1、标题栏就写明主题，能让对方快速地识别出和自己的关系，并愿意立刻打开。如果事情紧急，可以在标题写明“重要”，以及截止时间。
2、开头就要概括出读者需要做出的行动。然后在正文部分，再详细地解释相关的情况。
3、在正文部分说明情况时，最好使用短句和通用词语，方便阅读和快速理解，不要使用过长的句子和特殊术语。重点内容，例如：时间地点等可以加粗、下划线、高亮等方式重点标记，但不要过多形式强调，会让人眼花缭乱，失去重点。
4、结尾部分再次明确提醒行动内容和相关的截止时间，要注明对方的行动将对整个事情进展起到的重要性，。
5、正文内容过长，让读者阅读困难，可以运用连接或是附件，来说明正文中内容多、并且相对独立的某一部分。
6、检查！可以用5W1H模式。避免遗漏信息。
Who 对象是谁？
What 对方需要知道什么事情？
Where 事情相关地点？
When 截止日期？
Why 为什么这个信息重要？
How 怎样完成这个任务？（怎么样这个任务算是完成）
