作者：蒂亚戈·福特
概述：本书以信管法则（CODE）贯穿始终，重点介绍了如何使用PARA系统作为自己的第二大脑、提高表达能力、进而改善工作与生活的一系列方法。书中的重点包括信管法则（CODE）每一环节的观点和操作方法、PARA系统的介绍与操作方法、“半熟素材”的重要性、“思想群岛”的信息组织方法、“海明威之桥”的工作方式、项目启动清单、项目完成清单、每周小结、月度小结。本书最大的特色是给出的建议和操作都非常接地气，完全可以照着本书开展实践，建立自己的信息管理系统。
要点：
1、近期偏差：人们对于某种设想、方案或影响表现出的偏好大小往往取决于时间维度上的邻近程度，而非对象本身的优劣。
近期外界事物的变化影响个人认识，这是人性。一方面要利用第二大脑避免自己受短期事件的影响而摇摆不定、偏离长期目标；另一方面也要考虑这种特点对他人的影响，根据近期发生的重大事项推测别人的倾向，选择合适的时机表达自己的观点，让外界事物产生的影响成为自己说服对方的助力。如何平衡近期事件与长期目标，以lifeOS为例的第二大脑系统可以发挥积极作用，通过日记记录明天的关键事件，在周记中筛选和分类，实现关键事件的持续记录；通过年度笔记制定长期目标，并拆解到月度笔记中；每周对照周度笔记和月度笔记，按照PDCA的原则反思是否需要做出调整。
2、信管法则（CODE）：抓取Capture、组织Organize、提炼Distill、表达Express。
（1）对于“抓取”，福特的观点是“走心”，即“记录下震撼人心的重磅信息并保存在可靠的位置，对于其他内容能省则省”，这种说法比较文艺，也略显模糊，我现在的理解还不透彻，初步理解是福特建议信息的抓取不必循规蹈矩，既不用担心遗漏重要信息，也不用纠结零散亮点打乱结构，只需随心所欲，抓取那些给自己带来快感、好奇、困惑等特殊感受的信息。（2）对于“组织”，福特的观点是“以行动为导向”，福特认为“预先设计一套逻辑缜密、层次分明的文件夹体系”是一种“听上去诱人”但是“极为费时费力”、不具备可行性的方式，这确实与我以前的经历比较相符。我曾多次尝试设计“完美”的电脑文件管理系统和笔记管理系统，但无一例外地以失败收场。失败原因一是预先设计的文件夹体系实际上不可能完全覆盖所有场景，总会存在模糊地带；二是文件夹层次过多，每次要找文件夹就很麻烦，削弱了日常使用的体验感，时间长了就无法坚持使用；三是没有设定合理的“缓冲区”“整理时限”和“回顾计划”，导致文件大量堆积在桌面或者周转区，而一旦存入文件夹，就极少再打开使用。至于“以行动为导向”，福特的解释是“聚焦眼下正在进行的各种项目，在处理新项目的时候要充分考虑实用性，‘这一信息对于推进手头的项目将会有何助益’？”，要注意，这里说的是“正在进行的项目”，而不是“所有相关的领域”，也就是说，只有跟活跃项目相关的信息，才值得被“组织”，这样才能真正形成“有真实交互的链接”，而不是“机械的堆砌”，这种观点其实可以类比“断舍离”的思想，一些“可能以后有用，但是说不准什么时候有用、也说不准怎么用”的信息，就像是家里老人舍不得扔掉的“以后可能有用的破烂”，肆意堆积这样的信息会影响整体的条理性。叔本华说“不加思考地滥读或无休止地读书，所读过的东西无法刻骨铭心，其大部终将消失殆尽。”不能滥用“领域”，一股脑地将所有信息往对应“领域”里面扔，会导致“领域”变成“有用垃圾收集箱”，让人没有打开的欲望。要将“领域”拆成一个个的“项目”，每一刻都集中精力于某几个具体的项目，与当前项目无关的信息，即使可以放入某个“领域”，也要克制，先暂存到“抓取”环节，等到启动相关“项目”，再进行“组织”。（3）对于“提炼”，福特将其与“组织”和“联想”放到一起来论述，只有“去粗取精”、“提炼核心思想”，才能让我们在后续的时间里快速掌握某个信息的重点内容，进一步将更大范围的信息“链接”起来。在“提炼”时，福特建议带着这样的问题“如何记录才能够更好地帮到今后的自己”，“我为什么要记录下这些，我此刻的想法是什么，我的关注点在哪里”，使“提炼”后的信息“易查找又易理解”。（4）“表达”是前述所有活动的终极目标。我们往往将精力局限在信息的被动积累而非主动运用上，应该将自己的时间和精力从信息摄取转向信息创造。知识只有在使用中才能发挥价值，个人也只有在不断的使用知识、输出观点中建立自信、提升综合能力。
