看待开会的新视角。
头脑风暴是个既熟悉又陌生词汇,我们常把头脑风暴当做是一场无拘无束、畅所欲言的大讨论,其实头脑风暴没那么简单。
先看起源。头脑风暴的英文是Brain-storming,最初是精神病理学用语,指的是精神病患者的精神错乱状态。精神病,俗话讲就是疯子(东北话是彪砸)。疯子的大脑不受逻辑支配,会产生各种奇思怪想,这种疯狂的思考状态被推而广之,引申为无限制的自由联想和讨论,这就是我们现在所知的头脑风暴。
头脑风暴不能无休止的进行下去,否则我们就真成疯子了,所以头脑风暴需要一个目标——找到灵感。比如,对于博士来说,灵感就是paper的创新点,理工科的实验室里,常见博士们围坐在一起搞头脑风暴,为的就是找到创新点,可是创新点真的很难找,有时候几个人讨论三天三夜也找不到一个。这告诉我们,通过头脑风暴寻找灵感,效率很低,找到灵感的概率也很小。
为了提高效率,找到灵感,头脑风暴是需要规则的,《创新算法》这本书是这样阐述的:
1.团队由不同领域的人组成;
2.一分钟内,一个人能表达任何想法,包括错误、笑话、幻想,不需要提供任何证据,所有想法被记录下来;
3.不允许任何批评,口头的、表情的、甚至怀疑的笑容都不允许;
4.一个成员提出想法时,其他人扩展这个想法;
5.对看起来没有意义、错误的想法,也要认真分析和讨论;
6.大约6-9人,总时间不超过20分钟。
这些规则很苛刻,要逐条对照它们进行头脑风暴实在很难,我读到这些规则时,到是想到了另一件事——开会。不论是学生还是上班族,肯定都开过会,可是你有没有想过,应该怎么开会?头脑风暴的规则给了我三点启示。
宽容
宽容是指,参会者要保护和鼓励发言者。“表达任何想法”、“不允许任何批评”、“一个成员提出想法时,其他人扩展”、“看起来没意义的、错误的想法也要讨论”,这些规则都是在保护和激励发言者,力求让内向、害羞的人也变得积极,这不仅有益于发言者,也有益于团队建设,在我看来比课外的“团建活动”要强得多。我曾是一个十分害羞的小孩,小学的时候,每到联欢会,我都害怕自己被选到台上去表演节目。有一次联欢会,玩“击鼓传花”,“花”传到我这儿,鼓点停了,我当时心里就咯噔一下,半推半就的上了讲台,硬着头皮讲了个笑话。当然,我演砸了,台下没一个人笑。就在我低着头准备走下讲台时,班主任带头给我鼓掌,同学们也跟着老师一起给我鼓掌,我知道,这掌声有点假,但是这掌声真的给了我一丝安慰,起码没让我对自己失去信心,现在回想起来,真的感谢老师和同学们。我们在工作中开会或交流讨论时,多一些鼓励,少一些批评,给发言者传递宽容和支持,这也是在给整个团队传递积极的正能量。
谦虚
谦虚是指,参会者不要自以为是。“不允许任何批评”、“对看起来没有意义、错误的想法,也要认真分析和讨论”,这些规则是在提醒每一个参会者——不要自以为是。我们在众人面前,常常怀有一种“评判心理”,感觉自己被别人评判的同时也在评判着别人,这很容易刺激出我们心中那个自以为是的自己。“这不废话么!”、“他说的明显不对嘛!”,我们在心里总是习惯性的看不上别人,人非圣人,有这样的心理很正常,但是开会是交流,不是辩论,我们不需要刻意表现自己,我们真正需要的是交换想法,所以,开会时请放低高扬的下巴,平视参会的每一个人。如果你真的认为和某些人一起开会是浪费时间,那只能说明,你不适合参加这个会议。
高效
高效是指,参会者要提高效率。“一人发言一分钟”、“6-9人,不超过20分钟”、“不需要提供证据”,这些规则是在提醒我们,要提高效率。开会最忌讳的就是拖沓,时间一长,参会者的注意力早就转移了,会议立刻沦为又臭又长的裹脚布。怎么控制会议时间呢?一个是控制人数,二是控制每个人发言的时间,三是控制总时间。要做到这三条,需要全体参会人员的配合,比如,每个发言者都要学会长话短说,结论先说,证据少说甚至不说,又比如,主持人要对会议有绝对控制权,能够把持会议的流程,让会议按时结束。
最后说回到开会的目的。开会是为了解决问题吗?事实上,会上解决的问题,要么会前已经解决,只是借着开会广而告之,要么很容易解决,一两句话就能搞定。开会和头脑风暴相似,效率很低,所以靠开会来解决难题,可能性很小。开会的目的是交流和启发,是提升集体智慧,是培养团队默契。
最后,我想补上一条开会的第一准则:会议有毒,越少越好。