#时间管理100讲#10/100 【行动】清空大脑与应用4D原则摆脱紧急事务

今天我们继续来讲上一节延续的课题,在上一节我们讲到了自下而上是关键,这一重要的原则,大家可能不一定太清楚的知道什么是自下而上,其实就是从重要紧急到重要不紧急,这样的处理事件的一个先后的过程。

那我今天首先来举一个例子,假设你是北京首都机场,管制塔上的指挥官,你首先会关心什么呢?

我相信你一定会,首先关心对你来说最紧急最重要的事情,那就是跑道上的飞机,以及天空中即将要下降的飞机,一个即将下降,一个即将起飞,这是最容易出乱子的地方,你首先要进行掌控,如果你不能够掌控这部分,机场就会出很大的乱子。

同样在你的生活中,也有很多近期的紧急事件,那什么是近期呢?当然每个人不一样,近到今天,有的人可能会稍微长一点,几天或者一周,也就是说期限,会因为每一个人掌控能力的不一样有所不同。

一个塔台的指挥官,是通过系统团队,对机场进行管控,当他获得了对跑道和天空中,即将下降飞机的管控,并知晓这一切就绪时,他就会扩大视角,把他关注的范围扩大,慢慢的,他就开始去管控,在机场停机屏上正在推出跑道的飞机,是不是一切正常,同时,还有天上未来几十分钟,要降落的飞机的情况,这是他管控的第二层,如果跑道停机屏以及天上更远的飞机都能够获得掌控,那么他就会考虑的更远,一个小时,两个小时,管控的面逐步在扩大,他要知道未来机场上空的天气的变化,以及周边高速公路堵车的情况,他还要看到世界各地飞来北京的那些飞机会是怎么样,有没有晚点,会不会早到,会不会引发爆争,等等各类的情况。

其实人生也是这样,你首先必须掌控当天对你来说,是紧急重要的事务,当你把这些消灭掉了,然后你才有机会去关注那些远期的,也就叫重要不紧急的,所以我们为了能够让自己活在,高效能人士七个习惯作者提及的做第二象限重要不紧急的事,那我们首先要处理重要紧急的事件,当然还有紧急不重要的事,我们可以丢弃不做或者通过委托,这个大的架构我们首先要建立,不能说我们要关注重要不紧急的事件,就把重要紧急的事件丢弃不做,这是不可能的,你也做不到,所以我们需要尊奉的是,从跑道再到高空的顺序,即自下而上的原则,现在的焦点是要想办法去解决重要紧急的事务。

现在我们就来谈一谈,如何做眼下重要紧急的事务,以及重要不紧急的事务,如何快速把它们消灭掉?

有四个方案,第一,你完成它,第二,你委托别人完成它,第三,你推迟它,搁置以后再说,第四,你删除它,这是4D原则,第一个Do是做,第二个Delegate是委托,第三个Delay是推迟,第四个Delete是删除,眼下对你来说哪些是相对重要的,你就要去执行,重要性不够的,你可以委托他人完成,相对不重要不紧急的,你就推迟,搁置以后再说,真的是很不重要的,你就删除掉,这其实就是对事情进行分类处理,你如何能够快速的对事情进行分类呢?

你就要结合我们之前课程所讲到的,你要把大脑里面所有的事务都收集在你的收件箱当中,这个收件箱指的是纸笔,或者是手机的app,无论安卓苹果都有这样大量的app,我们在后续的课程会做一些这样的推荐,例如日历,omnifocus,to do,do it,IM等等。

最简单的,那你今天就可以试试看,你把大脑里所有的事务用一张纸写下来,当你能够把它们写下来,你才有机会去分类,然后再按照4D的原则来处理,如果你不能把它们写下来,留在你的大脑里,可能有很多是更远期的事情,有的可能是你过去的事情,有的可能是你的点子,你不能把它们写下来并作出分类,就无法挑选,也无法完成眼下这些紧急或者重要的事情,你就更没有可能去关注未来那些重要不紧急的事务,所以我们今天的总结是两个关键,第一,要把所有大脑里的所关注的杂事,把它全面收集下来,第二,在简单分类之后,用4D的原则来处理,执行,推迟,委托,删除,这一讲我们就讲到这里。

心得:第一,要把所有大脑里的所关注的杂事把它全面收集下来,第二,在简单分类之后,用4D的原则来处理,执行,推迟,委托,删除。同时按照四象限进行分类。我们首先要处理重要紧急的事件,当然还有紧急不重要的事,我们可以丢弃不做或者通过委托,这个大的架构我们首先要建立,不能说我们要关注重要不紧急的事件,就把重要紧急的事件丢弃不做,这是不可能的,你也做不到,所以我们需要尊奉的是,从跑道再到高空的顺序,即自下而上的原则,现在的焦点是要想办法去解决重要紧急的事务。

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