PART2 远离压力，提高效率

第4章 准备工作：确定时间、空间和工具

通过行动让自己感觉良好，要比通过让自己感觉良好来实现更好的行动容易得多。——O·H·莫尼尔

• 高效、创新、富有成效的思维和行动的诀窍，是在正确的时间关注适当的事情。
• 学习掌握娴熟的工作管理方法，就是学会建立一套系统并付诸实施，直到将这套系统和方法融入你的工作和生活中。

一、预留时间

安排整段时间来启动这一管理计划，准备一个工作去，理想做法是安排出两整天的时间。

在目标明确的情况下，不要害怕跨一大步。你跳跃峡谷时不能谨小慎微。——戴维.L.乔治

对于你的工作效率和精神健康来说，专门腾出两天的时间来启动这一管理计划，其价值会翻倍。

任何中断都可能导致这一过程占用的时间成倍增加，如果你能安排一段完全不受打扰的时间，你会感到自己的控制能力空前提高，并体验到一种强烈的成就感，从而激发自身的能量和创造力。

二、准备工作区

每个人都必须建立一个特定的控制中心，以便处理一切事物，你必须准备一个专门私人和独立的工作区，在家里，在工作场所，如果可能的话，甚至在旅途中也要有一个工作区
1.移动中的工作区
2.不要共享工作区

你需要应用你现有的系统，而不需要不断重新创建系统。办公系统简洁而紧凑，可以随身携带，对如何快速处理事物的方法也了如指掌，就可以在任何地方开始办公。

三、准备好你需要的工具

1.基本管理工具
（1）资料存放托盘
（2）白纸
（3）便利贴、回形针、订书机，打签机
（4）文件夹
（5）日程表
（6）废纸篓或者循环垃圾箱

提升个人工作效率的最佳手段之一，就是拥有你乐于使用的管理工具。

2.构建一个归档系统的关键要素：简单、高效

• 成功归档分类的要点
  （1）一般性归档系统应该触手可及
  （2）按字母排序或者按拼音排序
  （3）能够随时创建空文件夹
  （4）确保有方便存储的庞大空间
  （5）用自动打签机来标注文件夹

你拥有那些你所命名的东西。但你收集却未命名的东西并不属于你。至少一年整理一次归档系统，定期整理你的文件归档系统可以防止资料变得混乱，也能防止某些资料如石沉大海般被遗漏。

行动：设立一个“整理日”——全天清理模式

四、最后一件需要准备的事

处理或推迟在那一个时间段，你需要处理的任何其他事物。