岗位分析工作是HR日常工作中的最基础部分，在实际操作中，工作岗位分析是招聘、选拔、任用合格员工的基础；为员工考评、晋升提升依据；是企业改进工作设计、优化劳动环境的必要条件；也是制定 有效人力资源规划、进行各类人才供给和需求预测的重要前提。

一、什么是岗位分析

岗位分析是对企业各类岗位的性质、任务、职责、劳动条件和环境，以及员工承担本岗位任务应具备的资格条件所进行的系统分析与研究，并由此制订岗位规范、工作说明书等人力资源管理文件的过程。

二、岗位分析主要解决哪些问题

岗位分析主要是为了解决以下6个重要问题：

①工作的内容是什么(what)?

②由谁来完成(who)?

③什么时候完成工作(when)?

④在哪里完成(where)?

⑤怎样完成此项工作(how)?

⑥为什么要完成此项工作(why)?

三、什么时候进行岗位分析

1.缺乏明确、完善的书面书位说明，员工对职位的职责和要求不清楚；

2.虽然有书面的职位说明，但工作说明书所描述的员工从事某项工作的具体内容和完成该工作所需具备的各项知识、技能和能力与实际情况不符，很难遵照它去执行；

3.经常出现推诿扯皮、职责不清或决策困难的现象；

4.当需要招聘某个职位上的新员工时，发现很难确定用人的标准；

5.当需要对在职人员进行培训时，发现很难确定培训的需求；

6.当需要建立新的薪酬体系时，无法对各个职位的价值进行评估；

7.当需要对员工的绩效进行考核时，发现没有根据职位确定考核的标准；

8、新技术的出现，导致工作流程的变革和调整。

四、岗位分析信息的来源：

1.书面资料

2.任职者的报告 

3.同事的报告 

4.直接观察

五、岗位分析的方法

岗位分析的方法有很多，比如工作实践法、观察法、问卷法和面谈法。这里简单的说，如果有一些岗位上手比较容易，你有机会实际操作体验，可以用工作实践法；如果有些岗位你能看得懂，那么用观察法就可以；如果有些岗位你大体知道是怎么回事，想更系统的了解，可以用问卷法；如果有些岗位你看不懂（比如一些专业技术岗位），运用引导式的面谈法是最有效的。

面谈法岗位分析指的是通过岗位分析人员与任职人员面对面的谈话来收集信息资料，这种方法包括单独面谈和团体面谈。这种方法只需要岗位分析人员掌握较好的面谈技巧，而不需要对这个岗位了如指掌，甚至完全不了解也没关系。面谈法的标准实施流程如下。