3、PARA系统：一种重行动、轻分类的信息组织法。
PARA是福特针对Organize过程提出的一种分类方法，区别于传统方式根据知识本身性质进行分类的方法，PARA系统关注的是知识的使用人，也就是“我”，这体现了一种实用主义思想，知识在与“我”的互动中产生价值。按照福特的定义，所有信息都可以被划入“项目”“领域”“资源”“存档”这四大类别中。其中，“项目”的特点是具有明确的执行周期和目标结果，一般来说建议执行周期不超过三个月，否则就拆成多个项目，把三个月内希望达到的目标作为当前项目；“领域”指的是没有明确结束日期、需要长期坚持的事项，“虽然没有具体的目标，但每个领域都有需要坚持的标准”，这是衡量该领域是否健康发展的依据，也是持续改进的方向；“资源”的定义相对宽泛，所有感兴趣，但又不属于“项目”或“领域”范畴内的主题，都可以归入“资源”；“归档”指的是原先属于其他分类，但目前处于闲置状态的信息，包括完结或取消的项目、不再介入的领域、边缘化的资源。
4、提炼：萃取本质。
福特提出，记录笔记就像是向未来的自己传递信息，在组织笔记时就要思考如何让未来的自己一眼产生兴趣。笔记的关键在于“可见性”和“相关性”，其中“相关性”需要将知识放入合适的PARA文件夹，将知识与“目标”结合起来；“可见性”则需要“提炼”，言简意赅、直奔主题。这里的思想跟《金字塔原理》有相通之处，读完知识管理相关文件后，要再读《金字塔原理》。
截图是福特给出的“渐进式归纳法”的示意。需要注意，一是在“抓取”的时候就只需要截取关键内容，而不是将整篇文章保存下来，为后续步骤提供便利，不过要记得附上原文链接；二是在闲暇时通过加粗的方式掌握整段文本的核心；三是如果文章篇幅较长，可以在加粗的基础上进一步凝练重点并高亮；四是只有在极少数情况下，对于一些极其特殊和有价值的信息，才有必要制作纲要。以下是作者给出的示例，具备一定的参考价值。
5、表达：成果展示。
表达是知识重新组合、为“我”发挥价值的必经之路和最终目的，福特推荐在日常生活中积累“半熟素材”，而不是每次从零开始。这种不重复造轮子的理念是常见的，不过他对这种方式的分析有可以借鉴之处：好处一是强化专注力，每次只专注于其中一个素材，解决注意力分散的问题；好处二是工作时间更加灵活，可以利用小段时间逐个处理素材；好处三是可以针对每个素材提前征求意见，提高素材质量，而不是等最终作品完成后、难以调整的时候再征求他人意见；好处四是“半熟素材”积累得多了，生成新作品时就简单了，把手里合适的素材进行拼接，就能形成不错的作品。关于“半熟素材”的类型，福特列举了5种：干货笔记（经过归纳总结的）、落选素材、过程性文件（历史项目产生的）、最终成果（历史项目产生的）、他山之石（由团队成员、上游厂商或客户所创造的知识资产）。需要注意的是，在积累“半熟素材”时，要写明来源，在使用这些材料时，也要注明出处。
6、创新：厚积薄发。
福特提出，创新是一种从“发散”开始，走向“聚合”的过程。“发散”指的是收集足够的素材、研究探索、激发创意，“聚合”则是缩小范围、权衡取舍、表达主题。对应到信管法则，抓取和组织属于“发散”环节，提炼和表达属于“聚合”环节。福特提出了3大策略，一是“思想群岛”，也就是将“半熟素材”看作一个个岛屿，用“双链”的方式将这些素材连接起来，形成大纲和作品，并辅以“渐进式归纳法”，将合并后的材料进行加粗和高亮处理；二是“海明威之桥”，指的是不要在某一个阶段耗尽自己的全部精力，而是要留出时间的精力，规划出后续阶段的计划，在笔记中写下“下一步的想法（在某一工作阶段结束前夕，写下你认为下一步可能采取的措施）”“当前的状态（包括当前最大的挑战、最重要的未决事项或是你所预见的某些阻碍）”“易被遗忘的重要信息”“下一阶段的工作目标（下一步计划、待解决问题、某个关键目标）”，意思就是主动把工作停在一个可以快速启动的地方，留好关键信息，便于下次开始时快速进入状态；三是“压缩范围”，指的是要根据客观条件把目标压缩到可控的范围内，既不应等待所有准备完全就绪后才启动，也不该为了达成更好的效果而无视deadline，要在deadline内裁剪目标，将这些优化放到后续的计划中。
