一、GTD流程图详解

1、GTD流程图详解

why：为什么要讲GTD流程图

GTD流程图是帮助我们清空大脑，让大脑专注当下任务的最好的工具，由此也是个人管理系统最核心的收集任务处理任务的工具。一个任务放入GTD流程走一遭，可以帮助你将这个任务进行拆分并放入适宜的时间和场景中，到期执行即可。

what：GTD流程图是什么

材料：所有一切需要我们处理的事情或者是想法。原则：全收集。目的：清空大脑。以往我们都把大脑当成了存储器，但实际上我们的大脑是一个高效的CPU，善于处理任务而不是存储信息。

工作篮：相当于一个收集箱，将所有材料都放进收集箱中。这里需要确定一个归口的收集箱，如果你每天用于收集的工具有多种，那么每天进行一个归口，将所有任务都收集到doit软件中的收集箱。

这是什么：在做收集时，需要描述清楚这是一个什么东西，因为我们在处理这个材料时很多时候已经和收集的时间间隔了很久，为了便于自己进行回顾处理。

需要采取行动吗：这一步是连接整个流程图的节点。这一步判断是否需要一定周期内采取行动，这个周期因为整个个人管理系统以完成周计划为核心，所以设定为一周。

需要采取行动-是：如果是需要采取行动的，接下来就是将任务拆分为下一步行动。下一步行动的定义是可以立即执行的行动，而且不同的人对同样的任务拆分出来的下一步行动还有所不同。比如点外卖，拆分下一步行动，有的人可能是打开美团，而有的人可能是先确定吃什么类型的东西。如果有多个下一步行动，则需要进行多个下一步行动的规划。（下文doit操作指南介绍）

下一步行动：这个行动可以在两分钟内完成吗？通过一个“两分钟”来衡量这个行动是否立即执行。其中“两分钟”只是一个泛指，表示的是你如果现在不执行这个下一步行动而是重新将其放回收集箱，然后再走一遍这个流程所产生的维护成本。如果这个成本高于你立即执行的成本，则立即执行。如果不能再两分钟内完成，则指派他人和延迟。这里的指派他人不是指我们派他人去完成这个下一步行动，而是我们需要等待其他人来执行这个下一步行动，这个他人可能是你的下级，同事，领导，客户，家人朋友等等。这里的延迟可以分为两类，一类是需尽快完成的下一步行动，一类是需在指定时间完成的，放入日程表。

需要采取行动-否：如果不需要采取行动，则将这个任务进行归类，将来也许，参考资料，垃圾。将来/也许清单是指以后可能会做的事（包括可能会查看的资料），而垃圾箱是此刻你判定对你现在和以后都没有价值的东西就直接删除，参考资料则是以后可以拿来参考的东西。

解释完这个图后可能还是有疑惑，那么从人类最喜欢的一步两步按照顺序来看下GTD到底是怎么运作的。

2、GTD流程图五大步骤：收集 处理 组织 检视 执行

步骤一：收集

收集是整个系统的开端，将一切想到的东西都收集进收集箱，包括计划啊，目标啊，愿望啊，想法啊等等。从时间轴上划分为固定收集和灵感收集。

固定收集是指固定时间做收集的东西，包括，日，周，月，年对应的计划。

灵感收集是指随时随地都在做收集的，因为灵感来得快去得也快，所以最好做好10秒内收集。

收集过程中因为情境不同涉及到的工具可能会有所不同，可分为电子和纸质的，电子的一般会有手机app，比如doit，记事本啊，相机啊，录音机等；纸质的一般会有笔记本啊，便签纸啊，A4纸等等。

因为工具多，所以收集时需遵循一个“归口原则‘。归口原则的意思是所有在不同时段不同工具上纪录的东西最后都要收集到一个工具上来，那就是doit，因为这个是最方便查看的。

步骤二：处理

处理这个环节相当于是把收集箱中各种杂乱的任务通过处理变成非常规则的简单可执行的下一步行动。

通过五个问题来构建处理器。

问题1：这是什么？（what）

问题2；需要近期执行吗？（when）

如果是，则进入问题3，如果否则列入将来也许清单or垃圾箱。

问题3：复杂吗？（how）

如果是，则列入项目清单，通过项目清单分解成下一步行动。如果否，则列入下一步行动清单。

问题4：下一步行动可以在2min内完成吗？（now）

如果是，则立即执行；如果否则进入问题5.

问题5：需要其他人介入吗？（who）

如果需要，则列入等待清单，如果不需要，则列入下一步行动清单。

过程中一共形成4个下一步行动清单，第一个下一步行动清单（A）是后面所有清单的集合，也就是说通过处理流程，将所有任务分解成了下一步行动后，形成了不同种类的下一步行动清单。

