简论“五遍沟通法”

最近看到说日本大公司的管理者在分配任务时有“五遍法”的方法论,觉得挺有借鉴意义,大概内容如下:

第一遍,管理者:“渡边君,麻烦你帮我做一件××事。”渡边君:“是!”转身要走。

第二遍,管理者:“别着急,回来。麻烦你重复一遍。”渡边君:“你是让我去做××事对吗?这次我可以走了吗?”

第三遍,管理者:“你觉得我让你做这事的目的是什么?”“你让我做这事的目的大概是咱们这次能够顺利地召开培训,这次我可以走了吗?”

第四遍,管理者:“别着急,你觉得做这件事会遇到什么意外?遇到什么情况你要向我汇报,遇到什么情况你可以自己做决定?”渡边君:“这件事大概有这么几种情况……如果遇到A情况我向您汇报,如果遇到B情况我自己做决定。您看可以吗?”

最后一遍,管理者:“如果让你自己做这个事,你有什么更好的想法和建议吗?”渡边君:“如果让我自己做,可以在某个环节……”

根据上面的信息,我们部署具体的一项工作时,可以概括如下:

1.明确

明确本次任务对方需要做什么,怎么做,什么时候做完。

2.重复

任务接受者再重复说一下要做的任务,看是否有遗漏的。

3.目的

任务接受者述说一下本次任务的目的,保证与领导能够目标一致。

4.风险

提前预知风险,可能采取的措施,排故过程中的反馈机制达成共识。

5.建议

让任务接受者自己根据目标来安排工作,是否有更有效的方法或更好的建议,保证员工可以自己动脑思考这类任务该如何去做。

在实际的工作中,我们是否可以按照上面来做。

张工:小王,一个现场的系统出问题了,无法远程,客户问题描述**,我觉得可能是**,你过去帮忙看一下,去之前提前联系**。

小王:收到。

张工:能重复本次任务吗?

小王:排查问题,恢复系统。

张工:排查过程中可能还会存在哪些问题?

小王:如果是硬件的问题,我可能还得准备**,如果是网络的问题,我这边会提前准备**,如果是软件的问题,我这边会直接和**沟通,让他帮忙指导下。

张工:如果让你自己细化这个工作,你有更好的想法吗?

小王:我觉得可以提前让用户把相关的报错信息拍照发一下,或者把相关的目录文件发一下,我们可能会更有针对性。

如果员工本人觉得有用,然后按照上面的流程多走几遍,就容易形成思维惯性,以后在接收到任务后,应该会自然而然这么思考,对任务的理解更为全面,思考的更为系统。

生态是多样的,有些员工可能会觉的管理者这么重复的一遍一遍问,这是明显的不相信自己,会没有信任感,那基于这个角度,我们能不能反过来,化被动为主动,任务分配时,主动去问,这个时候管理者一定也要有耐心,不能一遍说完,就不愿意去说第二遍,这种沟通法应该是双向的,都是为了完成共同的目标。

我感觉这个“五遍沟通法”对企业的最大的好处就是很大概率防止了重做的风险。企业有的时候最大的成本和机会的错失都在重做上,所以在排除客观因素外,能尽量降低重做的方法应该都是好方法

这中”五遍沟通法”是美国人戴明基于日本企业总体的生产流程发明的,所以深受日本企业的欢迎,据说总体上确实大幅提高了管理效率。西方(日本企业总体都是采用了西方的管理模式)的管理模式规则会更清晰,流程更为标准化,所以员工融入的会更快,整体上会更有效率。东方一部分企业要求员工靠“悟”,演化出来的有"眼力劲"等,那我们还不如将“眼力劲”标准化,什么任务到了什么环节应该做什么。如果不好执行,实在不行,上肢体语言,如提前沟通好眨眨眼,努努嘴代表什么,呵呵!

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