简介

这一章介绍了如何在工作、学习、生活中变得有条理，也就是分类、整理和维护。不论是一些实质性的物品还是我们每天、每周需要做的任务清单，都要有条有理的组织起来，并且要定期维护，这既需要一定的自律性，可以很好的帮助我们更加自律。

这样做的好处的是显而易见的，不仅可以让我们更高效的来处理新的事件、事物，也可以让我们在需要它们的时候，更方便快捷的找到。这不需要逼迫我们的大脑去记忆它们，当形成习惯后，这些都是水到渠成的，无疑可以让我们事半功倍。

以下为翻译：

一些技巧

1、条理性是一种技能（Organization is a Skill）

许多人都认为条理性是一种人格特性，比如真正有条理的人可以通过他们特殊的大脑通路来强制他们整理文件夹，并且对于截止日期和待办清单有超凡的记忆。这种说法并不对，条理性其实是一种技能，它可以通过学习来获取。

如果有条理是一种人格特性，那它可不是我天生就会的。我的自然状态那就是一团乱麻，把台阶当做物品架，把盒子当做文件夹。如果我能通过学习从一个邋遢的人变得有条理，我猜你也一定可以。

条理性就是设计和维护的综合体。如果你有一个设计良好的组织条理的系统（散乱的人没有），那么你不必花太多力气就可以让一切井然有序。定期维护这个系统也是很有必要的，因为即使这是一个接近完美的方法，也会有一些事件来扰乱它的。

我的理解

每个人都可以变得有条理，这不是天生的。我们需要设计一套自己的方法，有条有理地处理任何事情，并且我们还要定期的检查一下这个方法，看看是否哪里出问题了，或者是否有事件打破了一些规则，完善它，使它持续的健壮。

2、麻烦越少，压力越小（Less Mess, Less Stress）

有条理对于高效只是起了辅助作用。我认识有许多高效的人，他们从来不注重条理性。条理的真实目的是减少大脑对于需要被跟踪的所有事情所消耗的能量。如果你从来没有过一个条理安排的方法，那么你就需要用你的大脑记住所有的事情。然而大脑并不总是可靠的。

学习条理性正是符合了“麻烦越少，压力越小（Less Mess, Less Stress）”这个思想。这意味着条理性的两个方面：

1、你的物理环境。让所有东西井然有序而不仅仅是看起来整洁，给所有的东西安排一个家，避免混乱。
2、你的任务和工作。有一套条理系统，可以让你知道如何处理待办、日程和记录项目目标，这将大大减小你的压力。当你的条理系统帮你把一起安排的井然有序，你只需要专注于做工作，而不必记得要做什么。

我的理解

了解了条理性要解决的痛点，接下来要关注怎么去设计一套有条理的系统方法。

3、捕捉设备（The Capture Device）

无论你在哪里，捕捉设备都可以帮助你记录事件、想法、项目、任务或者通知。即使你穿的短裤，你身边也该有一个捕捉设备。

我的捕捉设备是一些记录卡和一支笔，就放在我的口袋里。当有一些新的信息需要我记录时，我就把它写下来。回到家后，我会把所有的卡片上的信息重新记录到我那些复杂的信息存储系统中去。

捕捉设备可以减轻你的记忆负担。无论何时，你都可以把那些容易被忘记、突然出现的日期、请求或者新的待办写下来，帮你不再遗忘。

习惯记录也是尊重的一种体现。我很尊重那些对于我的请求马上记下来的人，而不是只用说的“稍后给你”。记录卡成本不高，所以你不需要买昂贵的技术产品来做记录。

我的理解

好记性不如烂笔头，对于日常在外或者不方便的时候，对于发生的事情，比如日期、事件之类的需要记忆的东西，最好是写下来，或者其他的方式记下来。这样当回到家或者有空的时候，再整理到自己的待办系统中去，不必给自己大脑压力，也可以防止忘记重要的事。

4、给所有的事情安排一个家（Give Everything a Home）

保持有条理的关键就在于，任何事物都需要一个家，也就是属于它的特有的位置。你房间里所有的物品都需要一个安放的位置。同样在你的系统里，每一个任务、事件、项目都应该有它特定的位置在等着你。杂乱是因为那些无序乱放的东西造成的。

学习条理，可以先从把没有归置的东西找一个地方，分类有序地安放好开始。这可能会花掉你一两天的时间，但是一旦做好了，维护起来是很容易的。

当你把东西安放好后，一旦有不知如何安放的东西出现时，它会变得很显眼。如果你觉得它不常用，那就把它归置到一个和它有一些关系的分类，如果你觉得它可能还会出现，那就找一个新的地方来归置它，当它大量出现的时候，可将它的名字作为它的分类。

