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【理论学习：年度福利取消，HR如何恰当告知员工？
大家好，我是一家互联网企业的HR，公司只有不足50人。往年我们公司都会在年终组织旅游作为公司福利，今年由于疫情影响老板决定取消出游，也明确表示不会将费用折现给员工，或者是替换为其他活动。作为HR我也知道老板是从成本出发，可是如何向员工说明这一事情我却很为难。
请问大家，年度福利取消，HR如何恰当告知员工？面对这一做法你又有哪些看法？】
一、福利取消合法守规：
因为题主在题干里提供的信息有限，我无法判定福利取消是否符合相关法律规定，这要看公司的福利是否写入了公司与员工的劳动合同或者是公司的相关规章制度。
（一）福利如果已经在劳动合同中约定：
让我们先来看一下，如果公司与员工的劳动合同中规定了相关的福利，那如何来取消：
有的员工可能会说：“福利就是我们的劳动所得，即使公司与我们的劳动合同里不明确规定，那也应该折价给到我们，这就是我们应得的。”那这种说法对不对呢？
那我们先来看一下福利的定义，福利定义：福利一般指用人单位支付或提供给劳动者的非劳动性收入。
接下来，我们再来破除一下关于“福利是工资必要组成部分”这一误区。
根据国家统计局《关于工资总额组成的规定》第二章第四条规定：
“工资总额由下列6个部分组成：（1）计时工资；（2）计件工资；（3）奖金；（4）津贴和补贴；（5）加班加点工资；（6）特殊情况下支付的工资。”
根据国家统计局文件相关规定可知，“工资总额的6个部分”并不包含福利这一项。
劳动部关于印发《关于贯彻执行〈中华人民共和国劳动法〉若干问题的意见》的通知的第53条规定“劳动者的以下劳动收入不属于工资范围：（1）单位支付给劳动者个人的社会保险福利费用，如丧葬抚恤救济费、生活困难补助费、计划生育补贴等；（2）劳动保护方面的费用，如用人单位支付给劳动者的工作服、解毒剂、清凉饮料费用等；（3）按规定未列入工资总额的各种劳动报酬及其他劳动收入，如根据国家规定发放的创造发明奖、国家星火奖、自然科学奖、科学技术进步奖、合理化建议和技术改进奖、中华技能大奖等，以及稿费、讲课费、翻译费等。”由此可见——福利不属于工资的组成范围，雇主不可以将福利作为工资的组成范围加以约定，即使约定了也是无效的。
那我们回过头来看一下题主所说的福利——“年终出游”是否写在了与员工的劳动合同中。
如果贵司与员工所签订的劳动合同中并没有约定“年中出游”这项福利为员工必有的福利，那么可以推定此福利即是贵司历年来根据当年实际经营情况或当年的经济效益来发放的，贵司完全可以单方面去决定福利的发放与否、发放标准、发放人员等，取消也是合理合法的，此种情况下如实告知员工即可，不需要另行手续。
如果贵司与员工所签订的劳动合同中有对于“年终出游”有专门约定：包括该项福利的构成、发放标准，如无意外，应按合同约定履行，如要取消，需要与员工协商一致签订补充劳动合同才可进行。在此种情况下，如贵司提出变更合同(取消福利),另一方（员工）有权决定同意或拒绝，如协商不成，贵司可以解除劳动合同，但应按有关规定向员工支付经济补偿金。
（二）福利如果已经在公司相关制度中详细约定：
如果题主在题目中提到的“年终出游”的福利已经在公司相关制度中详细约定，那如果要取消该福利就要涉及到“公司制度修改”问题，公司在修改规章制度时，还应该给予员工参与意见的机会，也就是应履行一定的民主程序。
公司制度修改应履行一定民主程序的法律依据如下：
《公司法》第18条规定：
“公司研究决定改制以及经营方面的重大问题、制定重要的规章制度时，应当听取公司工会的意见，并通过职工代表大会或者其他形式听取职工的意见和建议。”
《劳动合同法》第4条规定：
“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。”
最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第19条规定：
“用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。”
鉴于题主所在公司只有员工50人，如果未成立工会，那要修改既有制度需要经过全体职工讨论，将提出的方案和意见与职工平等协商确定，如果全体职工都同意修改既定条款，那建议题主将新版制度公示并最好由全体员工每人签字作为今后或有劳动争议的依据。
当然，如果“年终出游”未在公司相关制度中予以约定，那此福利即是贵司历年来根据当年实际经营情况或当年的经济效益来发放的，贵司完全可以单方面去决定福利的发放与否、发放标准、发放人员等，取消也是合理合法的，此种情况下如实告知员工即可，不需要另行手续。
Tips1：如果相关福利在劳动合同中有详细约定的，如贵司提出变更合同(取消福利),另一方（员工）有权决定同意或拒绝，如协商不成，贵司可以解除劳动合同，但应按有关规定向员工支付经济补偿金。
