从逻辑思维到文案写作——读《麦肯锡教我的写作武器》

七月第一本

很多人,包括我在内,看到逻辑这一词时,会想到一本书——《金字塔原理》。没错,这本书非常出名,也几乎成了后续大多数描写逻辑思考、写作工具类书的素材。然而,我也知道有相当一本分人兴冲冲地买了这本书,急忙忙翻开从头拜读,但刚读完了两章就读不下去了,最终将之弃在书架上被灰尘覆盖。为什么?因为它实在是太枯燥了。这时候,我们需要寻找适合自己阅读的书籍。

因此,我转而寻找其他的书籍,本书就是其中一本。这本书从逻辑表现力的基本概念“信息”开始讲解,内容涵盖了“如何清楚地表达信息”、“如何设计信息”,以及实践部分的“解决问题的过程”、“故事展开的方法”、“特定格式的文案写作”、“提升说服力的技巧”等。

一、我们一定要清楚理解的“信息”

1、什么是信息?

信息是构成文案必不可少的零件。就像画画要用到的颜料、工具,做菜需要用到的食材和厨具一样。我正在写的这句话,就是构成本篇文章的信息之一。

2、信息如何分类?

信息实质上,可以分为三种:记述信息、评价信息、规范信息。

记述信息指的是不包含判断好坏的信息。比如,“我新买的手机是iphone6系列的。”

评价信息则是包含判断好坏的信息。比如,“这个系列的手机性能很不错。”

规范信息,顾名思义就是有点像咱们在学校时贴在墙上的行为规范一样,表现出的是事物应该有的状态或人应该采取的行动,比如建议。“所以,你也应该去买一部这样的手机”、“上课应该保持安静。”

这三种信息之间有什么联系呢?

记述信息记述的是客观的事实,而评价信息则建立在客观事实的基础上。这很好懂,毕竟我们评价的是一项事物,事物则都有它自己的属性。而做出评价的根据就是“评价条目”和“评价标准”。“评价条目”是指我们作出评价时应该参考的方面,而评价标准则是在这些方面达到什么程度才算好、一般、或者不好等。

继续举个大家都非常熟悉又典型的栗子:例如评价某人的在学校的成绩怎么样。评价条目是什么?就是他的每一门课程,而评价标准肯定就是课程考试的分数标准(60分以上及格,80分以上良好,90分以上优秀),这些都是技术类的信息。根据这些,我们就能判断这个学生在学校的成绩到底是好是坏了。

所以,如果我们希望自己传递信息的对方能够自己做出评价,我们只需要配合对方价值观中的评价条目和评价信息,传递记述信息,就可以了。

而规范信息背后则藏着“行动原理”。有时候,我们很容易将评价信息当成规范信息。比如,父母孩子操心婚事的时候,会对孩子说:这个对象很不错(评价信息),意思就是孩子应该和这个对象试一试(规范信息)。背后潜藏的行动原理就是:不错的对象现在不多了,应该试试,不能错过。

所以同样,如果我们传达了符合对方经验范畴行动原理的评价信息,对方也会自动做出规范信息的结论。

学会如何辨识这三种信息,是逻辑表现力的基础。特别要强调的是,区分信息有个原则,必须是按照信息字面的意思来分类,不考虑信息的正确性。

信息图述

4、信息的主题

与信息相关的还有主题。小时候读课文,老师总爱让我们找出某某段落的主题,还记的吗?不过,这里的主题与以前的不太一样。这里定义的主题,并不是一个完整的信息。它主要标示的是信息的范围。

举个栗子:我们的求职简历。求职简历里面的内容,是信息。而简历的名字,就是这些信息的主题:某某人的个人履历。如果里面仅仅写了工作的情况,那么主题就是某某人的工作履历。

相信这个已经很明确了吧。其实某一部分信息的主题就像一个刚刚好的容器,能够容纳涵盖这一部分的信息。这里要强调刚刚好,太大会给人跳跃感,而太小则只能涵盖部分信息,主题也不准确。

确定某一部分信息的主题也就是一个归纳的过程,从具体的信息中推断出其中蕴藏的本质,是逻辑表现力中非常重要的一个技巧。

二、如何清楚的表达信息?

