告别法语套路,活用峰终效应,搞定E-mail职场邮件

不知道有多少人和我一样,写一封法语工作邮件简直就是一场翻译之战。甚至可以google translate、google search、有道词典、quora.ca、context.reverso.net……全部打开,为一个表达钻研至深,目的就是希望客户阅读时感觉自然,如清风拂面。

身在清风世界的他们不会知道,我这边曾是一场暴风骤雨。

今天谈一谈工作邮件结尾前的问好——这就是完美的职场交涉之后,一个加分的谢幕。

图片来源:见水印


我要给一个乙方发邮件,督促他的工作进度,因为他已经近乎误工了,我心里很烦躁。

我通常给他写信都是告知他工作要求和修改建议,经常都以“Merci et bonne journée”结尾,类似中文的“感谢,祝好”,轻松简单,又表示出友好协作的态度。但是那天,我想增加一点距离感,并请他重视我的催促。

这可难住我自己了。

于是接下来,又是一阵“学习的暴风骤雨”。期间我发现了一个职场女性专栏,居然有一篇就专门回答那些为工作邮件如何结尾而困扰的人。看来我不是唯一的“细节控”。

据它所说,如果你总是在邮件末尾写 “N'hésitez pas à m'appeler ” (请不要犹豫给我打电话)或 “En restant à votre disposition”(有问题随时问我),那你就大错特错了!

咦,可是,这些说法不是我们最常用的吗?瞬间,我的兴趣就激起来了。读完这篇文章我发现,这不仅仅是法语措辞的问题,更是职场的学问。

以下我搬运一部分它的例子,并讲讲我自己的体会,和我自己在加拿大法语区职场的所见,供大家参考。


一封邮件的峰终体验

我们写工作电子邮件,总是有明确目标的。比如希望得到对方对某事的认同,或希望对方采取某种具体行动:确认附件中的文件、发货、告知截止日期、更改会面地址……

但收件人所读到的重点,会跟你所想的一样吗?

对此,法国的语言培训师Sylvie Azoulay-Bismuth说:“如果你的邮件没有带来预期的效果,你不应该抱怨对方,是你自己写得不到位。”

这位专注于沟通学问的语言教练,曾出版一本书叫《Être un pro de l'e-mail (成为电子邮件专家),专门讲述如何有效撰写E-mail的7个步骤。其中最后一步,当然就是结尾部分。

“结尾的话,是对方最后阅读、也是最后记住的内容。它决定了对方会采取怎样的下一步行动。”她说。

这就是所谓“峰终体验”。我们要好好重视一封E-mail的结尾,保证它不会让前面的邮件内容效果打了折扣,反而更受对方重视。


扔掉这些说法吧 ~

邮件的结尾,从字面上看,通常只是一句致敬、问候,是客气的套话;但其内涵,可以是对收信人再次强调自己的态度、意图,所以此处加入语意、心理学等方面的体察,是必要的。

请注意,以下表达都比较糟糕:


“ N'hésitez pas à... ”  (请不要犹豫……)

“N'hésitez pas à m'appeler ” (请不要犹豫给我打电话),非常常见的用法,对不对?

学法语的时候,认为这就是正宗的法式表达,真客气,真有腔调。但现在法国的语言专家也觉得这样说话太迂回,最好不要在职场邮件中使用。真是啪啪打脸。

心理学家也告诉我们,人类的大脑比较抗拒否定式的表达。比如你说:“别坐下”,对方听了反而会不自觉地考虑“坐下”这件事。太礼貌,反而改变了我们的初衷。

不妨直接写:“Sachez que... ”(请放心……)、“Appelez-moi si besoin”(有需要请电话我),不拐弯抹角是最好的态度。


“ J'espère que... ” / “ en espérant que... ” (但愿……)

这个表达偏抒情化。专家认为,今天的职场化生存,谁都没有什么“但愿”——哈哈哈,扎心了吧。

用“ Je souhaite… ”(我希望/期待……)显得更实在一点,职业化一点。


“ En restant à votre disposition ” / (有问题随时问我)

