“法定格式”是公文的基本特征之一。
一篇公文，必须要遵循法定格式的要求。
“法定格式”体现在“通用格式”和“文种格式”两个方面。
在“通用格式”方面，指的是公文的文种、文头、标题、主送、抄送、内部发送、作者、日期、附件、印章或签署、紧急程度、密级以及用纸尺寸、字体规格等。此外，还应包括起草、审核、会签、签发、缮印、用印、登记、分发、底稿保存及存档等程序，有的还需要跟踪督导执行落实成效等。
在“文种格式”方面，指的是某一文种约定俗成的谋篇布局。比如调研报告，必须要有调查情况、研究情况以及对策建议；总结报告，必须要有总体情况、做法体会（问题教训）以及下步打算；通报必须要有基本情况、问题、原因分析以及工作要求等。不同的文种在格式上有所不同，在具体写作过程中可以在提法上有所创新，但内容上有所侧重，但在总的方向上不能有偏差。
需要指出的是，无论是“通用格式”还是“文种格式”都具有极强的强制性。脱离了这些格式，文章不再是公文。
格式要求就是“镣铐”，从事公文写作必须做到“戴着镣铐跳舞”。我反对将公文格式比作“八股文”，更反对以公文格式为由攻讦公文写作。须知，公文必须注重实用性、规范性，“没有规矩不成方圆”， 没有相对“标准化”的文书，又怎样能够提升公文传递效率，准确、及时、有效执行呢？
公文的格式规范来源于历史、文化和传统。
事实上，在人类文明早期，所谓的“文”指的就是我们正在讨论的应用文，或者说是“公文”（当时没有公文概念），以直接的现实作用为根本特征。
原始人类在集体劳动和共同生活中，为相互表达思想，交流经验，便逐渐产生了语言。语言的产生是人之所以为人的重要标志。但语言随风飘逝，而实践活动中有许多事情需要记载，因此，我们的祖先便发明了结绳和绘画的方法记事。这种“结绳”和“刻契”具有备忘、信守、凭证的作用，有的已带有一点公文的性质。随着社会的不断进步和发展，口头语言和结绳记事已不能适应越来越复杂的生产和生活需要，于是便渐渐产生了文字。
在国家形成的初期，仅是遇到重大政治事件或最高统治者进行重要活动时，才占卜，然后将其结果刻在甲骨上，称之为甲骨卜辞，可视之为文书的萌芽。因为这种占卜文书是以王室为中心的，也可称之为官方文书。
殷商时，这种官方文书所涉及的内容很广泛，大自国家政务、战争和经济状况，小至帝王生活、日常天象变异等。郭沫若《中国古代社会研究》所例：“戊申卜贞王田鸡，往来亡灾。王固，日吉，丝御，获狐二”“卜贞从牧，六月”，就是统治者田猎等活动的文书雏形。
《尚书·周书·多士》：“唯殷先人有册有典”。但这些竹木简所编纂成的典册在地下埋藏了三千多年，按郭沫若估计：“恐怕不可能再见了。”但当时已有典册则是可信的。当时还有缣白文书(即书写在丝织物上的文书)，殷代还有冶铸在青铜器(钟鼎、彝器、兵器）上的金文文书。还有极少见到的刻石文书或称石鼓文书。这些文书形式是就其书写(刻、冶铸)所使用的材料的不同而加以分类的。它是公文文书的原始形态。
周朝时，因为国家机关较殷代有所强化，分工较严密，典章制度也较前完备些。反映在公文中，便是公文种类的初步具备，出现了“诰”、“誓”、“盟约”、“书”等类型。
春秋战国末期，因当时的社会改革进程加快，所以法令性文书增多了，出现了反映各国兼并活动、反映错综复杂的斗争的新文书种类——檄文、上书等。
秦朝统一后，“书同文、车同轨”，公文种类日益增多，对名称、用途、体式、程序等有了统一、严格的规定。
比如，行文中凡遇到皇帝之名号，甚至谐音字都要回避，这样便产生了公文的避讳制度；所有公文，凡遇到本朝代名、帝号或与皇帝言行有关的字，都要换行顶格书写，这样便产生了公文的抬头制度；秦以前用印，不论君主与百官，都可称为“玺”，从秦始皇开始，只有皇帝的印方可称“玺”，百官之印只能称“印”或“章”。皇帝有六玺，哪种公文用什么玺，都有严格的规定，这便产生了用印制度。
西汉末年，社会混乱，利用旧有阴阳五行传说，倡行纬之学，附会神话，欺骗人民，所以王朝也强化君权神授。光武帝即位的文告就引用纬，宣告民间说天子为天所命。强化“天子”，使用“圣旨”。开头便有“奉天承运，皇帝诏日”，结语便是“钦此钦哉”。皇帝自称日“朕”。连死亡的用词也体现等级，“天子死日崩，诸侯死日薨。”唐以后“二品以上官员之死曰薨，五品以上官员之死曰卒，六品至庶人死曰死，是死曰不禄”。
文具从甲骨文、金文、竹简，逐渐演变，到了东汉，蔡伦发明了造纸术，这是公文发展改革的一个重要事件，它引起了公文形式和制度的许多变化。
东汉时期，公文的印章由封泥改为朱印，还出现了骑缝、押缝制度等等。作为公务文书实际应用，虽然早在甲骨文时代就产生了，但“公文”一词直到东汉才出现。《后汉书．刘陶传》：“但更相告语，莫肯公文。”
秦汉以后公文形式变化不大。
一则内容易变，形势相对稳定，为一般通例。
二则汉武帝“罢黜百家，独尊儒术”以后，一切以“周礼”为范，故公文程式一如旧制。
三则封建社会政权基本机构渐趋成熟、完善，以后朝代并无大的改变；而公文反映的是封建社会帝王与各级政权机构以及各级政权机构上下、左右之间的关系，故亦无变化，即使改朝换代公文程式也大体可沿用。此问一、二千年，史料中甚少公文变化的记录。
其后，明清的八股文兴起，影响着公文的格式，故清代的公文形式日趋规范精细，而公文内容则大受其害。
中华民国时期，1912年公布了新的公文程式，随后稍作补充，规定公文为9种：①令；②谕；③批；④示；⑤公布；⑥状；⑦咨；⑧呈；⑨照会。
1949年2月，华北人民政府颁布《华北人民政府公文处理暂行办法》。
新中国时期：1951年，中央人民政府颁布了《公文处理暂行办法》《加强文书工作和档案工作的规定》等7个有关文件；
1981年，《国家行政机关公文处理暂行办法》；
1987年，《国家行政机关公文处理办法》；
1989年，《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》；
1993年，修订《国家行政机关公文处理办法》；
1996年，《中国共产党机关公文处理条例》
2000年，《国家行政机关公文处理办法》。
2012年，《党政机关公文处理工作条例》，统一为15种。
从此，统一了党政机关的行文制度。
纵观中国公文史沿革过程可以看出，公文是社会权力机构，即公共的权力机关出现之后才产生的，公文的内容是由这一权力机关的性质和这一时期社会的政治、经济所决定的，公文的形式则是对这一时期思想文化的体现。
公文是传达统治者和国家权力机关的文书，是为维护统治者的统治和社会生活按照统治者制定的秩序正常运转服务的。因而公文的制度和形式是一种“惰性物质”，稳定多而变化少，甚至相当长时期处于停滞状态。
“公文”作为应用文，具有鲜明的功能性。一部“公文”发展史，就是一部国家史。我们从事的是最古老的职业。
作为一个从业者，应该也必须对这些有所了解。