步骤三：组织

组织的作用相当于把同类的衣服收纳进不同的柜子，组织的前提是数量多，因为组织也需要耗费时间，如果数量少到能够一眼区分出他们的分类，那么就没有必要进行分类。

组织的分类可有以下方式：项目化；日程；情境；优先级。

项目化:将同一个项目下的下一步行动归类；

日程:将自己对自己的承诺和自己对他人的承诺分别归类；

情境:根据不同情境进行分类，情境的分类一般有物理空间：家里，办公室，外出等；工具使用：手机，电脑，笔记本等；项目化分类：工作，生活，娱乐等。

优先级:依据下一步行动的优先级进行分类，优先级会在项目内和今日代办中划分，也就是说先在项目中划分优先级，再对今日代办的所有下一步行动划分优先级。

步骤四：检视

检视是在时间维度上的收集、处理、组织。

检视分为日检视和周检视，由此与日计划和周计划相对应。

日检视需要完成每日收集，每日处理和每日组织。也就是每日灵感收集，将灵感处理为下一步行动，为下一步行动设置情境，优先级，日程。

周检视需要完成每周收集，每周处理和每周组织。也就是制定周计划，将周计划进行分解导入doit，为下一步行动设置情境，优先级，日程。

日检视和周检视的关系是，周检视是制定每周所有的下一步行动清单，而日检视是往每周行动清单中添加下一步行动，周检视是水池，日检视是进水水龙头，我们的执行就是出水水龙头。

步骤五：执行

执行环节是制定和完成日计划的过程。执行四要素：情境 时间 精力 优先级

制定日计划前完成日检视，然后查看下一步行动清单，预估情境，将适合当日情境的下一步行动放入今日代办，并查看时间是否在今日有效时间内以进行调整。

二、个人管理三大系统

从时间轴上划分为年，月，周，日。左边是时间轴上的总结，分别对应日志，周检视，月复盘，年度成就事件（从日到年）；右边是时间轴上的计划，分别对应年度目标，月计划，周计划，日计划（从年到日）。左右两边围绕计划和总结形成一个闭环，每个环节执行到位的话，整个地球就能正常运转起来。整个地球是目标管理系统，而基于每天行动方面的周计划，日计划，日总结，周检视是最基础也是非常重要的行动管理系统，通过一步步完善行动管理系统的每一个环节，即便是在你没有目标的情况下，也可以大大的提高你的执行能力。有了运转良好的行动管理系统，才能将目标管理系统慢慢地运转起来，所以行动管理非常重要。

第一驾马车：目标管理系统

目标管理负责把控我们前进的方向，分为几个维度：年目标，月计划，周计划，日计划。每一个维度往下分解得到下一个维度。

目标管理的来源一般有工作，业余爱好，技能提升，身体素质，投资理财等等，囊括所有你自己想要做的事情。

第二驾马车：项目管理传统

项目管理负责将目标管理收集到的任务从纵向和横向分解为多个可执行的下一步行动。可以通过纵向梳理流程，然后横向分解每个流程的每个任务。

第三驾马车：行动管理系统

行动管理负责提高我们做事的效率，行动管理的顶端来源于目标管理里的计划，特别是从周计划分解到日计划，计划的数量和质量都需要仔细思考，思考什么呢，自己的时间分数，自己的精力值，每周的场景等，以此来安排周计划和每天的日计划。行动管理的根基是回顾，包括两个工具：时间开销和日志。时间开销提供每日时间消耗的事实证据，日志对其进行记录并据此进行反思，反思我们的计划和执行中的问题。时间开销是日志的通过回顾我们对计划进行调整，然后又回到行动管理这个系统。

目标管理就像我们挑选吃到嘴里的食物，而项目管理就好像牙齿等将食物进行咀嚼拆分，而行动管理则是我们的胃，将被咀嚼后的食物进行消化。如果胃部不舒服，则会进行反馈，那么我们的大脑就会控制嘴切换食物。

三驾马车如何协同运转？以行动管理系统为核心，三个系统并驾齐驱。

行动管理系统核心：

周计划：收集周维度的任务并拆分为下一步行动，根据情景优先级等进行组织。

日计划：以完成周计划为目的，根据每日情景和自身精力，有效利用时间，将周计划产生的下一步行动放入日计划。

时间开销记录：有三个要素，时间、开销、记录。以任务为核心，用统一工具记录完成每个任务消耗的时间（时间 开销）。

日志：进行每日回顾，并选取一个事件进行反思，梳理出可执行的下一步行动。

三、用doit制定计划

收集：

收集箱：可以分为周收集和日收集。周收集是指在制定周计划的时候将所有想要完成的任务全部放入收集箱，日收集是指每日临时想到的任务想法等。

处理：

如图将一个任务加入到收集箱后，接下来点击右键选择转化为项目，转化为项目后，将项目拆分为下一步行动。

组织：为下一步行动选择适宜的情景，确定好后拉到左侧的情景（最必要情景）即可；然后为该项目下的所有下一步行动安排重要顺序，每一个项目中建议只有一个最高重要性的下一步行动。

下一步行动：所有的下一步行动都来自于收集箱中的拆分，这里是所有下一步行动的集合。

执行：

今日待办：以周计划为核心，根据每天的情景、精力、有效时间将周计划拆分出的下一步行动拉入今日待办。

检视（日回顾收集处理组织）：

1.回顾：每日检查当日计划完成情况，若还有未完成的根据任务必要性和完成所需的时间情景等考虑是否放入明日待办。

3.组织：根据第二天的情景有效时间，预估自身精力，安排第二天的任务，将选中的下一步行动拉入明日待办。

4.回顾：完善当日时间开销记录和写反思日志。从反思日志中梳理出的下一步行动放入收集箱中，再进行处理组织。