进入跨境电商公司三年了，主要还是做仓储系统相关的需求，也接触到一部分采购的方案。但我一直以为公司没有做采购计划，都是每天出备货需求，采购员根据需求下订单给供应商，然后供应商安排回货这种模式。
但今天在内部讨论采购系统和备货系统交互的一个方案时，聊到了采购计划和分批下采购订单这种模式。也重新梳理了采购计划相关的业务逻辑和系统方案，分享给大家。
先说个直观的案例吧！以前我做仓库运营时，仓库需要采购一批摄像头，因为以前没有合作过相关的供应商所以我们从开始接触供应商，实地考察供应商，到最后发标书给供应商。其中，让我印象深刻的一点，我们当前只需要100多个摄像头，但从全年来看，可能需要1000个左右。我们给供应商的标书上就会详细标明，计划年采购量1000个，然后有预计每个月要多少个，但实际上供应商送货还是以后续的采购合同为准。在这里，这1000个数量就类似于采购计划，而后期每次实际送货都是一个个采购订单。
传统企业每年或每半年都会制定销售计划，而这些企业在和供应商签合同时，也会根据年，季度等更长周期的销售计划作为采购计划，来获得更有竞争力的价格，也可以让供应商提前备货，但又不需要企业承担过多的库存占用资金压力。
但跨境电商企业产品生命周期更短，销售变化更迅速，销售计划可靠性也更低。那么，采购计划就不适合跨境电商吗？
也并非这样，跨境电商的业务也有其独特性，比如海外仓发货，备货到海外仓的周期决定了海外仓的安全库存，决定了资金压力，而采购计划的方式能够让供应商快速响应，及时交付。
说了这么多偏业务模式的内容，那么，跨境电商企业应用采购计划时系统方案该如何设计呢？
首先，备货系统需要增加更长周期的销售预测功能，并支持人工创建采购计划。在经过人工或系统自动审核后，得到最终的采购计划，传输到采购系统。
其次，采购系统接收到采购计划后，同步给供应商知晓，以提前安排生产。
最后，备货系统每天计算备货需求后，正常同步给采购系统，而采购系统来判断需求是否在原来的采购计划中，如果是，则生成采购订单给供应商，同时，在采购计划中记录已下单数量。如果采购需求没有在采购计划中，则直接生成采购订单。生成采购订单意味着要增加订货数量的库存，而这部分库存则又会在备货需求生成时应用。
再说说我们现在的设计逻辑，人工生成采购计划，而采购计划要分批次转化为采购订单则需要备货人员线下找到采购人员下单。这种方式过于依赖人工且效率低下，导致采购计划在公司应用较少。
但从业务诉求来讲，采购计划对供应商提前备货，对提高交付，对约谈价格等都能起到正向的作用，还是需要更加合理规范的业务流程和系统方案支撑。
