这套方法,能有效帮你快速解决问题

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领导者在关键时刻的出色表现,可以极大地提升他们在团队中的影响力。

这些关键时刻常常伴随一些需要解决的问题,我们在这里称它们为关键问题。

那么,什么是关键问题呢?

关键问题有三个特征:

1.时间紧迫。

一般说来,这类问题往往是突发事件,没有足够的思考时间。

例如,在产品上线的前一天,突然发现有一个功能无法实现。

例如,在产品即将上市的前几个小时,你收到消息,竞争对手的产品已经提前上线。

这时候如果发布产品已经失去先机,能否战胜竞争对手已毫无把握。

如果不发布,整个团队长期加班加点疲惫不堪,正等待这次发布提升团队士气。

2.难以解决。

涉及到的人员众多、技术复杂,亦或涉及到的双方利益冲突较大。

例如,团队经过长期努力,但是未取得很大成绩,业务也没有盈利。

正好处于员工加薪周期,大家都想加薪,但是公司还处于亏损时期,双方处于对抗时期。

3.影响范围大。

如果问题无法解决,对团队和个人都有很大的影响。

可能是收入上的影响,也可能是业务无法进行,导致团队解散。

例如,一个电商后台的服务器瘫痪,导致用户长时间无法访问,无法购买任何商品。

如果无法找出问题所在,就只能关门大吉了。

以上三个特征,进一步加大了问题的复杂性。

人类大脑有两种截然不同的问题处理模式,一种是”自动处理“模式,另外一种是”控制处理“模式。

在遇到危险的关键时刻,大脑倾向于使用自动模式处理问题,利用直觉或直观的感受,并且依照自己独特的生活方式,来运用过去的成功经验去解决问题。

但是,对于关键问题而言,依据情境的不同,并没有成功经验可以直接借鉴。

在这种情况下,凭借以往的成功经验,很难能够帮助你立即做出有效的决策。

那么,遇到这种情况,如何才能快速作出有效的分析,从而在顺利解决问题的同时,展现自己的能力?

我们需要进入到“控制处理”模式,依据事实、数据和逻辑,识别真假问题,仔细分析证据和信息,提出解决方案并跟进反馈,从而完善自己的工具箱。

以下将具体介绍一套方法及其原理。无论是身在团队当中,还是独自一人,如果陷入了困境,抑或要寻求新的可能性,都可以运用这套方法。

1).重新描述问题

每个人看待问题的角度不同,经过自己思维模式的“过滤”,明明不是问题,也会变成问题。

我们都知道信息的发送者使用语言,通过各种渠道(面对面、电子邮件、电话)发送给接收者。

信息不像物体,你给对方一个苹果就是一个苹果,不容易产生误解。

信息需要经过发送者的语言编码,在经过信息接收者解码,才能够被理解。

在这个过程中,如果信息的发送者掺杂过多的个人“见解”,就会出现问题。

假如,你是一位财务总监,已经和投资人约好今天下午3点,进行一场关于投资协议的最终谈判。

你正坐飞机去投资人所在的城市。

投资人家里突然有急事不能准时到场,而这时候你又在飞机上联系不到你,只好给你的助理打电话通知会议暂时取消。

等你下了飞机,第一时间接到了助理的电话,助理说“投资人取消了会议,不投咱们公司了。”

你的第一反应是,“心理抱怨投资人为何突然出尔反尔,但转念一想什么事情都有可能发生。赶紧买返程机票,公司还有一大堆事情要处理。”

在这则案例中,助理对信息进行了一次“过滤”,而并非出于恶意,只是把自己的主观看法掺杂到信息里。

最后,领导者依据经过曲解后的信息,做出的决策,会带来严重的后果。

重新描述问题可以有效解决这一点。

重新描述问题不是为了寻找问题发生的原因,而是尽可能还原问题的事实真相。

如果是通过其他人的转述,则要求对方能够准确无误的讲事实,然后在根据自己的理解向对方确认一遍。

还是通过以上案例,我们来看下怎样做。

助理:投资人不投我们公司了。
你:投资人是怎样说的,真的不投了么?
助理:嗯,大概是这个意思。他说会议取消了。
你:你确定,投资人说不投我们公司了么,还有说别的么?
助理:嗯...不确定,他说会议暂时取消,我以为就是不投了的意思。
你:那投资人说的是会议暂时取消是么?
助理:是的。