7、制定项目清单：项目启动清单和项目完成清单，让知识产生“复利”。
福特的项目启动清单和项目完成清单具有非常强的参考价值，我将进行关键摘录，并将其做成lifeOS中的模板。
项目启动清单：一是记录有关该项目的现实想法，自己开展头脑风暴，并将所有的想法统统记录下来，这一步骤不怕混乱，是为了用好自己的潜意识和发散思维，把所有的随机思考、潜在问题和对策、横向联想和外部建议等都记录下来，在头脑风暴时，可以采用这些问题来提示思路“我对该项目了解多少、我还需要了解哪些信息、我的目标或意图是什么、我可以向谁征求意见、我可以借鉴或听取哪些想法”；二是检视可能包含相关笔记的文件夹或标签，寻找与新项目相关的信息，快速通读这些笔记；三是全盘搜索相关术语，找寻可能错过或者遗漏的笔记，自己积累的材料比互联网上的肤浅内容更有帮助；四是移动或标记相关笔记至项目文件夹，也就是第二步和第三步中的相关笔记；五是撰写笔记大纲和项目方案，将所有素材加以整合（“思想群岛”），并构建一套逻辑清晰的行动规划以明确后续任务。在行动规划层面，福特提出了4个建议，也具有很强的参考性：一是回答先决问题（你希望取得何种收获？最大的不确定性或问题是什么？最可能导致失败的因素是什么？），二是与利益相关方的沟通（向你的上司、同事、委托人、顾客、股东、承包商等一一解释项目概况和重要性），三是定义成功标准（该项目的成功要件是什么？最低目标和拓展目标分别是什么？）四是正式启动（组织一场通报会，确定预算与时限，将目标任务传达给相关人员并确保所有人明确各自的职责。根据经验，一场充满仪式感的启动活动具有十分积极的推动作用，即使对单人项目来说也不例外）。
项目完成清单：一是标记项目为完成状态；二是划除项目目标并移至“已完成”列表；三是重温“半熟素材”并移至其他文件夹；四是移动项目文件并加以归档；五是对于暂时搁置的项目，在归档前添加一条记录当前状态的笔记，以要点的形式描述项目最新进展、推迟或取消的具体原因、参与人员及其职责、从中吸取的经验教训等，以此作为“海明威之桥”，确保可以随时唤醒该项目。对应项目启动清单，还有一些动作可供参考，有利于积累经验、凝聚团队：一是回答先决问题（你取得了何种收获？哪些事情做的不错？哪些还可做得更好？今后可做出哪些改进？），二是与利益相关方的沟通（向你的上司、同事、委托人、顾客、股东、承包商等通报项目完成状态及相关成果），三是评估成功标准（该项目的目标是否达成？判定成败的依据为何？投资回报率是多少？），四是正式结束项目并开展庆祝（做好发送邮件、发票、收据、反馈表、文档等收尾工作，与团队或合作者一道庆功并享受满足感）。
8、每周小结和月度小结
每周小结是为了定期清理以防过载，月度小结则是为了定期反思以强化认知和掌控力。
福特给出了很好的范例，值得参照学习，充分掌握后，再行调整。
周度小结包括5个部分，一是清理电子邮件收件箱；二是检查日历；三是清理电脑桌面；四是清理笔记收件箱，这里面包含着前三道清理环节的各种信息以及过去一周收集的笔记，需要注意的是，这一步骤只需为每条笔记添加提示性标题并移至合适的PARA文件夹中，而无需重点标记和深挖内容，也无需考虑任何相关性；五是确定下周优先事项，对待办事项进行汇总，排列优先级，明确下周的优先事项。
月度小结是对目标优先级及整个系统的反思和调整，也包含5个部分，一是对目标进行评估和更新；二是对项目列表进行评估和更新；三是对责任领域进行评估，并评估是否需要在某些领域做出改变或采取行动，这种反思往往能产生新的行动项目或笔记；四是对待办任务进行评估；五是对优先事项进行重排，有些上个月看起来至关重要的事项，下个月可能就无关紧要了，反之亦然。
