这本书今年听了四遍,每一次听完的感受都略有不同。核心内容是告诉我们虽然整日事务缠身,却仍然能够头脑清醒、轻松自如地控制和处理一切的方法。
一、“心如止水”的境界
任何造成你反应过度或反应不足的事情都可能反过来控制你。不能处理好自己的邮件、项目、与孩子或老板的关系,都可能导致比预期差得多的结果。
工作内容比较琐碎,时常被客户的电话打断,邮件、微信、QQ都会有工作的各种信息,我经常一件事情未处理完接着就做下一件事情,把自己搞得看似很忙,其实是一通乱忙,时常需要加班,这就是无法“心如止水”的结果。看了这本书我意识到自己的这个问题,最近通过练习一次只做一件事,改善了很多。
二、有效地处理内心的承诺
学会对生活中“悬而未决的问题”加以控制,可以有效地缓解压力。
1、必须明确并收集所有那些“经常唤醒你模糊记忆”的事情,并将其置于一个客观可靠的“工作篮”,如OF——必须经常回访并清理它。
2、你必须明白你的工作到底是什么并作出判断“需要采取什么行动来推动工作的进程”。
3、一旦决定了行动方案,你必须在可靠的系统中安排好这些行动的提示信息。
三、自下而上的行动管理
从当前任务的最底层入手,把一切事务赶出大脑。在实际行动中,我尽量让自己可以凭直觉去挑选要执行的行动,而不是重新思考那些行动的来龙去脉。对一件事情不需要进行两次相同的思考。
四、准备工作:确定时间、空间和工具
安排整段时间来启动这一管理计划,准备一个工作区,包括适宜的空间、家具和工具。工作区安排合理、简单高效,能够大大减少处理事务时内心深处的抵触情绪,甚至吸引你坐下来投入工作,提高效率。
五、收集阶段:归拢材料
收集一切引起我们注意的事务和信息,无论大小、轻重、急缓。并将其存储在大脑以外的某个地方,如工作篮、纸质\电子记事簿、录音设备或电子邮件。
六、处理阶段:清空工作篮
处理阶段有3个基本原则:
1.首先处理工作篮中最上面的事务;
2.一次做一件事;
3.永远不要把任何事务再次放回工作篮
下一步的行动的两种情况:
1.如果你能找到具体的下一步行动,那么你需要权衡以下三种选择:立即执行、指派他人或延迟处理;
2.工作篮中总有些内容不需要采取行动,此时需要你对它们进行分辨:垃圾、待酝酿的事务和参考资料。
七、组织整理:建立好清单
需要跟踪和管理的事情可以分为7大类:“项目”清单、项目的辅助资料、记录在日程表中的行动和信息、“下一步行动”清单(一个或多个)、“等待”清单、参考资料和“将来/也许”清单。保持这些类别之间界线分明,是整个组织整理工作中最重要的一部分。
八、检查回顾:保障系统有效运行
回顾应该要关注哪部分的内容?安排在何时进行?回顾应该怎样进行?每隔多久进行一次?
查看日程表,查看清单,或根据情景选择恰当的回顾内容。至少需要每周回顾一次那些悬而未决的事。它能帮助你在旋风式的生活模式中始终记得最紧要的工作、最重要的目标,把握住自己的方向。
九、执行阶段:选择最合适的行动
1.确定某一时刻具体行动的“四标准法”,通过考量情境、时间、精力和重要性做出行动;
2.评估每日工作的“三分类法”:执行事先安排好的工作、处理突发事件以及安排自己的工作;
3.总体检视工作的“六层次法”,从近及远,分别是目前的行动、当前的项目/目标、责任范围、1-2年的目标、3-5年的展望以及人生。
十、自然式计划模式
1.定义目标和原则;
2.展望结果;
3.头脑风暴;
4.组织整理;
5.明确下一步行动方案。
头脑风暴最大的优点在于:不仅能够捕捉到新颖独特的想法,还能启发你产生更多的好主意。启动头脑风暴有3点关键技巧:
1.不判断、不质疑、不评估、不批判;
2.追求数量;
3.把分析组织工作置于次要的地位。
十一、养成收集的习惯
十二、为什么越是精明的人,延误的事越多?
聪明人的感悟能力可以在大脑中充分地展现出执行工作时将会遇到的困境,以及如果工作失败会带来什么样的负面影响。瞬间,他们变得躁动不安,旋即便放弃了!
因此,从最基础的层面入手,定义出行动的具体计划,并将行动提示信息有效地组织和管理起来,提高工作效率。
十三、学会关注结果
按照搞定中提到的方法落地,相信我们通过刻意练习,一定会积极地影响我们的生活和工作。