明天公司有个会务安排，今天需要完成的准备工作并不复杂，无非是分别来自4家公司的代表，在酒店会议室分别排好席位、订好住宿。可是，花的时间远超过预期，并且杂乱无章。究其原因，出现在流水账的邮件上。
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会务组织者写邮件的初衷一定是想把前因后果、过程都表达清楚，并且知会相关联系人，因此发送抄送人数量都不少。结果，多方邮件是对一件事情需要讨论的，为了更清楚更详细，讨论邮件大部分都是全体回复，并且不断增加被抄送人和转发人。
当会务基本信息都基本确定后，组织者并没有对全部信息进行一个整合。结果，我这个会务实施者在一个小时内收到老板4封邮件，邮件是转发的来自各方的讨论过程邮件。
说到这里，就很清楚的知道过多时间花在哪里了。我不得不在所有邮件的讨论过程中找参会名单，翻遍所有发现三个大问题：第一，A公司报人数没有报名单；第二，B公司没有报与会者职务；第三，总参会人数已远超计划参加晚宴席位。这些问题的连锁反应导致席位卡排不出，晚宴安排又需要再讨论，一直在反复核对人数有没有点全，房间有没有漏掉....而且，最重要的是，在今天最终确认时发现，收邮件的关键人也并没有完全理解讨论的结果，说多都是泪吧，在发件人事无巨细的深情表达时，怎会想到对方只是匆匆浏览了一遍邮件呢？
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我比较支持的做法是，对上司的邮件最好不需要汇报所有的工作清单，学会运用结构性思维或者金字塔原理，最多汇报三件你想分享或者需要行动的事情。如果一定需要用邮件多方讨论一个问题，那么阶段性呈现时，组织者最好用结构性思维或金字塔原理对事件进行最终结论的纪要。否则效率真的会抓狂。
返程路上，同事说对方因为没有会务经验，所以不会这样考虑。我感觉，还是个套路问题，不仅是在会务上。
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