职场邮件:工作中邮件的作用是什么呢?

适用读者:职场入门,在制造企业,邮件交流……
作为一个职场小白,邮件是最频繁的交流通讯工具,但是有些时候,我们利用的并不熟练,谈一下我对邮件的理解

1-汇报工作

A.首先领导安排的工作

一定是最重要最紧急的,无论自己个人如何理解,如果你觉得有问题,先提出来去沟通,如果没有的话,就无条件的去执行。按照既定的时间点去完成,邮件起到汇报工作进度,工作内容,工作中的难点;当然,如果很是紧急需要当面汇报,然后再补充邮件说明。

B.自己的日常工作

工作中,没有人知道你需要干什么?怎么做的?到底去做了什么?那在之后的的考核评价中,不管是谁都不知道你具体的工作量,通过邮件将自己的工作内容输出去,让大家知道,当然邮件只是一个表现形式,具体的还是自己的真的去做。很多时候做了很多,也只是在默默的做。

C.工作相关邮件还是需要CC你家主管,无论事情大小!

2.安排&检查工作

A.安排工作

对自己的下属来说,通过语音上的描述安排工作,可能接受的信息只有你想表达的80%,然后他再去传递或者做的过程中,真正去做出来的东西可能又大打折扣没有得到你自己想要的结果;通过邮件的详细描述,可以更好的表达诉求,即使在转达的过程中也能很好的减少信息的衰减。

B.检查工作
  • 对于检查工作,不管是老板还是主管,都想知道自己的下属对于工作情况:我安排的工作做完了没?你天天在忙些啥?
  • 你现在做的工作再我看来非常好了;这些地方还需要改进;这些地方不可以;需要怎么怎么去改善提升。

3.异常的处理

尤其对于异常的处理,是工作中也是非常重要的一旦处理不好,有很大的责任风险。

A.P(plan)

首先异常邮件的发出,作为一场P(plan)的开始,将详细的前因后果描述清楚,异常背景、异常描述、异常的风险、异常处理临时对策、以及长期对策。

B.D&C(Do&Check)

在对策执行的过程中,持续的去检查并输出对策的执行情况C(check),很多时候,我们只是制定了很多很多的对策,但是同样的问题还是在持续的发生。主要还是没有去检查,去跟进导致。

C.A(Action)

等异常处理完成,写一个总结性的报告输出,告诉所有人事情的前因后果。

4.留下证据,保护自己

在很多职场,可以说处处是坑,所以很多跟别人确认过的东西最好的方式是通过邮件的方式进行;如果不可以通过电话或者其他方式沟通,但是务必补充一个邮件:Dear XXX:如电话/微信沟通,………………;如果对方对这封邮件有异议,可以驳回,没有问题就默认沟通的问题。

邮件只是一个工作工具,最重要的还是需要脚踏实地务实工作。但是好好利用这个工具可以让工作更加轻松简单……
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