经过重新表述问题和再次确认,你就可以清楚的判断这是不是一个关键问题,或者就不是一个问题。


2)确定第一责任人

确认这是一个关键问题后,最重要的一步是决定由谁来做,授权给下属做,还是自己负责。

领导者切记凡事大包大揽,都由自己来做,成为团队中最忙的人,“自己忙到死,下属没事做。”

关键时刻也是最能够培养员工的应变能力和抗压能力,还可以趁机考验下属的工作态度。

有效的授权不但可以让领导者抽出时间做更重要的事,也可以培养下属员工,让组织可以自成体系,不需要领导者时时刻刻“看着”团队。

在一个健康的团队中,即便是领导者出差一两个月团队仍然可以正常运转。

有效的授权,可以先从“大事把关,小事放权”入手。

俗话说,工作无小事。真正的难题是掌握好度,明确哪些任务可以授权,同时又不至于过度放弃权力和控制。

管理学教授陈春花指出“授权的关键是目标设定不做授权。也就是说,在授权中,资源的运用、方法的选择以及实现手段的安排都可以授权,只有一个东西是不能授权的,这就是目标设定的权力。”

领导者可以采取逐步授权的原则,在方案执行的过程中,采取阶段性检验工作成果,保证解决问题的路径不会出错,最后达到预期的结果。

另外,授权的形式也会对执行效果有很大的影响。

心理学上有一项实验:有一组大学生被要求填写一份表格,表示自己愿意为针对公立学校的艾滋病教育项目做志愿者;

另一组学生受邀为同一项目做志愿者,但不要求填写自愿参加的表格。

几天后,当这些志愿者报到时,74%的到场者是第一组学生。

实验表明,与未明确作出的承诺相比,积极作出的选择,即大声宣布、郑重写下或以其他方式明确表示的承诺,对人们未来行为的影响要大得多。

所以,领导者授权时,要尽量在公开场合,明确第一责任人。

保证权责清晰,是有效授权的前提。



3).问题分析三步法

1.分析问题四要素
为了让大脑进入专注状态,运用理性思维解决问题。

我们会使用结构化的问题解决方式,

也就是通过缩短当前状态与目标状态之间的距离,

或者把当前任务分解为几个子任务,通过完成子任务的形式,达到完成最终的目标状态。

首先要清晰地描述问题4个要素:

*问题的当前状态
*问题的目标状态
*当前状态与目标状态的差距
*执行目标的限制条件

2.提供至少2项解决方案

每个人的知识和技能都会受到时间和空间的限制,也会受到情境的限制。

所以,单一的问题解决方案会导致考虑问题不够全面,考虑问题的角度过于偏激。

在《思考的艺术》一书里提到一个好的问题解决者,“

在选择一种思考问题的角度时,先从许多不同的视角来看待问题,考虑许多不同的研究方法,并且在做出判断前产生许多想法。

此外,他们更愿意冒险和考虑不同寻常的想法,并且更愿意使用他们的想象力。”

当然,我们不可能遇到任何问题都穷尽所有方案,这样时间成本也比较高。

最佳的做法是,提供2种解决方案的视角,并且考虑时间的限制因素,以及人的能力和态度等限制性因素。

一种角度是线性思考,按照是什么、为什么、怎样做的角度,按照事物的发展顺序提出解决方案。

另外一种是系统思考,考虑事物之间的关联性或者人与人之间的关联,按照关系结构提出解决方案。

3.拟定执行计划

下一步就是将计划细分为一系列清晰明确,可以量化的子任务,为每项任务指定一位负责人和一个交付日期。

根据反馈结果再进行调整,需要注意的是,这是在理想状态下作出的计划,

但很多时候可能会发生突发状况,比如人员变动、计划以外终止等。

在拟定执行计划时,也要作出最坏的打算,避免“黑天鹅”事件的发生。

有很多理论框架和策略能帮助你提高解决问题的能力。

你应当有意识地往自己的工具箱里添加些不同的方法,并勇于将几种不同的方法结合起来,创造出适合自己的独门秘方。

你的方法是什么?你会从哪里学会更好、更稳健地解决问题的方法呢?

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