开会，是在日常的工作中经常遇到的场景，尤其是管理层，可能每天都会有一个会，因此高效地开好一个会就显得尤为重要。

高效开好一个会的关键在于会议前的准备及会议中需要遵循的原则。

一、会议前的准备

会议前的准备需要做四件事，会议背景同步、会议内容准备、会议信息同步及会议环境准备。

1.会议背景同步

会议背景是指参与这个会议必须要知道的由会议主导人员达成的一些会议共识，最常见的就是项目会议中的包含的业务逻辑、基础认知及相关概念。

业务逻辑是指一项业务具体的操作及流程，项目是服务于业务的，只有清楚了整个业务逻辑才能听懂项目会议的内容，因此在会议前需保证参会人员都了解了业务逻辑。关于业务逻辑有个比较好用的工具——process on，能够很方便的制作业务流程图，标识清楚各项主体之间的关系，能够很形象地向他人展示出来。

基础认知是指项目会议中涉及到的与业务相关的对象，需解释说明清楚每个专业名词的背后含义，比如比如一项业务中会涉及到人为命名的对象，这个名称代表的含义需与参会人员同步，给参会人员建立统一的认知。

相关概念是指项目中需要持续同步的信息中包含的一些概念所代表的含义，比如在进行项目会议的时候，需要评估项目的健康程度，那么在负责人评估前需将健康程度的名词及对应的标准传达给负责人，并在项目组内达成共识，让大家的理解水平在同一维度。

2.会议内容准备

会议内容的准备即会议中需要同步或者讨论的、与项目相关的信息，需要提前以简报的形式同步至参与人员，提前了解哪些信息是需要同步的，哪些信息是待定还需要讨论的，哪些细项进展顺利，哪些项存在比较大的问题，这样做的目的是便于在会议中能有所侧重的进行。

简报内容的收集一般在会议前2小时进行，收集前需制定标准的简报模板，并备注好简报填写的标准及样例。

关于简报内容的收集有时候会遇到项目组成员填写的速度慢，或者填的内容比较零散的情况，因此需要在收集各部门信息的时候，将需要各部门汇报的信息列好最上层的维度，相关的负责人只需要根据维度填写最新进度即可，也即需要在最大程度上降低对方思考的难度。

收集完简报之后，如何呈现也有个小技巧，关于简报中存在的严重问题需要用不同颜色的字体进行标注或者加粗，目的是引起相关人员的重视，能够让参会人员以最快的速度抓住简报的重点。

3.会议信息同步

收集完会议内容之后，需要同步会议相关的基础信息，包括会议时间、会议地点及会议注意事项。

会议时间的确定需要综合考量参会人员的时间，如果是人员较少，可一一与对方私下了解空闲时间，如果人员多的情况下，可以先假定一个会议时间，发在项目组群里，征求大家的意见。当然如果是必须开的会议，需要参会人员以该会议为重，则敲定时间通知即可，这种情况较适用于临时性的会议。

会议地点的敲定之后别忘了提前预约会议室，避免冲突的情况。

另外一个，在敲定了会议时间和会议地点之后在群里同步的时候需要艾特所有人，保证所有人都能够看到信息。

4.会议环境准备

会议环境的准备主要是指会议现场环境及会议所需工具的准备。

如果会议内容比较私密，需保证会议现场的隔音效果是OK的。

会议所需工具一般需要准备白板与白板笔、投影仪的连接、录音笔的准备等，如有线上人员参加需提前5分钟测试双方的网络环境是否良好。

参加会议的时候主导人一般提前10分钟到会议室，同时会议前5分钟再次提醒相关人员可以移步会议室参会了，避免一个人迟到而浪费其他人的时间。

二、会议中遵循的原则

所有的准备工作都是为会议本身做准备的，而高效的会议需要遵循以下几个原则。

“挨个点名”原则

 会议中在进行进度同步的时候，会议主导人需牢记按照部门的顺序逐个讨论每个问题，一个问题讨论结束有了结论之后再继续下一个问题，切记将相关的问题都同时拿出来进行讨论，这样不仅容易降低会议效率，还得不出结论，会议效率就会变得很低。

此外，非关键性的、只涉及个别人的问题适合放在会后去讨论，避免占用所有人的时间。

“挨个点名”的原则能够集中所有人的注意力，并将大家的注意力引导到同一个问题上，顺着一条线进行下去，集中讨论与决策，从而提高会议效率。

“我问你答”原则

当遇到表达逻辑不会很清晰的发言者的时候，会议主导人需站出来主动帮他理清表达的思路，最好的办法就是“一问一答”，会议主导人通过问问题的方式，引导发言者进行补充，这样下来能够以最快的速度表达清楚，而且能够有逻辑地表达，当然前提是会议主导人自身需要有比较强的逻辑思维，才能更好地引导大家去表达。

采用“一问一答”的方式原因在于，每个人的表达方式和表达逻辑不尽相同，需尽可能避免因个别人跳跃式的表达而让参会人员脱离重点，一问一答的方式能很好地提高会议效率。

“二次明确”原则

“二次明确”的原则要求会议主导人在接收了发言人表达的信息之后，需要与发言者进行二次确认，确认的方式即复述给发言者听，并向其确认。由于语言表达的过程中从发出者到接收者之间存在一个理解的过程，很可能会出现偏差，而确认信息接收者是否已理解的最好的方式就是复述。

“有迹可循”原则

当会议节奏相对比较快的时候，做会议记录就成了一个难题。如果怕遗漏部分信息，那么录音是一个不错的选择。在一些重要的会议上，都要养成录音的习惯，可以买个比较好的录音笔，能够很方便的记录信息。如果觉得没必要，手机录音也是完全OK的。

录音的目的在于，人的短时记忆容量有限，而录音能够记录会议最原始的信息，方便查漏补缺。

“适可而止”原则

“适可而止”原则要求会议的时间不宜太长，会议主导人要时刻谨记会议重点，以免在会议中被其他人带偏。

会议时间太长的副作用在于容易让参会人员产生脑疲劳，人在脑疲劳的情况下，理解信息的能力是非常低的，会议的效果就会大打折扣，这是非常不明智的做法。

一般会议的时间需控制在1个小时以内，一方面人的大脑能够保证在这一个小时内保持兴奋，以最快的速度理解会议上传递的信息，另一方面会议信息不至于太多，方便参会人员消化。

做到以上五个原则，就离一场高效的会议不远了。