我的理解

这是个具体的方法，把一切事情都分类归置好，这样对于大脑来说也是清晰的。不让任何一件事或者物品无处安放，不然多了之后就又变乱了。所以如果之前没整理过，那就花时间从头到尾整理一次，这样以后只需要维护就好了，维护其实也是一种习惯，也可以是自律的体现。

5、简单条理系统（ The Simple Organizing System）

过去几年，我一直在用一套我发现的极为高效的组织条理系统方法。我把它叫做简单条理系统，因为他把我所有的信息分为了只有三类。GTD（Getthing Things Done）里提到了有许多种类，但是对于大多数人来说不需要那么多。

我总结的三个种类分别是工程、任务和事件。几乎所有的事情我都需要把它们合适地记录到这三个种类之一里。只有 1% 左右的很稀少的情况没办法符合这个系统，不过我可以很容易的利用一个大杂烩清单来存储这些随机的想法。

只维护三类事情是相当容易的。如果你有 5、6 或者 12 种，你可能就不会很严格去区分每一种类型了。这也就意味着某一类很容易被忘记，也就很难成为一个高效的系统了。我的三个种类的系统运行的很好是因为我每次都很严格的去区分它们。它们总是很有效，并且不会乱。

这是一个很重要的主意，所以接下来三个小节我会细细的讲解一下。

我的理解

大多数事可以有三种情况
1、项目或者工程
2、任务
3、事件
这样就可以事情清楚的分类，不至于混乱，不给拖延留机会。

6、简单条理系统：工程（The Simple Organizing System: Projects）

第一类就是工程。一个工程就是由许许多多的任务组合而成，为了同一个目标。每个任务缺少架构，它们就像大海里的水母，游来游去，没有骨骼或者复杂的神经系统的支撑。工程不一样，有了工程，任务被组织起来可以达到一个更重要的目标。写一本书就是工程，写一篇就是任务。

我把工程都详细的记在小纸条上，它们勾画出了我渴望达到的结果和那些需要我完成的具体的任务。因为完成一个工程，而不是仅仅是完成那些子任务，是很重要的事情，我可以更加的灵活处理任务。如果我决定我不需要再写某个章节也可以完成我的书，我就可以取消掉这个任务。为了对整个工程的利益，可以牺牲某一个任务。

工程的稳定的，在纷乱的信息流中它也不需要经常的去更新。他们可以为你将来几周或几个月的每一天做好架构。

我的理解

工程其实就是一个比较复杂的大目标，并不是一朝一夕就可以完成的，它可能需要许多小任务组合而成，当每一件小任务做完的时候，那么这个工程就完成了。比如做一款 App 是个工程，它需要做需求分析、UI、UE、技术选型、架构、开发、调试、测试、发布、分析等等。而每一项，又可以分为更具体的事情。

所以工程相对来说就是一个大目标。

7、简单条理系统：任务（The Simple Organizing System: Tasks）

任务就是我的待办清单。他们是小规模的，需要完成的独立行为。这个清单有三个部分，全局清单，周清单和日清单。全局清单存一些日历日程里不适合于工程或者事件的任务。周目标和日目标就是第一章我提到的，它们就是我需要去做的事情。

系统里的所有部分都会落实到任务里。每周把工程里的任务分配到周任务里。每晚把事件也按需分配到日清单里。我的日目标清单是唯一我需要检查一下，我此时此刻应该做什么的清单。

任何一个不属于工程的任务，我都会添加到全局清单里。每周它们也会和工程的任务一起，按需被分配到周目标清单里。如果有一个新任务需要在本周完成，我就会调整一下我的周目标清单。如果是需要在当天完成，我会直接加到日目标清单里。

我的理解

清晰的分为三种任务：全局、周、日。工程和事件中的任务一开始应该是没有时间表的，每周把其中的任务评估一下，然后添加到周任务清单里，也就是需要在本周完成的事情。然后每天晚上，把周目标清单里的任务再分配一些到第二天的日清单里面去。这样，每天只要关注日清单里的任务就好，完成他们。
至于所有其他类型的事情，都记录到全局清单里，然后在同样的时间，也分别分配到周、日清单里去。

8、简单条理系统：任务（The Simple Organizing System: Events）

我的条理三脚架的最后一条腿就是事件。事件就是那些需要在特定的时间里去完成的任务或者活动。我待办队列里的任务，只要我觉得合适，我就可以在任何时候去做，而事件则有更多的限制。如果我和保罗约定 12：00 去吃午饭，那我就不会 2：30 去做这件事。

我用一个日历日程去存储这些事件。然后，当这个事件的活动日期到的时候，我就把它转移到我的日目标清单里。我尽量避免把它放到周清单里，以防任务太多，难以管理和过滤。这时我的日清单就包含了所有独立任务，分别来自工程和事件，并且要在这天完成。