向客户展示出了过高的服从性。你自己当然认为这只是一种客气;可你要做好准备,一旦采用这样乖乖的语气,对方会觉得自己就是上帝了,很可能缺乏配合你工作的主动性。

我记得畅销书《每周工作四小时》的作者 Tim Ferriss也说过,不要在邮件里跟客户说类似“随时打电话/写信问我” 这样的话,你在丢失自主性,在丢失时间。比如,你可以这样说:“有问题,欢迎在工作日上午11:30之前打电话跟我沟通。” 这是对自己的工作时间更有掌控力的方式。

不过我觉得,以上更针对管理岗位。如果你只是一个普通客服,或者在用公司的info@xxxx.com邮箱进行回复,用“En restant à votre disposition”这种百依百顺的迎合口气,是很合适的;

但如果你是写信给合作伙伴,就避免比较好。可以改用“je reste à votre écoute”(欢迎您随时提意见或建议),或者“j'attends votre réponse...”(期待您的回复),这就反而会引发对方的行动力。


“ Merci de... / Je vous remercie par avance de répondre le plus tôt possible..... ” (盼您及时回复,我先表示谢意…)

这暗示了写信人过于自信。对方还没做出选择,你就已经假设结局、并且致谢,是不是有点自说自话?这种礼貌,也许给对方心理有反效果。

用这种表达比较好:“Je compte sur votre réponse idéalement pour demain matin”(我希望明天上午能收到您的答复,不胜感激)。

当我们直接地提出要求时,可以多加一点客气的副词、补语之类的来缓和语气。法语原句中,这个有魔力的软化剂副词是“idéalement”,我翻译成中文,就用“不胜感激”这个补语来代替了。


“ Je vous prie de bien vouloir... ” (若您愿意,我请您……)

这是21世纪的职场邮件,不是19世纪的书信体文艺小说,所以这样累赘的说法可以不必出现,这戏份早不适合在今天的职场上演了。

这个句式当然也是书本中常见的行政公函套语,但考虑到日常E-mail阅读场景,效率应该摆在第一。如果我们还用繁琐的书面体,实际上是在浪费对方的时间,降低他的后续行动力。所以直话直说更好。


“ Dans l'attente de votre réponse. ” (期待您的回信)

我们一直在强调职场中的行动力,这样的结尾正是在引导对方行动,给你回复。但你有没有想过,其实这根本不是最有效果的引导方式?

试试这样写:“J'attends votre réponse d'ici 17:00 p.m. afin de valider (idéalement) le dossier avant le week-end. ” (希望您下午5点之前回复我,这样全部文件就能在本周内完成——这对我们都是一大好消息。)此处我又把idéalement意译了,你懂的。

职场邮件永远强调信息指向具体。“J'attends votre réponse”(等您回复) 和 “je vous reviens” (我稍后告诉您)一样,都应有意避免,后面加上 “d'ici la fin de la journée” 会给对方留下非常实干、有效率的感受。


“ Je vous souhaite une agréable journée. ” (希望您拥有愉悦的一天)

无缘无故的抒情,在职场E-mail中能省就省。它更适合出现在偏私人场景的问候贺卡中。


“ À bientôt, Bonne journée, Cordialement... ” (回头见,祝好,此致……)

这不是知识抢答赛,把你知道的礼貌的结束语都排列起来,并不会赢得任何的好感,反而会让对方莫名其妙。


“ Respectueusement ” (此致鞠躬)

在工作邮件里这么尊敬地结尾,有一种跪舔的既视感。如果你是真的很尊敬这个人,请在邮件具体内容中,让对方感受到被尊重,而不是在邮件结尾部分以这种方式添油加醋。


这12种说法,可以留着用 ~

理解以下12种结尾用法的场景性,及带给对方的感受性、行动力。

(文章最后,我会给出之前我纠结的那封邮件问题的答案。)


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