在国企、事业单位等等都有一个神秘的组织，他们党建、群团、宣传、后勤、行政接待无所不能，无所不会，他们就是综合办公室，有的单位叫办公室，党建行政部等等，这个“办”字，就有一层含义是办会。
说起办会，每一位行政综合的小伙伴都能讲出一段血泪史，这就是办会的伟（zhe）大（mo）之处，一期说不完，为了把我踩过的雷一一为亲们排掉，就按照办会的几大块，仔细讲一讲吧。
一个伟大的会议，一般会有前期准备、会务接待、会务协调、资料宣传这几大块，这是每一个办会人心里都应该有的概念，这样你不管是给别人分工还是被分工，都能把别人安排的明明白白的或者让自己死的明明白白的……
第一期说一下前期准备,以下工作是按重要程度排序的哈！
1.到底谁来总协调？
首先确定一个总协调，就是成也总协调败也总协调，做得好会闪闪发光，做的不好万人唾骂那种好岗位！
这个人要对整个会议情况非常了解，要有强大的沟通协调能力，但是切记不要有具体的工作，因为他是会议各个环节的纽带，一旦去做某一项具体的工作，会议现场的工作就没有人控制了，非常可怕，这是很多会议牵头人经常陷入的大坑，即使那一件事情非常紧急、重要，也要找一个其他人替你去做，你可以远程指导，所以，记得给总协调人安排几个得力的机动人员哦~俗称跑腿的~
2.其实还是分工表决定成败
几乎与第一条相同重要的是要有一个强大的分工表，这个分工表就是总协调从头至尾拿在手里的剧本，有一点遗漏这个戏就唱不下去，做分工的人，要对所有能用的工作人员的工作能力都有一个大概的了解，根据每个人的专长分配任务，确保分工能落实到位。
如果实在不了解，就只要求一个优点，靠谱，因为会务工作不难，只要能听懂要求并准确执行，也够了。具体的工作目标、工作要求、节点要求等等都是表格里必备的，不多说了，直接看示例的表格吧！就是这么单纯可爱！
小提醒，分工表一旦确定，只有两个字，执行！而且要不打折扣的执行，尤其时间节点要确保，分工表一旦失去作用，所有人都不按剧本演戏，谁来统筹都没用。
平常多积累这些表格，碰到相似会议拿出来改改就行，不然临时想难免有遗漏，这类资料想要也可以私信我哈~
3.你猜这会应该在哪开？
会议选址，我们经常参观革命会议遗址，讲解员会告诉你当时是什么什么什么情况，所以选在这里召开这次会议。我们选会场的时候也是一样，如果你是事业单位，当然一般都会在自己内部的礼堂，其实也可以在所在区域的大学、企业、酒店的报告厅。企业单位优选在同性质的酒店，如同是国企或部队经营（现在好像很少了）的酒店。之所以这样选择，是因为这样的地点出入的人员及工作人员不会太杂，觉悟比较高，一般不会有泄密、恶意宣传的嫌疑。总之，选址首先要考虑的因素是私密性。私密性解决以后，再说怎样去衡量一个会场是否合适。（当然其他私企、外企等公司没有涉及企业秘密的会议一般不需要哈，反而在星级酒店能体现公司的实力，对公司是很好的宣传）
好的会场要有以下特点：
1）交通便利：车程20分钟以内最好。
2）会议厅大小适中：会场形状方正，柱子不能太多，不能遮挡视线。
3）设备齐全：音响、LED屏幕、足够的灯光，且酒店需配备工程队，负责设备的维修及紧急情况的处理。
4）会场配套设施齐全：包括茶歇区、住宿区、自助餐饮区、包厢（供特邀嘉宾用餐及餐间会议）、小型会议室（供临时小型讨论会等）
以上都确认无误后，记得跟酒店签订合同，支付定金，确保会场可用，另外要跟酒店工作人员确定好布场时间。内部会议厅也要提前做好预约工作，以免会议冲突。
都说到这了，就顺便说一下如何考察会场吧~
1)从公司出发就开始计时，并观察必经之路的路况，对高速出入口、机场车站距离、参会人员往返路程做到心中有数。
会场不可以只看一次，白天、晚上会场的灯光、晚上吃饭时候附近的包房会不会吵闹都要考察。
2)会场的设备需要试用，观察LED屏幕的像素、音响声音，话筒音质（坐麦、手持麦数量）、灯光效果等，询问酒店是否有工作人员操作设备，方便安排控制台工作人员。
3)会场需要布置的地方也要拍照、量尺，以便后续布置会场的物料制作，尤其条幅、桌布、桌椅摆放方案都要在考察会场时一并规划，提前准备。
4)相应配套的餐厅、住宿房间、小会议室、休息室、菜单等都可以提前确定，方便食宿组提前准备。（不同类型的住宿房间数量要确定，方便住宿安排）
4.早点发通知，有班一起加啊！
会议时间确定后，要尽早确定会议主要议程，提前发出会议通知，明确参会要求，方便参会人员安排行程，准备资料。多数情况参会人员不在本地，需详细统计参会人员的行程信息，方便会务接待工作及食宿准备工作。且大型会议会有重要领导或客户，更需要提前制定接待方案。
5.是啊，任何工作都有加分项,答案在此
1)如果领导对会场要求比较高，或你的主管领导也不能拍板，那你一定要留个心眼，多找两个会场，提前打电话预定好时间，以备不时之需，我在N年的工作经历中，每年几个大型会议，没有一次是只预定一家酒店的，而且预定的时间也会前后留有空间，当然这都要去搞定酒店销售经理啦！
2）如果会议议程是你所在单位可以左右的，也可以选址在某大学学院或附属酒店、大型公司附属酒店等，如我司全民学华为时，我们就特地在华为某基地附近的酒店召开，方便参观学习。
在大学的礼堂召开，请院校相关教授上一堂培训课、在党校、红色教育基地召开，提高领导干部党性等等，相信我，只要你能想到除会议以外却有积极意义的点子，即使不符合本次会议的需求，领导没有采用，也会觉得你是一个有想法的有心之人，为你大大加分！
3）在会场旁边单独留出一间小型接待厅，方便领导会前等待，会间休息，会见客人，私密谈话等等需求，如果这个小接待厅能有一些说道就更完美了，多多挖掘，细微之处见水平！
