休假时,如何更好地让人backup你的工作

晚上要出国旅行一周了,今天早上要把所有的工作流程再核对清楚,方便backup的同事在下午“实战”,我在一旁确认交接效果。

上周开始陆续整理自己的工作流程发给同事,几经修改,实实在在感受到一句话的真谛:自认为熟悉的事,不是所有的人都能与他人说明白的。

别人不是你,你自认为简单容易的,可能对他人而言是不简单的,何况不在同一起跑线,你很熟悉,他人却很陌生。你不能只顾着讲,重点是别人能听得懂你说的,能理解到,并做出正确的结果。

作为本部门最多次backup同事的员工,满满的经验与你分享一下,重点就三个。


首先,给出最大的确认范围

啥意思?人家要在做好本职工作的情况下,还要兼职完成你的工作内容,没有最大限度地确认好所有能确认的backup工作内容,你回来上班时会面对身心疲惫的同事的抱怨。

记录下每天的常规工作内容,基本是重复做的具体事项。尽可能细致,可能周一做的常规内容和周二的不一样,按类别整理出,说清它背后的逻辑——为何做这项工作内容。

记录下工作可能遇到的突发情况,一项工作会有对应的分工合作部门,难免在某一个流程上会出现人工或系统的错误,整理出详细的issue事例和解决方案。现有issue list外的特案,请给出求助方案。

接着,做好最细致的提前备份

建议用微软的OneNote做工作流程。页面可以无限延伸,无格式框架,随意调整,自动保存每一次编辑(不怕突然当机而保存失败)。竖式Page的设置,方便查看,每个Page可设置子页来分类整理内容,脉络清晰,查看快速。

工作流程要合理分化为具体步骤,自己要先操作一遍,分步截图,详细表达操作逻辑,用不同的颜色来强调。完成后,先给同事讲解一遍,看什么有何歧义,修改到根据图示可正确backup工作。

留好备份,后续不断更新,下次交接更快速。也让自己不时地过一遍工作流程,来优化流程,提升工作效能。

日常工作交流的格式用语、做完常规具体事项的告知信、每日交给老板的报告邮件等都提前写好保存,发给同事,待backup时可直接打开copy。

最后,确认双方交接清楚

最烦听到:我下午休假,有事你帮我backup下。大哥,有多少事?你手头的工作完成了多少?后续有什么需要跟进的事,谁会来联系?

即便休假半天,需要交接的事情也很多。确认好backup的同事是否无会议或外出,否则事来了,找不到人?确认好是否清楚多少工作要帮忙完成,整理好,后续你能快速接收。确认好有突发事件,用何种方式联系你来处理。确认好老板知晓你们完成靠谱的交接,最好留邮件附上交接细节。

谁都不是心甘情愿地做两个人的事,交接清楚,明示每个人的责任,有助于工作的无断流连接,减少彼此的负担,避免同事间“我以为你都知道”的误会。


以上希望对你有所帮助,倘若你也刚好需要休假。

好了,旅行归来,应该能看到同事的笑脸,我们的交接很清楚详细哦。有任何不足,我会改进,这样才有下一次愉快休假的机会。

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