时间在我这儿一下子就没了,嘭!一天下来,原本打算做完的事儿,大部分还是老样子。
——《番茄工作法图解》
的确,我们时间充裕的时候,总是想做许多事情,结果经常因为各种原因一直拖延着,最后一件事都没做成。
上学的时候每次放假都会带许多书回家,做了一个完美的学习计划,可是直到开学,书也没碰一本。上班之后,每天都暗下决定,今天一定要把一直拖着没处理的事情处理好,结果不知不觉又到了晚上,没做的事情依然没做。然后就开始自责,发誓明天一定努力工作或学习,结果第二天依旧如此,仿佛复制粘贴一般。
拖延似乎已经成了多数人的通病,我们努力与其抗争,但似乎总是不得其法。而《番茄工作法图解》这本书将教会我们如何利用25分钟的专注工作,最大化的提高我们的工作效率,摆脱拖延的困扰。
这部书的作者史蒂夫是一个程序员,每天早上都要坐25分钟的公交车去上班,在这25分钟里,他总是看些书。他发现,由于活动单一,目标单一,他可以在书上倾注百分之百的注意力。在这短暂的25分钟学到的东西,甚至比一天的其他时间学的更多,更有效率。但是我们不可能一直泡在公交车里,所以史蒂夫开始采用番茄工作法模仿在公车里的专注,以达到高效率工作的状态。
说了这么多,那么番茄工作法的具体流程是什么呢?
一、 准备工作
所需要的工具非常简单,你只需要准备一支笔,一个定时器(随便什么可以定时的东西,手机里的闹钟功能就可以),三张纸。
三张纸的用途
“今日待办”:写下你今天需要做的事情,这张纸每天换新的
“活动清单”:写下最近要进行的事情,不用每天更换,如果有新活动,随时添加上。
“记录”表格:记录下你每天流程的数据,以便进行分析改进,不用每天更换。
二、 执行
1. 将你近期需要做的事情全部填入“活动清单”中,值得注意的是,这些事情必须都是可执行的。
2. 每天早上从“活动清单”中挑选你打算今天完成的事填入“今日待办”表格中,切记不要贪多,确保一天之内你可以做完。
3. 在“今日待办”表格中挑一个最重要的事情,为你的番茄钟(定时器,这里我们叫它番茄钟)定时25分钟,开始工作,直到25分钟的时间到了,你的番茄钟响起,你可以休息3-5分钟。接着启动下一个25分钟,继续刚才的工作。每完成一项“今日待办”中的事情,就划掉一项,一天下来,绝对非常有成就感。
4. 长时间的工作,会让我们的注意力下降,所以每四个番茄钟(25分钟),多休息一会,15-30分钟,也算对自己的奖励。
5. 一天的工作结束之后就到了“记录”阶段,记录什么数据取决于你自己想要看到什么,比如一天所完成的番茄钟数量或者每个番茄钟中断的次数等。
6. 处理阶段:对数据进行分析,得到合适的处理办法。
三、 注意事项
1.如何应对意外中断
在实施番茄工作法时我们总会遇到一些意外中断,这些中断又分为内部中断和外部中断。
内部中断:如你突然想起你需要打个电话,或者你突然想冲杯咖啡。那么打电话你就可以记录到今日待办表格中,然后把它安排在之后的某个番茄钟里。而冲咖啡你完全可以在这个番茄钟结束之后再去做。所以遇到内部中断的时候,视情况选择记下或者删除,然而有一些内部中断是不可阻止的,比如你想去上个厕所,这时,你就只能终止你此刻的番茄钟,回来之后再重新启动一个番茄钟,而不是接着之前的。
外部中断:如朋友找你帮忙,或者有人给你打电话,这时你首先要告诉他你正在忙,可不可以稍后答复他,然后在你的今日待办表格中记录下来,安排在别的番茄钟里,别让他占据你的大脑,之后继续手头上的工作。但是在之后的番茄钟里你一定要记得完成你的承诺,否则就没人相信你了。
但是有一些外部中断是非常紧急的,你必须马上去处理,这是你就要把此刻的番茄钟终止,在表格里划上一个叉。
需要注意的是,这些所有的中断,你都要在表格中有所标记,以便每天晚上的回顾记录,统计你的中断次数和类型。
如果一天下来,这些计划外的事情非常的多,比你早上写在今日待办表格中的活动多很多,这就说明你需要重新评估你的任务量了。
2.如何做出准确预估
每天清晨,我们都需要从“活动清单”中预估出今天的活动填在“今日待办”表格中。
用来预估的单位为一个番茄钟(25分钟),预估做某件事情需要几个番茄钟,如果一件事情需要7个番茄钟以上,那么这件事情过于复杂,就需要拆分开来完成。如果一件事情要完成的时间少于一个番茄钟,那么就挑几个这样时间短的小活动安排在一个番茄钟内完成。
预估与实际总是有差距的,如果一件事情还没有完成,但是所预估的番茄钟已经用完了,那就需要第二次预估,甚至第三次预估。
预估说白了就是猜测,既然猜测不准确,那我们不如利用历史数据预估,也就是昨天我们完成的数据。这就需要我们每天晚上把一天的活动进行回顾,把跟踪数据记在“记录”表格中。
3. 在休息时间要彻底放下你的工作,不要思考上一个番茄钟和下一个番茄钟的工作,让你的大脑在休息时间充分的放松。
4. 每完成一项活动就在今日待办表格上划掉,如果在一个番茄钟的中间完成某项活动,不要停下来休息,也不要开始另一项工作,那样只会打乱你的节奏。接着对刚才的活动进行回顾和总结,作者史蒂夫称之为“过渡学习”,直到这个番茄钟响铃为止。
四、应用范围
你以为番茄钟工作法只适用于个人吗?不不不,开会的时候,尝试运用以下番茄钟,往往会产生让你意想不到的效果。时间很长的会议,往往让人昏昏欲睡,这时启动一个番茄钟,大家一起集中注意力投入到工作当中,铃声响起的时候,进行一下放松,接着再开始下一个番茄钟。当然,在这期间,你没办法要求每个人都严格的忠诚于番茄钟。
对于两个人一起工作,番茄钟同样适用,只不过两个人要协商好彼此的时间。
以上就是番茄钟工作法的具体操作,这个方法之所以能提高你的工作效率,让你摆脱拖延的困扰,是因为番茄钟让你的关注点从“是否在预估的时间内完成这项活动”转移到了“是否在这25分钟内竭尽所能的专注工作”。而每五分钟的休息,除了能够让你的大脑得到放松之外,同时也是对自己的一种肯定和奖励,“瞧!我如此专注的工作了25分钟。”
如果你开始应用番茄钟工作法,觉得有些地方不适合你,比如你觉得你可以专注更长时间,或者你觉得你根本不用每天晚上做回顾。所以你想要做一些改变,这当然可以,不过还是希望你能够使用常规方法至少两周的时间,这样才能通过收集跟踪数据,做每日回顾来做出最正确最适合你的调整。