时间管理九段笔记——第2段:如何高效完成事务

研究发现:我们每个人只要每天深度工作2小时,效能就能翻16倍。

一、今日待办是个谎言

做今日待办的人,视角往往局限在了一天。视角窄,事务多,没有分类,安排缺乏弹性,先做简单的不做重要的等你计划永远赶不上变化。

列表一堆,却总完成不了。“今日待办”成了摆设,形同虚设。

二、二八法则原理

每天首先聚焦对自己人生产生积极影响为20%的重点事务,就会提升效能16倍。其他事务可以删除推迟委托。

实战:运用90天聚焦一个自己主动选择的目标,然后每天首先为这个目标做一件心甘情愿的小事,持续下去。

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三、高能要事原则

精力需要不断释放和补充,是动态过程,需要张弛有度安排,分类我们的时间。

每个人每一天都要利用最优质的时间、空间和最旺盛的精力,去选择以及首先完成对人生产生积极影响的事情。

低精力选择放松休息补充精力。


四、五种时间的分类

1.休息时间(12-13小时)

保障生命基础,补充能量,无论如何都必须花费的时间。例如:吃饭、运动、睡觉。

2.固定日程时间(事先计划好的A类事件)

要求:

      选在高能时段;

        保持空间安静整洁和高精力状态。


3.弹性事件时间

计划内,但没有固定截止日期弹性事件的时间。可以前后调节,但最好提前处理。

4.留白时间

留给计划外的突发情况,或临时任务预留出来的空白时间。意义在于高速路上的车道划分与紧急车道。

不要活得太满。(需要提升自己的计划与选择能力)

5.反思时间

反思当日、调整,做计划。


五、解析一日五色工作法

五种颜色代表上述五类时间。

1.黑色,黑夜。代表休息时间。

(重点-规律)

2.黄色,阳光。代表高能时段。

重点-重点做,专注做。

3.绿色。代表弹性时间。

可以动态发布,还可作为黄色的延伸。

4.白色。代表留白时间。

用于应急,确保突发情况不会打乱我们原计划。可作为绿色、黄色的延伸。

5.蓝色,反思计划。(早起及睡前30分钟)

反思每日是否有不妥当,不合理之处。


A区:最重要的,需要用整块时间完成的。

B区:突发、紧急的事。可根据紧急程度记录b01,b02……以此类推,且标注耗时多久,如20分钟。

C区:收集记录区域。干扰我们,又不用立即处理的事项。委托或延迟处理。

一天结束后,要对自己一天进行评估,分析时间安排是否合理,用5种颜色把这一天的时间实际使用类型都标注出来,直观观察自己的时间分配。

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