作法,选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。
使用番茄工作法的八大好处
1、减轻时间焦虑
2、提升集中力和注意力,减少中断
3、增强决策意识
4、唤醒激励和持久激励
6、巩固达成目标的决心
7、完善预估流程,精确地保质保量,改进工作学习流程
8、强化决断力,快刀斩乱麻
使用番茄工作法所需工具
1、番茄钟一枚
2、铅笔一支(最好带橡皮)
3、纸质表格三张(白纸即可,横格纸更好)
“今日待办”表格
“活动清单”表格
记录表格
使用番茄工作法步骤
一、“活动清单”表格:
列出最近要进行的活动,随想随填,不用考虑重要程度和优先级,不必写出具体做法,只写活动完成后的状态,简言意赅,自己能看懂就行。
如果某件事必须在某个时间上完成,也可以标上最后期限。
方法:活动主题(名词词语)+想要实现什么(动宾词语)+时间。如:居家,客厅整洁,7:00pm。
同一张“活动清单”表格可以用很多天,增加新的活动,划掉已完成的。
“活动清单”表格的内容不要拉得太长,要时时更新,使它能够符合实际。
这张表填满后,应检查每个末完成的事项,如果活动仍然有效,则将它们抄到一张新的“活动清单”表格中,替换掉旧的表格。
二、“今日待办”表格:
填上今天日期,列出打算在今天进行的活动(在“活动清单”表格上选择重要活动),按优先级排列。
考虑全部做完的承诺是否合理,即确信这段时间内可以实现这些目标。每天早上这张表要换新的。
表格中一部分留给“计划外的紧急事件”。这些时间是不可预期的,但又必须要处理的。
三、“记录”表格:
记录所采样的流程指标,以便对流程进行改进。同一张“记录”表格可以用很多天,以便比较每天的跟踪记录。
使用番茄工作法的tips
tip1:一个番茄时间共30分钟,包括25分钟的工作时间和5分钟的休息时间。
tip2:一个番茄时间是不可分割的。番茄工作法中,时间的的最小单位是一个番茄时间。一个番茄时间不能被划分:不存在半个番茄时间或者一刻钟的番茄时间这样的事情。
tip3:每四个番茄时间后,停止你的工作,进行一次较长时间的休息,大约15到30分钟。
tip4:完成一个任务,划掉一个。
怎么处理中断?
我们在应用番茄工作法时,中断是难以避免的问题。那么如何处理中断?
一、自己造成的“内部中断”
a.含义:即直觉向心智发出信号,告诉自己去做当前专注活动以外的事情。
b.可能原因:
1、觉得当前的活动过于复杂,或不够重要。
2、担心成果的质量,以及接下来要面对的指责。
3、在彻底弄清楚整件事如何完成之前,不想开始。
c.策略:首先接受它,然后记录它,在当前番茄钟的X位置旁边画一个撇号’,在计划外紧急区域记下这项这项活动,改天完成,然后立即继续你手头的工作,完成当前番茄钟,避免真的被打扰。
二、别人造成的“外部中断”
a.含义:即有人找你询问或请你帮忙,并且等你答复的事情。
b.提醒:别把番茄工作法当成拒绝帮助他人的理由。在对方接受的范围内。建议他尽量往后安排。用稍后的番茄钟重新计划中断事件,而不要在当前直接处理。
c.策略:
1、告知:“我手头有事,正忙。”
2、协商:“周五再帮你做,行吗?”
3、计划:写下活动名称,稍后为它计划未来的番茄钟。
4、答复:按照承诺办事,不然得话,下次别人就没法信任你了。
多数看似紧急的外部中断,其实可以推迟25分钟或者2小时(4个番茄钟)再来处理,番茄钟期间,可以关闭电子邮件和即时通信软件(如手机、电脑)。《番茄工作法图解》向我们打开了时间管理的大门,知道了这种简单易行的方法还远远不够,还得需要执行,每天把它运用到日常生活里,帮助我们更好地管理自己和时间,不再感叹自己一天的时间偷偷过去了,好像什么事都没做成!