1、明确主语

在我们的生活当中,我们阅读的各类文字材料,主语缺失的现象非常普遍,这就会造成清晰明了理解信息的困难,甚至会造成误会。

明确主语可以刺激我们思考。在日常生活中,我们可以训练自己找出主语,也即行为者的能力。当我们有了这种思考时,我们会发现更多,甚至找出对方表达上的漏洞。

2、使用逻辑连接词

逻辑连接词按照前后的关系,可以分为三类。这里列举一些我们常用的连接词:

顺承与附加:还有,同时,不仅如此,另一方面,总而言之,如果,假设,或者……

顺承与论证:由于,因此,为此……

转折:虽然,但是,不过,当然,对了……

想要将自己传到的信息清楚地传递给对方,逻辑连接词能明确信息前后的关系,减少对方的推测消化,从而使对方更容易理解和接收。

3、注意表达的具体性

为什么大家需要做具体的事情的时候,都不喜欢冠冕堂皇的指引?因为这一类文件里面充满了太多的抽象词语,就像我们不喜的“官腔”一样。

抽象的东西适合成为理论,而不适合指导具体的行动。例如,“丰富我们的生活。”如何丰富?这时候我们得进一步思考,比如业余时间学一些新技能,周末组织旅游等等,脑海里也能联想了。所以,如果你想让对方明白具体的行动是怎样的,传递的信息里面千万不能满是抽象词语。

因此,具体的信息能激活人的想象,使人了解行动,可以马上去做。

4、如何表达多个信息?

利用分段。分段是以完整的区块传达单一的信息,就像我这篇文章一样,其实每个小标题下面的段落基本讲的是一个内容。所以,逻辑结构清晰的文章里,信息之间一定不是混杂不清的,每个区域的信息要表达什么,一定是一致的。不同的分段之间才适合描述不一样的信息。

例如,即兴演讲有个组织语言的架构,PEP(point,eg,point),先说观点,然后举例说明,再重申观点。这三个段落加起来就是一个分段的内容,描述同一个信息(即自己的观点)。

三、经典的设计信息的方法

1、金字塔结构

典型的金字塔结构分为两种:并列式和直列式(下图是从书中摘取)。金字塔结构最关键的一点是每一层级的内容都应属于同一级别的信息。

两种金字塔结构

我们常见常用的金字塔结构是第一种,即第二层的信息是并列的。而设计文案金字塔的方式有两类:由上而下和由下而上。

由上而下,可以使用理由法和详述法。比如,主要信息是我喜欢养狗,那么关键信息可以是为什么喜欢养狗的三个主要原因,再下一层则是每个原因背后理由的描述。这是理由法;主要信息是某某人很伟不错,关键信息层则写这个人的几个优点,再下一层再详述每个优点是什么。这就是详述法。

由下而上则可以使用结论法和摘要法,其实就是与上面两种方法反的过程。结论法,不断从下层内容推出上层内容(即结论),摘要法,不断由下层内容向上层萃取事物的本质(与提取主题相似)。

四、解决问题的步骤

1、解决问题的第一步:发现问题。

问题是什么?

问题,就是现状同期望之间的落差。现状没有期望的好,想达到期望的状态,所以产生了问题。

问题的类型有哪些呢?

问题的类型按照内容基本可以分为三大类:恢复原状、预防隐患、追求理想。

恢复原状型:比如,自己的手机坏了。想要修好就是想恢复原状。

预防隐患型:比如,广州人民夏天常常需要预防登革热。也就是现状OK,但以后可能出现问题,需要预防。

追求理想型:比如,我想升职。现状并没问题,但是想变得更好。

有时候,一个问题常常会包含多种类型,我们要根据有问题的主体来判断其主要问题是哪种类型,其余是次要的。

2、解决问题第二步:设计课题。

每种类型的问题,有不同的课题。与金字塔结构结合就是,问题是主要信息,每种课题则是关键信息。

恢复原状型:状况掌握、分析原因、应急处理、根本措施、防止复发。

预防隐患型:假设不良状态、诱因分析、预防策略、发生时的应对策略。

追求理想型:想要的理想状态、资产盘点、实施策略。

有时候我们并不需要所有的课题,这个时候我们只要确定问题所需要解决的关键课题就行了。例如我们常看的网络事故新闻,多数问题应该是恢复原状型。媒体最先报道的是状况掌握和应急处理课题,即事发现状和现场采取的措施。后续可能陆续报道分析原因课题,即事故发生的原因是什么。

