我不知道大家有没有这样的经验：你明天要在一个客户会议中做汇报，议题是关于未来一年的合作计划，谈成的话，订单就八九不离十了；为了这场会议，你已经准备了一个星期，昨晚你还熬夜把它调整完美。
之前你学过一些PPT的设计技巧，坦白说，你的PPT已经在90分的水平了——结构合理，画面悦目，图表做的一丝不苟，看得出来是用心之作。
在今天的会议中，虽然几位客户聚精会神的听了一个小时，在汇报之后也提出了几个问题，可是你感到他们好像有些事情欲言又止，谈话没办法触及到深处。然后，时间到了。。。。。
我想带出的问题是：你把很多精力放在PPT上，多大程度获得你想要的效果？
这不是一个“有或没有”的问题，PPT有它独特的作用，在展示图片和数据图表上，非常有效；所以，我的意思是，假设你花了20个小时来准备这份PPT，它给你带来多大的回报？有没有其他办法，可以用更少的精力带来更大的回报呢？
我认为是有的。
首先，我们来分析一下，一般开会有什么目的？
1. 汇报
2. 分享信息
3. 收集想法
4. 就某些事项做决定
5. 排列工作顺序和资源分配
6. 情感交流与建立关系
你应该做的不只是设计PPT，而是设计跟参与者交流的方式。
我们希望参与者交流什么？借用Edward de Bono的“六顶思考帽”，我们可以让参与者：
蓝帽子：表达对会议目的、结果、议程、角色、讨论规则等事项的意见
白帽子：分享他们所知道的事实、信息，而不加批判
黄帽子：表达对事情的正面看法
黑帽子：提醒大家事情的缺点、风险
红帽子：表达他的感受、直觉、情绪，而不需要所谓“正确的”理由
绿帽子：发挥他们的创想，寻找其他可能性
现在大家设计PPT的时候，通常只是列出几条问题，然后让参与者回答。这种做法很单调，而且容易被职位高的人“挟持”对话，其他人不敢发言。
其实，跟参与者互动的方式可多呢！
1. 让参与者写便利贴，然后一起贴在白板上分类
2. 在白板上把参与者的意见纪录下来，配以卡通
3. 如果人数在10人以上，分成2-4人一组进行分组讨论，然后全体汇报
4. 预先准备好思考模版，分发给参与者使用（个人或小组皆可）
5. 让参与者用圆点贴纸投票（如：每个人有10点，每一点代表10万预算，让他来分配）
6. 利用图片、模型、道具和乐高积木等物品，来隐喻他们的想法、感受、创意
7. 传递“谈话棒”
我以前要进行大的汇报时，都会好紧张，不停修改PPT，因为有很多问题我不懂怎么做，我觉得自己不够好，我怕有些问题我回答不上。
人的本能是要逃避痛苦，这种不确定性会让我痛苦，我想逃避它，方法是不停改PPT。
其实，唯一的解决方法，是接受这种不确定性：准备会议的时候，预留30%的时间（甚至更多）用来跟大家互动。你会发现，假如大家都参与进来，很多问题会迎刃而解。
你只需要准备几张图，现场随时能手绘，你就可以节省很多PPT设计的时间。
祝你每天上班都像遇到艳遇一样那么兴奋！
