工作中的会议是非常高频的工作,所以需要对会议纪要进行重视
掌握推进工作的主导权
❤️行动导向:明确行动。
会议纪要要导向的行动是什么,是会议上形成的共识在会后能落实。
❤️会议纪要的用户是谁?会议纪要要让人看得懂,还不产生歧义。
会议纪要是要写给参会人看,让参会人确认,然后再作为他们会后的行动指南。除了参会人,没有参会的协作者也得看,他们后面才能更顺利地配合工作。
❤️默认公开原则:我们会议纪要得做好证据留存,方便后人来查阅
重要公式:会议纪要=会议信息+共识+行动清单。
会议信息
❤️会议议程、目标、参会人:会前解决。
❤️判断标准:未来的行动。带着目标来听,就会对会上所有的发言都有了判断。
❤️反问:
这个会议到底是想要解决什么问题?
有什么是我可以提前准备的?
❤️会前准备信息
时间、地点
会议的议题
参会人
会议需要提前了解的资料或者背景信息
参会中,怎么做会议纪要
❤️记笔记方法:康奈尔笔记法
一张纸,一分为二,左边窄,右边宽。那用这个方法怎么来做会议纪要呢?左边,你可以记录关键词,它可以是待解决的问题,也可以是重要的观点。右边,你记录跟这个关键词相关的重要信息,比如要做的行动,形成的重要的决策思路等。
共识
❤️听的过程中找两类信息:
第一类很明确,就是那些需要在会后落实的行动。
第二类,我们要让这个会议纪要穿越时间也不变形,那结论、观点我们就得给它补上必要的背景信息,让它离开了会议这个高语境,后面的人也能准确地理解。
❤️例:CEO说了一句话,“这一次咱们要打好品牌认知战。”
“打好品牌认知战”这么一句结论,在会上大家都能理解,但是如果放到会后,其他的促销项目看到了这句话,不管他是在解决什么样的问题,直接就拿去用了,就有可能导致错误的决策。
正确
先确认共识:打好品牌认知战
再补充背景:2020年的“双十一”因为只关注了销量,所以忽视了品牌,最后导致了销售后续的乏力。
❤️例:探鱼的老板分享了一个他很重要的成功经验,就是他们只用两斤大小左右的鱼。
需要思考,为什么探鱼只用两斤大小的鱼,那是因为它要让全国的门店都能做到口味一致,标准化。但是如果我只开一家店,我可能就得卖大鱼,越大越好,把大作为我的特色。
❤️练习:务虚会或者头脑风暴
在会上,你老板说:“根据我们上半年的日活数据,我对下半年的流量转化不是很乐观。”
对方老板就说:“我同意。但是我还观察到一个现象,虽然日活的数字普遍不行,但是渠道投放的收益还是不错的,很值得我们继续投入。”
会议纪要要怎么记
A. 对方老板同意了咱们家老板的意见,那就把咱们家领导的话记下来就行了。
B. 两种观点都记录,并且要写下他们的判断和依据。
解析:B,虽然短短两句话的交锋,但是它有两个不同的层次的信息,我们都要记录下来。如果你用清单体来记,那你就可以两个观点各写一条。
❤️对于那些推进会上出现的非共识,你可以把它当作一个待解决的问题,也可以把它写成一条行动清单记录下来,比如这个问题需要什么时候解决,谁来解决。
行动清单
❤️一个会议纪要,什么都可以没有,但是必须得有行动清单
❤️行动导向要点
凡是行动,必有起止,要有明确的时间。
凡是执行,必有结果,要有明确的交付标准。
凡是结果,必有赏罚,要有不完成的代价和完成的好处。
❤️一条行动要包含这几条内容——谁,做了什么,Deadline是什么时候,交付的标准是什么,赏罚结果是什么
❤️例子:
错误:下周完成活动晚宴的餐点供应方案。
正确:@运营部李总,于2021年 3月3日(下周三)14:00前,完成初版活动晚宴的餐点方案。方案需要附上用餐人数和预算表,供周四项目会议讨论。备注:可参考去年年会的餐点方案。
❤️如果两个人的行动纠缠在一起了,那我们也可以分两条来记
❤️行动=谁+做了什么+Deadline+交付标准+赏罚结果。重要程度从前往后递减,前面的最重要。如果有的话,最好都有,不同的行动要分开记。
总结
❤️第一,会议的基本信息。我们得做好会前的准备再来开会。
❤️第二,共识的部分。写共识,我们得补充背景信息是什么,这样我们会后才有可能看得懂。
❤️第三,我们要写清楚行动,这可是会议纪要最重要的内容。
One more thing:信息记漏了怎么办?
❤️工具:飞书App
❤️开会的时候,它就能录制会议的音频和视频,还能实时地转文字,就像字幕一样出现。