今天要发几个会议通知，突然意识到一个问题。
单位人数太多，即使挨个科室打电话，也有几十个科室。另外，还有几十个领导需要单独打电话。
又因为临近下班，工作人员虽没有明说，但压抑还是写在脸上的。
对于一个大单位来说，这是常态性的工作。但很明显，这也是一个机械性的工作，而机械性的工作都是可以用工具、用技术去处理的。
对于发通知，不少单位依托自己内部的系统平台建立了短信收发系统，这是最直接的方法。
但对于没有这种系统，或者没有预算开发这样的系统的，负责公文传送的人员可以将单位通讯录全部导入手机，并按照最细的分类方法将所有人进行分组，比如领导一组，各科室主任一组，中层领导一组等等。这样只需要将通知内容提前编辑好，按参会范围将内容分组发出去即可。既快速，又不会有所遗漏。
短信末尾一定要加上一句话：收到请务必回复。然后，待一个小时过后，看看还有哪些单位、人员没有回复，再挨个打电话进行通知。时间长了，人们养成这样的意识了，电话就会越来越少，效率越来越高。
第三种方法，现在很多手机APP软件都开发了相应的应用，可以找一下相应的应用在单位内部进行推广。目前，部分单位也采用了这样的方式。
上述方法应用场景为时间较为宽松的通知，大部分通知也是如此。对于紧急通知，如紧急会议等，还是以一对一打电话的方式为主，短信通知为辅。既及时通知到位，又将通知内容完整的告知对方，方便二次查阅。
