读书 | 笔记提升工作效率

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一提到笔记,很多人也许会觉得现在都提倡无纸化办公,谁还记笔记啊?也许还有一些提笔忘字的情况,哪有电脑记的快。

看了这本书,我特别想把这本书推荐给即将进入职场的学生们,还有那些希望用笔记的方式来提升工作效率的职场人士。

这本书我想从三个方面来进行总结回顾,也希望对即将步入职场的学生们和提升工作效率的职场人士们一些启发和思考。

准备三个笔记本

作者用自己的亲身经历讲述,他做笔记用的三个本。

1- 记事笔记本:随身携带便于随时记录,要用那种方便携带的那种。主要用于随时记录想到的信息,把自己的所想所感的点滴不断记录下来。尤其是异地他乡的时候更能发挥作用。这些信息不是一定都有用,但是有用的就可以转移到航母笔记本上。作者说他用这个本主要两个作用,任务管理和记录灵感。

2- 航母笔记本:集合信息的笔记本,将记事本上有用的信息进行整理归置到这个本上,也利于一天的复盘使用。这个本子我觉得最大的作用归档资料便于查找与复盘,因为较大也不方便携带。

3- 日程笔记本:对自己的行程进行管理,与航母笔记本组合使用。

我现在其实每天对笔记本的使用就用两个来管理,一个是带个文件夹上面基本会用二次纸来记录与当天有沟通与交流的信息,每天晚上会对当天的内容进行整理,以及后面需要跟进和待完成事项放进“趁早”的日历笔记本中(相当于作者说的航母笔记本与日程笔记本的组合)。这样可以让工作不至于被遗漏也方便总结当天发生的事情,自己做的好与不好,可以提升改进的地方。

以笔记本为工具

以笔记本为工具,我觉得对我有触动的三个点子。

3W会议:在做会议纪录的时候,很多人都会记接下来做什么,但很少会清楚的记谁在什么时间做。所以提到3W会议记录法。而这对我来说并不是关键,而是在做会议纪要时根据每个人的发言去设想哪件事该由谁做,然后对比实际最后的决议。看自己的设想与实际决议的差异,这样做不仅提高了开会对自己的乐趣,而且可以锻炼自己的决策力。这一点是我之前没有想过的。

科尔内笔记法:做笔记时把笔记本分成三个部分,一是记录过程,二是记录关键点及疑问,三是对这件事进行总结。不要怕浪费一件事一页纸方面查找与管理。以前其实也看过很多关于如果进行这样记录和整理的方法,但感觉复杂,而这种简单的三分论简单而高效。

创意管理:创意来源来随时随地,将所想到的关键词在便利贴上,一张一个内容写在中间,旁边便于延展记录,在路上的时间可以抽出5-10分钟围绕关键词进行思考,不要抱着总结的目的写,而是脑子想到什么就写什么。

时间管理

这个是个老生常谈的话题,也有很多书讲如何进行时间管理,这个时间管理也有三个内容值得大家借鉴与思考。

3W任务管理:用时间、事件、地点在月历上记录要做的事情,这个3W与3W会议内容稍有不同。

以月为单位安排进度:更加系统和全局,用本子来记录的目的,方便在与人交流时当时就能定下来约定事情的推进与进展,不至于听到“等我回去查查行程再告诉你”这样就很容易时间被拖沓了。

预留“缓冲时间”处理临时任务:很多人觉得自己像个消防员总是在灭火状态当中。其实当你把自己的事情安排妥当,然后在这个过程中设置“缓冲时间”就会解决很多自己想做却不能去做的事情,可能开始做起来比较难,但常期的坚持会让你过得越来越轻松与自在。

我很喜欢作者对记笔记的认知,在职场中的我们不是为了记住某个事件而做记录,而是为了忘记它才做记录,而执行的过程让你把这个转化为能力后更好的忘记它,为自己减负。

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