3、解决问题的第三步:列举替代方案。

即列举核心课题的不同选择。例如,分析原因,可能有原因A、B、C,采取的措施有1、2、3、4等等。

4、解决问题第四步:评价各替代方案。

这个时候,我们需要用上前文提到的评价根据了:评价条目和评价标准。找出每种核心课题替代方案评价的评价条目和评价标准,进行比较,得出最优。

这里必须要提醒,除了评价好处,风险评价也不能省略。

5、解决问题第五步:实施解决策略。

不管什么样的策略,大体总结起来,也就五个步骤:解决期限、选定要实施的项目、培训或学习知识及技能、制作实施进度表、修正期限及开始行动。

实施过程中,人的因素是主导因素。如果人的执行力不够,解决方案便无法完成。所以在整个的实施过程中,一定要做好沟通及培训工作。

五、用SCQOR法展开有说服力的故事

这里介绍的故事展开流程为:S(situation,设定状况)→C(complication,发现问题)→Q(question,设定课题)→O&R(obstacle&resolution,克服障碍、解决收尾)。

(这个方法和李忠秋老师写的《结构思考力》书中讲故事的方法类似。情景→冲突→问题→答案。李老师的书中描述可能更加符合中国人的认知方式,可以类比阅读。)

S设定状况:要介绍故事的主角以及其现在所处的稳定的状态,以及故事要涵盖的范围或领域。主角必须是可以采取某种行动的主题。比如人或公司,如果你讲的主体是根木头,那我猜想你肯定是要讲童话故事了。主人公一直以来是一个什么状态呢?比如我们熟知的故事:从前有座山,山里有个庙,庙里有个老和尚在给小和尚讲故事……,这个描述就相当于设定状态了。

C发现问题:也就是根据我们文章中第四点,找出主人公现在所面临的核心问题。这里的问题必须符合主人公一方心中问题的排列,因为我们想的问题不一定与对方的认知一样,如果按照我们自的选择,很可能让对方听不进去,毕竟我们想解决的问题并不是他最关心的。

Q设定课题:确定了核心问题之后,我们就可以根据核心问题所涵盖的课题,找出核心课题。确定了这一步,我们也就确定了接下来O&R的展开方式。

O&R:克服障碍和解决收尾:按照我们第四步解决问题的步骤,此时我们会省略列举替代方式及评估方式,直接跳到应对措施,以及最终解决的结果。如果有必要,也可以写一写主人公是怎么纠结地思考和判断,最终确定解决办法的。在R结尾部分,要简洁有力,有时候,也可以附加一些题外话,告诉读者后续还有信息传达,很典型的例子就是“欲知后事如何,且听下回分解”。

根据这个逻辑展开我们的故事。

如果是商用文案,最好先说出最终结论,一开始就讲重点。这里讲个小故事。在我毕业那年夏天,在频繁地参加招聘会、进行面试后,有公司给我回电话了。该公司的招聘人员这么跟我说的:“您好,我是某某公司的招聘经理,经过我们的笔试、面试,综合某某某方面的……(此处省略1000字)”就在我一直听不到结论,以为他说这么多是要拒绝我的时候,他来了一句:“我们决定录用你。”因此,先讲结论,可以让对方安心接收信息,不至于一路猜测结论是什么。

感受一下,如果是在工作上,我们对上司这么讲述我们工作相关的故事,是不是肯定会以被打断收场——“你到底是要说什么?!”

而提升平日生活中规范信息及评价信息的说服力,要从对方认可的行动原理、评价标准和评价条目入手,如果我们找到了对方思维中的这些内容,就可以更加轻松地说服他人。

本书的主要逻辑架构就建立在这些逻辑模型之上。

总结完成。现在让我们一起来训练自己的逻辑思考力吧!

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