如何清空我们的工作篮

我们的大脑是用来思考的，不是用来存储的。如果我们能够清醒认识到这点，那么我们就会想办法把所有的用脑精力集中到最重要的事情上去。

如果我们在电脑上打开太多的应用程序，超过电脑的承载能力，电脑就会出现死机的情况。

大脑和电脑有很多相似的地方，当我们大脑有太多的事情占据时，我们的思考就会停滞，这严重影响我们做出最有的决策。既然我们知道电脑存在这样的问题，是否有相应的应对措施呢？答案是有的。

时间管理大师戴维就提出无压力的工作方法——GTD时间管理方法。GTD创造性把工作分成几个阶段，任何工作和生活事务都可以放入相应阶段（收集阶段、清空工作篮、组织整理、回顾总结、执行阶段），然后参照执行，就能轻松高效完成工作和生活事务。

在这里我结合自己的实践，主要谈一下GTD如何清空我们的工作篮，谈一下自己的心得体会。

当我们把所有的为竟之事全部写在我们的收集篮以后，我们该如何清空我们的收集蓝呢？

首先，我们要把所有工作篮里的事情进行分类，然后进行归纳。如何进行分类呢？我们一个一个来说。

第1个标准就是，这件事情近期要不要做？

比如，这个近期任务和年度目标不相符，那就直接放弃。

比如，做事的条件要不够成熟，那就放入到“将来也许”箱子里去。

第2个标准就是，这件事情是不是一定要自己做？

比如，这个报告是不是可以让同事来写？

比如，这个项目是不是需要其他部门的协调和帮助？

比如，这个会议是不是可以委托其他人参会？

特别是领导，更应该时时刻刻提醒自己这样想问题，什么事情都是亲力亲为并不是一个好领导！

第3个标准就是，这件事情是不是比较复杂？

这个不难理解，因为我们都是好逸恶劳的，简单的任务通常很快完成。但是，复杂的任务我们通常喜欢拖延。拖延解决不了问题，到最后，还是要自己完成的。所以，最好的做法就是，把复杂的任务分解开来，分解成一个个小任务。当我们开始完成一个个小任务以后，复杂任务的进度就会在不经意间完成了大半。

第4个标准就是，这件事情什么时候能够完成？

这里先讲一个2分钟做事原则。如果一件事情能够在2分钟内完成，那么就要立刻马上采取行动。比如，告诉妈妈今天晚上不回家吃饭了，就要立刻马上完成。

使用日程表，比如，通知明天早上参加联合协调会议，那么就要放到日程表里去。

为了让说明更加形象，我们可以把以上4个标准放入4个不同的箱子里，可以简单概括为“将来也许箱子”，“等待他人处理箱子”，“下一步行动箱子”，“日程箱子”。我们可以在查看我们的工作篮的时候，把所有罗列事项，全部一个一个扔到这4个箱子里，以此减少我们用脑负担。

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在这4个标准中，最难的是第3个标准就是，这件事情是不是比较复杂。

面对工作篮，其他标准的选择处理是相对容易完成的。唯有第3个标准的要花费时间和精力完成的，这个任务不是你写下来就能解决的，而是需要经过“思考”，啃掉这根硬骨头。比如，策划一期公众号宣传活动。这个任务就需要分解任务，需要组织策划，需要持续跟踪，需要最终完成。这部分也是体现我们自身价值的事物，完成这些事情，直接决定我们能够加薪升职，也是考验我们个人综合素质的事项。完成的好，不仅可以提升自己的能力，还能获得大家的认可，让自己的工作和生活变得更加有意义。

那么，面对复杂的任务，我们要如何处理呢？

首先，要估算一下完成一个任务需要多长时间。

一个任务的完成，大概需要多少时间？

帕金森定律告诉我们，工作会自动占满一个人所有可用时间。如果一个人给自己安排了充足的时间完成一项工作，那么他就会放慢或增加其他项目以便用掉所有时间。如果一个任务给足太多时间，那么完成任务过程会显得非常拖沓，严重影响工作效率。

限定一个时间内完成，让领受任务的人增加一定压力，从而提高工作效率。

当然这个预估和限定完成时间通常会出乎我们的意料，这是非常正常的。只要我坚持预估我们完成任务的消耗时间，那么等到一定积累以后，对做过的、熟悉的任务，估算的时间会相对准确。对陌生的、不熟悉的任务，可以适当增加时间。

其次，选择最重要的事情去做。

什么才是最重要的事情呢？这就和我们价值观相关了。刚开始的时候我们很难做出决断，这里建议大家可以利用一个工具来锻炼自己选出最重要的事情能力。这个工具交4项工作法，这个4项分别是：重要又紧急的，重要不紧急，不重要不紧急，不重要紧急的。我们通常是拼命去做自以为重要又紧急的事情，而忘记去做重要不紧急的事情。这些事情，比如锻炼、学习、计划等等。

最后，统一批量处理在同一场景下要完成的任务。

比如，把“出门办事”当做一种场景，取钱、购物、对外联络等等，都可以在这个场景里完成。

比如，还可以把“上下班”当做一种场景，在这个场景里你可以安排听书、写日记、做计划等等。

微信通常占据我们很多空闲时间，如果你觉得要用微信进行沟通和休闲，那么你可以把“微信”当做一种场景。凡是要用微信进行任务的，都标上星号，然后统一到一个时间段里，把所有该情景下的任务一一去完成。