Tips2：如果相关福利没有在劳动合同中有详细约定，但是以公司制度的形式予以约定，那如果贵司要修改相关制度（如取消既定福利），需要经过全体职工讨论，将提出的方案和意见与职工平等协商确定，如果全体职工都同意修改既定条款，那建议题主将新版制度公示并最好由全体员工每人签字作为今后或有劳动争议的依据。
Tips3：如果相关福利既没有在劳动合同中予以详细约定，也没有以公司制度的形式予以明确，那该项福利即是贵司历年来根据当年实际经营情况或当年的经济效益来发放的，贵司完全可以单方面去决定福利的发放与否、发放标准、发放人员等，取消也是合理合法的，此种情况下如实告知员工即可，不需要另行手续，公司层面如何向员工告知，我将在本文第二节予以说明。
二、如何告知考验智慧：
如果相关福利既没有在劳动合同中予以详细约定，也没有以公司制度的形式予以明确，那该项福利即是贵司历年来根据当年实际经营情况或当年的经济效益来发放的，贵司完全可以单方面去决定福利的发放与否、发放标准、发放人员等，取消也是合理合法的，此种情况下如实告知员工即可，不需要另行手续，但是取消这个福利的通知方式要另行考虑。
（一）取消理由要多加考量：
因为疫情，2020年很多公司的经济效益都受到或多或少的影响，要让很多公司都在想开源节流的方法，当然，贵司决定取消“年终出游”的福利也是节流的方法之一，这当然是公司取消“年终出游”的正当理由之一，但是显然不是唯一的理由。
今年新冠疫情之严重是有目共睹，现在欧美在经受着第二轮或者第三轮疫情的侵袭，对于海外游，国家相关部门已经发出了警告，劝告广大民众为了自身健康不要去疫区旅游。话说回来，放眼全球，除了中国之外，海外还有哪个地区可以说不是“疫区”？贵司如果组织海外游作为年终旅游项目，试问题主还有哪个员工敢于响应？有的员工可能会说：“跨境游不行，那国内游呢？”专家已经断言，不排除国内第二次疫情反复的风险，“年终出游”正好是冬季，全公司50人的旅行团规模不小，作为公司如何确保全体员工出游中的安全问题，这是公司不得不考虑的，因此，疫情影响为了全员身体健康而取消“年终出行”也是大家可以理解的取消“年终出游”的理由之一。
关于福利不折现的解释——很简单，因为在劳动合同及公司制度中都没有详细规定，因此公司可以根据今年当年的实际经营情况及经济效益来决定取消，既然已经取消了，当然也就没有折算的必要了。
如果贵公司决定要取消“年终出游”，可以由人力资源部以红头文件的方式发文，告知如下内容：
“1、‘年终出游’未在劳动合同及相关制度中予以约定，因此公司可以根据今年的实际经营情况及经济效益来决定是否取消；
2、公司决定取消‘年终出游’的原因如下：
1）经济效益原因，开源节流，‘年终出游’也是节流方式之一，希望大家能够理解并且能够共度难关；
2）疫情因素，为了员工安全而取消‘年终出游’；
3）不折现原因详细叙述。”
至于如何来排列组合、如何遣词用句、如何做原因取舍，那需要考验贵司的HR或者是领导班子的智慧。
（二）明确鼓舞士气措施：
在上文《通知》发布之前，鉴于贵公司的人数不多，建议贵司重新梳理公司战略——疫情短时间内不会结束，既有的公司战略已经不适合新的市场变化，重新梳理公司战略之后，可请贵公司老板在全体员工大会上对新战略予以宣贯，并且告知在新战略下的相关提升业绩的举措。此举就是为了让全体员工看到公司未来的希望，并且对新的战略在公司上下达成共识，达到“心往一处想、劲往一处使”的效果。
宣贯完新的公司战略之后，老板可以先在员工大会上给《通知》的发放打一个预防针，明确这个决定是公司领导层根据今年公司的经济情况及效益而做出的，这样做的好处有以下三点：
第一，让公司员工知道，该福利的取消并不是人力资源部做出的，而是公司行为，避免人力资源部面对过多的沟通压力；
第二，让公司员工理解节流是为了公司更好的运营，这个福利不是所有公司都有的，对于公司全体员工而言“有福既然已经同享了，希望大家理解有难的时候也可以同当”；
第三，可以由老板承诺，如果全球疫情结束、公司运营恢复正常，公司经济情况允许的前提下，仍可以给到大家“年终出游”的福利。
这样铺垫之下，贵司人力资源部再以红头文件的形式把《通知》发出，在情理方面更容易让员工接受。当然，如果有员工还是感到不舒服，HR可以个别员工做思想工作；如果有员工因为福利减少而选择离职的话，那建议也不要强留，好说好散。
Tips1：如果确定“年终出游”福利既没有在劳动合同里约定、也没有写入公司相关制度，那公司人力资源部可以考虑以红头文件《通知》的形式通知福利取消，通知内容如何决定考验公司HR或是领导班子的智慧。
Tips2：建议题主所在公司重新梳理公司战略，找到鼓舞员工士气的新举措，由老板在公司全体员工会议上对新战略予以宣贯并且为《通知》发放做好铺垫。
Tips3：如果有员工还是感到不舒服，HR可以个别员工做思想工作；如果有员工因为福利减少而选择离职的话，那建议也不要强留，好说好散。
