“铃铃铃~~~”
“您好，这里是XX公司，请问您是？”
这个场景，每位行政工作者都不陌生，但是接下来的步骤每个人都不尽相同。
电话作为对外联系的窗口，通常会有很多信息会从这个窗口传递，如何准确记录一条电话信息，其实是相当有意思的话题。
一、要记录哪些内容？
1.是谁来的电话？是同事？客户？还是私人电话？
2.是何时来的电话？是上午？中午？下午？
3.什么事情？如果是一通电话就能解决的问题，一般不用记录；如果无法解决，则要做好详细记录，以便及时跟踪解决。
4.如果找的人不在，需要确定是否要求转述相关信息？可以主动问对方是否需要转述，一旦对方说需要，则可以在记录完成后加一句，等他回来就转告。
5.是否要求回复？这通电话提及的事情是否有时效性，如果有，则要及时将结果回复；如果没有，一定时间后也要主动回复。
二、如何算准确记录？
1.记录信息要全面
以记录谁来的电话为例：用公司名称或职位+姓名全称的方式记录最为妥当
有时对方自报家门时语速较快，如果没有及时记下来，可以再问一次，准确记录有利于后续联系。
对于第一次来电话的人，还要记下对方的电话号码，便于后续回复。
2.写清信息来源
如对方是来传递消息的、还是来转述消息的，要加以辨别。
你总不希望领导问你时，你来一句“听说....”
3.好记性不如烂笔头
每个人大脑的容量都是有限的，将信息及时地记下来，才能更准确地处理事情。
三、其他要注意的
1.及时接听
一般来说，电话要在三声以内接听，超过三声需要道歉。
2.及时响应
很多女生常常在谈恋爱时，抱怨自己的男朋友不听自己说话，更有甚者因为男朋友回应少或慢就胡思乱想男友变心。所以呀~要是对方打电话来说请示，如果我们一直没有声音，对方该认为我们并没有在听，那岂不是大大的误解。所以要及时响应，而且响应时要减少语气词，如“恩、哦、啊”，可以说“好的、明白、知道了”。
3.表达清晰
比如，对方打电话来找人，要找的人当下时刻不在位置上，那作为接电话的你，要明确地回复是“跑开了”还是“不在公司”。这样才能让对方有更准确地判断。
4.等对方先挂电话
对方打电话来一般是有事，等对方先挂既可以表达尊敬，也可以确保对方事情都讲好了。
如果对方一直未挂，则可以轻轻把听筒放好。
四、惯例总结
如何准确记录一条电话信息呢？
1.记录：来电人、来电时间、事情、对接人、时效
2.准确记录在于：信息全面、写清来源、好记性不如烂笔头
3.注意：及时接听、及时响应、表达清晰、等对方先挂电话
你觉得有用吗？
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