1.面谈准备的重点和注意事项是：

（1）明确规定面谈目标；

（2）事先准备有关资料；

（3）让面谈者做好准备；

（4）事先做好时间约定；

（5）地点选择不受干扰之处。

2.面谈开头的重点和注意事项是：

（1）解释面谈的目的；

（2）告诉对方你要记一些笔记；

（3）获得对该工作的总体认知；

（4）采用较友好的方式；

（5）营造一个较为宽松的环境；

（6）去除偏见；

（7）保持目光接触。

3.获得应答的重点和注意事项是：

（1）工作分析面谈是一种事实挖掘的面谈，切记其目的是获得事实而非观点或偏见；

（2）要引导整个面谈过程；

（3）把对方带回主题；

（4）让对方有时间思考。

4.澄清的重点和注意事项是：

（1）使用提问和倾听技巧；

（2）及时澄清任何不清楚的方面。

5.结束面谈的重点和注意事项是：

（1）核查一下是否已获得了所有的信息；

（2）询问对方是否还有话说；

（3）总结关键信息并告知下一步行动；

（4）感谢对方所投入的时间和努力。

6.反馈的重点和注意事项是：

（1）趁你还比较记得细节时写出岗位说明书；

（2）如果有什么还不够清楚再去询问；

（3）向该岗位任职人员或其上级领导反馈；

（4）讨论和修改。

在面谈时，根据要求的不同，可以将提问分成如下两种方式：

（1）提问式：提出问题要求回答。比如，在什么样的情况下你需要去获得上级的批准？（2）陈述式：直接要求被访人就某一方面问题进行陈述。比如，请告诉我……

根据提问问题的性质不同，可以将提问分为如下两种方式。

（1）开放式：对回答内容完全不限制，给被访者自由发挥的空间。比如，你的日常工作主要包括哪些内容？

（2）封闭式：回答通常是“是”或“否”，或者其他给定的选项。比如，你是否负有人员管理职责？

根据提问内容和时机的不同，可以将提问分成如下四种方式：

（1）探究式：对同一个问题进行追问，以获得全面、透彻的了解。比如，在组织用户活动中具体包括那几个环节？

（2）连接式：对一个问题上下游的、或有关联的其他问题进行追问。比如，在完成了用户小站现场安装后，还需要做什么后续工作吗？

（3）澄清式：对有疑问的问题进行复述以确认自己准确地理解了被访者想表达的意思。比如，你的意思是你只有权审批500元以下的费用报销单，是吗？

（4）总结式：在被访人基本完成陈述后，总结其陈述内容，予以确认并追问是否有遗漏。比如，你刚才介绍了这个岗位的主要工作包括……，还有其他需要补充的吗？

在面谈时应注意避免如下四种提问方式：

（1）诱导性问题。比如，我觉得你不喜欢督导你的员工，是吧？

（2）连珠炮式问题。比如，你的日常工作是哪些？你每周要接触多少客户？下多少个订单？有没有权限审批费用？

（3）偏见式陈述。比如，库管人员常常没什么事干。

（4）多选式问题。比如，你是每周、每月、每两个月，还是每季度与客户见一次面？

“分析资料”是对获得的资料进行汇总、整理、分类、总结，并进行必要的判断，从而得出对岗位的全面、准确和有条理性的认识。

1.岗位名称分析，是岗位名称标准化，便于了解工作性质和内容。

2.工作职责分析，包括工作内容、工作职责、工作关系等内容。

3.工作环境分析，包括物理环境、安全与健康环境、社会环境等内容。

4.任职资格分析，包括素质、知识、技能、经验、体能等内容。

六、岗位分析的流程

准备阶段：是了解情况，建立联系，设计 岗位调查方案，规定调查的范围、对象和方法。

1.根据工作岗位分析的总目标，总任务，对企业各个岗位的现状进行初步了解，掌握各种基本数据和资料

2.设计岗位调查方案：

（1）明确岗位调查的目的；

（2）确定调查的对象和单位；

（3）确定调查项目；

（4）确定调查表格和填写说明；

（5）确定调查的时间、地点和方法；

3.做好员工思想工作，说明 岗位分析的目的和意义 ，建立友好关系，使员工对岗位分析有良好的心理准备；

4.根据 工作岗位分析的任务、程序，分解成若干工作单元和环节，以便逐项完成。

5.组织有关人员先行一步，学习并掌握调查的内容，熟悉具体的实施步骤和调查方法。

调查阶段：这一阶段的主要任务是根据调查方案，对岗位进行认真细致的调查研究。

1.在调查中，灵活运用访谈、问卷、观察、小组集体讨论等方法，广泛、深入地收集有关岗位的各种数据资料。

2.对各项调查事项的重要程度、发生频率（数）应详细记录。

总结分析阶段

1.对岗位调查的结果进行分析 

2.采用文字图表等形式，作出全面的归纳和总结。

工作岗位分析并不是简单的收集和积累某些信息，而是要对岗位的特殊和要求作出全面深入的考察，充分揭示岗位主要的任务结构和关键的影响因素，并在系统的分析和归纳总结的基础上，撰写出工作说明书、岗位规范等人力资源管理的规章制度。