我的理解

工程项目里的任务基本上是和具体日期时间无关的，不过复杂的工程并不排除各种依赖性的东西，我觉得这里也许需要工程和事件的配合。比如我想搭建一个服务器，那我需要在某云上买服务、域名，那域名是需要备案的，这个时间我们没办法控制，就需要一个日程安排，组织这些依赖关系。

9、写下你的目标（ Write Out Your Goals）

和工程一样，我相信写下你的目标是很重要的。把它们一直放在你的脑海里，会阻碍你去完成它们。把它们写在纸上有几点好处：

1、让它们难忘
2、给你带来动力去完成它们
3、把模糊的渴望变成具体可行的目标

我把我的目标和工程一起记下来，我更喜欢用纸记下来，因为这使得“写”变得更加有形。把目标写下来就好像你在和自己做一个交流。

把你已经完成目标的记录，钉在另一个夹子里，感受这些重量，你会感到不可思议的动力。也会给自己更多的信心。所以如果你不写下来，你是无法做到这些的。

我的理解

把目标用纸或者卡片写下来，一个一个去完成，最后那些已完成的任务会给你成就感，让你更有信心和动力。这个就见仁见智了，每个人可以找到自己方式去鼓励自己。有些软件就是记录这些的，虽然作者提倡用纸记录更有“感觉”，但是只有能达到同样的效果，什么方式不重要。

10、分支法（ The Branch Method）

我的条理哲学是分支法。没有人会预先就设计出一个完美的条理系统。生活在变，信息也在变，所以你的系统也会随之改变。与其找一个“完美”的系统，不如开发一个可以适应变化的系统。

分支法就是这样的系统。分治法的思想就是，你应该对你的系统做一个回顾，在回顾中注意这几个问题：

1、是否某个分类太臃肿了？如果某个分类已经存了太多的事情，那么就把它再细分几个小的分类。
2、是否有某个分类没有用到？把它合并到其他的最相关的分类里。不过如果这个类需要频繁的去检查，比如待办、日历、文档，那么把它们放在一起就很危险了。
3、是否有一个新的类别？如果你正扮演一个新的角色，那么很有可能你需要一个之前从没有过得新分类。将它们分类出来，以免混入现有的系统里。

我的理解

定期考虑那三个问题，以免系统变的混乱，难以管理，这是一种维护系统的办法。

11、交流日志（ Communication Logs）

交流日志是附加的，可选的。因为有些人不需要这个，比如学生。但是作为一个销售人员就需要，每天和大量的人打电话，跟踪随访，就需要这个。

基本的交流日志你和每个人或者机构的交流、进度的一张纸。创建一个表格，包含日期、时间、联系方式、联系人和说了什么。任何时候你和一个在你日志里的人聊完后，都需要记下来。

好处有：

1、跟踪承诺。你有在做你说过要做的事情么？
2、查找联系时长。你还在等一个回复？你可以利用日志查看上一次是什么时候联系的，进而决定是否要再发个邮件或者其他什么。
3、将日志按需过滤到现有的系统里。把日志当做日程提醒，将一些新的信息记录到任务或者事件清单里。

我的理解

这是一个与人交流的一个良好的记录习惯。当你同时和多个人进行合作的时候，总是会忘记当前事情进行到哪个环节了，这时候就需要记录下来，与任务系统配合工作，一是更高效，再者也是防止有一些意外的遗忘发生。

12、去做你说过想要做的事（ Do What You Say You Will Do）

这条建议综合了保持条理性的很多步骤。我猜你至少有 60% 的时间都没做到你自己做过的承诺，并不是因为你做不到，而是你忘记了。有人找你要一些信息，而你却忘了回复。给你发了邮件却只是堆积到了收件箱里而已。

想要变得更可靠一些，首先就是要记录在你的捕捉设备上的所有事情。如果有人向你请求什么事情的时候，你首先应该记录下来。我在谈话交流的时候，我从来不会让内容只停留在我短暂的记忆里。有一种情况例外，那就是我可以把它们直接记录到我的任务、工程或者事件里面去。

下一步就是确保那些模糊的条目可以过滤到你的周、日目标里。比如说你答应了给某人要发一份报告，但是没说具体的时间。如果有这样的情况，你需要定制一个时间计划去完成它。添加到你的日目标、周目标或者日历里去。这样就能确保它最终会被落实到的。如果你没有这样的系统流程，那很容易就会永远拖延下去。在和你共事的人眼里，总是拖延和不守承诺一样糟糕。

