高效时间管理

做正确的事情(确定目标 & 分析选择)

正确地做事情(制定计划 & 行动执行)

一、确定目标

A.符合自身价值观

B.符合SMART原则

Specific(具体)、Measurable(可衡量)、Achievable(可达到)、Relevant(相关性)、Timing(时间)


二、分析选择

A.大石头理论 

要事第一。把最大最重要的石头放在最首要的位置,不要被琐事缠身。

要学会补充知识,你会想让汽车一直跑,而不去加油吗?

B.二八定律

避免将时间花在琐碎的多数事物上,要把时间用在最有生产力的地方。

寻找自己效率最高的时间段,去做最有价值的事情。

C.四象限法则

重要紧急(压力人:精疲力尽、危机处理)

重要不紧急(从容人:有远见、自律、少有危机、少有焦虑)

紧急不重要(无聊人:短视、缺乏自制力)

不紧急不重要(无用人:xxxxxx)

D.高效能人士的时间分配

重要紧急(压力人:精疲力尽、危机处理)【20%-25%】——Do it later

重要不紧急(从容人:有远见、自律、少有危机、少有焦虑)【65%-80%】——Do it now

紧急不重要(无聊人:短视、缺乏自制力)【15%】——Don`t do it

不紧急不重要(无用人:xxxxxx)【< 1%】——Delegate it

三、制定计划

A.清空大脑

清空内存,保持理性。

B.事件分类

做不做?谁来做?马上做?一次性做?

C.切割大象

细分计划和to do list

甲乙丙三件事,相互独立,完全穷尽。【MECE法则】

先分类,再用MECE法则check,重新整理归类。

D.高效排程

结果——目标是什么?衡量标准是什么?

行动——为了达成这些目标,必须要做什么

优先——那些事情应该优先

时间段——每一项行动需要多少时间

时间点——什么时候来做每一项行动

灵活性——对于我不能控制不可预料的事,我需要多大的灵活性(30%)

B.应对变化

时间、花销、排期都要预留30%为灵活的buffer部分,处理突发情况。

四、行动执行

A.如何处理打断

来源于上司,管理上司

来源于新人,培养新人

来源于同事,明确责任

来源于自己,静音自律,专注力

B.高效会议

【参与】避免参与没贡献也没收获的会议、会议前了解会议议程。

【主持】准备会议策流程清单、把控会议进程时间(目的、准备好发言、阻止离题、确认方案)(奥斯卡颁奖典礼的舞蹈提示)

备注:可以预先跟每一个大佬提前沟通,确认在会议上达成共识,提高会议效率。

C.高效电邮

群发注意测试主要机型的图片排版和显示

使用邮件自动归类、定期查收邮件(不要时时接收消息)

D.委托和委派(培养人才)

确认对方有能力负责任、再给与对方肯定,说明项目对对方的成长有帮助

过程中要辅导和帮助,以及定期review

F.来自上司的困扰

对目标的迷惑——用SMART原则衡量和提问。

没有清晰的方向——确认过程中,先提问搞清楚。不要事后再来询问。

事无巨细的上司——主动定期汇报

E.处理拖延症

无趣工作——委派他人

害怕失败——想象美好的结果

不知道如何下手——微习惯,正向激励,完成最低的标准。

F.Say No

先肯定、再争取缓冲时间、拿出三个解决方案。

划分职责,再给与自己好的建议。

F.找到你的高效点

先肯定、再争取缓冲时间、拿出三个解决方案。

划分职责,再给与自己好的建议。

五、时间管理工具

A.纸笔

B.张永锡老师的八页小书

【彩蛋】

1.预约老板时间,要考虑到对方是否在休息时间,最好可以跟秘书约。

2.选书,读经典。因为新作者的认知还没有完全成熟,作者还在成长,那么观点可能会变的。

3.配合老板的习惯,了解下属的习惯。

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