我的理解

把自己说过要做的事情记下来，有一个“随时记”的习惯，然后在合适的时候整理它们到日常的待办里，比如日、周的，或者其他的管理条目中。这样能确保它们不会被遗忘，也可以及时的做完。
这样带来的好处也是显而易见，不仅自己的工作效率提高了，也可以给别人留下一个靠谱的好印象，那对于合作或者其他事情都是有好处的。

13、整洁 VS 条理（ Tidy VS Organized）

爱整洁和有条理是有区别的。你的桌面可能很干净而且不乱套，但未必是有条理的。有条理不光光是表面工作，它是关于如何保持一个体系，可以让你容易找到你想要的东西，和如何这样去保存。

你可能还记得当你还是个小孩的时候干过这样一件机巧的事情：你被要求整理房间，所以你就把所有的东西都扫到床底去了。房间看起来挺整洁的，但是完全不具条理性。成年人也很容易做出类似这样的事情，你可能不会把所有东西都放进文件柜，你可能只是整洁而非有条理。

条理性是个体系，如果你做到以下几点说明你就具备条理性：

1、新的事项你会安排到合适的位置。这也包括无形的条目，比如任务或者重要的信息。
2、你不会花很多时间去找到你想要的东西。找个东西找很久，这就是非条理的表现。

我的理解

条理可以理解为有分类或者有序，每一项都安排的明明白白的。当提到某个东西时，也许你无法立即知道具体的位置，或者具体的信息，但是你却知道它属于什么。所以你会在短时间内通过大脑过滤出它具体的位置，这就像档案收集一样，或者货品架一样，在茫茫多的文件或物品中，你怎样确定某一个在哪里？根据分类和标号，经过短短几个流程就可以找到它了。这的确是提高效率的关键。

当把生活和工作都安排的井井有条，那就可以节省出大量的时间，去做更有意义的事情。

14、读书笔记（ Reading Notes）

你怎样整理所有你学到的东西？对于大学生，他们可能会通过记笔记或者在书本里做高亮来记录。但是毕业后，应该怎样记录你的任何的想法呢？

我发现有个有用的技巧就是，当你读书时，你可以通过一个笔记夹去记笔记。这样我在读书的时候就可以捕捉一些想法、引用或者有趣的信息。也许你不准备付出实践时，可能会觉得记笔记很枯燥，不过我发现记笔记可以有这些帮助：

1、帮你记录一本书的主要观点。当你想回顾这本书时，只需要翻几页笔记，而不是翻几百页的书去寻找。
2、比在书里做记录和划线更有效率。在书里做笔记可能会很快，但是当你回顾时，检查起来却很慢。把想法记到笔记本上回顾起来会更快。
3、你的记忆不是完美的。我发现我对一本书的印象大概能保持一个月，所以我可以笔记来回顾我对这本书的印象。

我的理解

也许读了好多书，但是仔细回顾的时候，却记不清一些关键的东西，或者当时的想法都给忘了，那么记笔记就很有必要。
记录书的主要内容或观点，记录自己的想法。这样对于学习是有很大帮助的，对于建设自己的思维也很有帮助。

15、数字条理化（ Digital Organization）

有许多不同的方式可以让你的硬盘条理化。尽管网上有非常多的文章从一个系统到另一个系统去讲解这些，但是主要思想都是一样的：给所有的事物安排一个位置，日常维护和察觉变化。

有两个数字型文件区别去其他事物的地方：

1、数字存储是没有限制的。随着硬件存储设备价格越来越便宜，你可以毫无压力的把任何文件都扔进去。那么大量旧文件把新文件淹没，就会给条理化带来代价。我建议定期去清理不需要的文件，并且把常用的文件分离出来。
2、开辟分支非常容易。分离和合并文件夹对于数字文件来说极为容易。如果你察觉某个文件夹内容开变得杂乱无章，那就把它们细分成几个。如果一个文件夹几乎不用，那就合并到另外一个里面去。要记住清理不需要的文件，否则就不容易进行分支处理了。

我的理解

对于电脑文件，要有合理的存放规则，要定期清理不需要的文件，和进行分类。把常用的和不常用的分开存放。养成文件分类和清理的好习惯，不仅效率提高，心情也会舒畅。

总结

变为一个有条理的人，其实就是把工作、生活变得可寻，有章法，从一个思绪混乱，以至于家里、书桌、工位、手机电脑都很乱得人，通过慢慢培养各种条理性的习惯，变成一个有规律、值得信赖的人。这不仅仅是作为一个高效人士的做的，更是为了珍爱生命。我们的一生时间有限，如果把好多时间浪费在找东西、拼命去想某个事情、做事总是绕弯子、拖泥带水等等方面，我们就会失去很多乐趣，少做很多我们喜欢做的事情。

文中不仅提到了条理的重要性，也给出了一些具体的技巧方法，找到自己适合的方法试试吧。
学了不用等于没学，从现在开始做一个有条理的人。