职场新人小李最近很苦恼。一路过关斩将、脱颖而出拿到offer的他正摩拳擦掌、准备大展身手,没想到从天而降一个“大馅饼”让他傻了眼:入职不过一个月的他,需要在三个月的时间内,独立策划并执行一场公司年会。从活动安排、场地选择,到预算控制、供应商洽谈,再到后勤保障、现场协调,甚至连嘉宾名单全都要他亲自敲定。经理拍拍小李的肩膀,语重心长地说:“老板这是要培养你,好好干!”
小李瞪大眼睛,满脑子问号,内心满是拒绝。初入职场都没认识几个同事,就要干这么一件大事儿——从哪儿下手?怎么干?能找谁?这可怎么完成啊?但老板给的任务,哪里是他能挑挑拣拣、想不干就不干的,更何况还要考虑职业发展。小李只好投入全部精力,日思夜想、废寝忘食,但尽管他极力推动,进展却很有限,问题层出不穷,小李内心也越来越焦虑。
你是否有种似曾相识的熟悉感?你是否遇到过让自己感到压力山大、不知所措的事情?
可能是一件很大的事,比如牵头承接的成百上千万的大工程、技术革新的科研攻关;可能是一件很关键的事,比如和小李一样的职场机遇和挑战、孩子的升学择校;也可能是一件很小的事,比如制定并完成年度目标、运营一个公众号……不论大小,这样的事情给人生带来了挑战,让人忐忑不安、手足无措,或者踟蹰犹豫、心生退意,又或者激情开始、后继无力,最后留下一地鸡毛。
不会有人试图一口吃下整个蛋糕,但在面对挑战时,人们却常常会把事情当做一个不可分割的整体企图一次性完成。就像小李,面对年会这个庞然大物,尽管他制定了周密的计划、列出了长长的清单、努力推进工作,还是面临着任务拖延滞后、问题不断涌现的窘境。其实,这并不难理解。
想象一下,如果你的面前有一座巍峨高耸、直插云霄的山峰,迷雾重重、充满未知,你会不会望而却步、心生畏惧?如果你要缝制一件衣服,每次都想做成高级的私人定制,独特而不可复制,是不是就不太可能找到相同的成功经验做参考?如果你要改良麦子品种但资源有限,一旦一次性在整块麦田播下试验种,是不是就只能忐忑不安地等待,没法试错迭代、积累经验、边做边改?如果你要走出堆满大型多米诺骨牌的房间却不小心碰倒了其中一块,是不是就会引发连锁反应、满盘皆输?如果你不停赶路却总是觉得终点遥不可及,就像马拉松的尽头、就像大洋的彼岸,你会不会感到颓然、灰心丧气?如果盖一栋楼,不到封顶完工的一刻,是不是就无法交付、不能拿出去当做成果案例、还有烂尾的可能?如果要在连绵不断的暴雨中抢修地下管道,是不是任何耽搁都可能引发更多意外,时间越久就会让情况越糟糕越复杂,陷入恶性循环?
当把一件事情看做整体来完成时,所有的画面都可能变成我们要面临的现实。这种解决一个庞然大物的“整体式”思维方式导致困难重重,甚至可能让事情陷入瘫痪或粗制滥造。事情真有那么难吗?可能并没有,只是人们看待和思考的方式,让它显得无比艰难。
转换思路,化大为小、化整为零,从解决一个“庞然大物”转变为利用“许多小东西”来实现目标,那么再大的事情也能又快又好、省时省力地完成。这就是模块化的方法。
这个方法可不是随便说说的,而是世界著名大项目管理专家、牛津大学教授、项目管理与规划等领域被引用量排名全球第一的学者傅以斌在研究了136个国家的20多个领域的16000多个项目后总结出的关键经验。
在《怎样做成大事》这本书中,傅以斌教授揭示了惊人的“大型项目铁律”——预算超支、进度超时和效益不佳,而且一次又一次重复发生。统计数据表明,这种无法达成预期的超支、超时或效益不佳的失败大型项目的比率高达99.5%!失败的项目都是相似的,成功的项目也是相似的。傅以斌教授在书中通过大量真实的案例详细分析了大型项目失败的原因,提炼了战胜大型项目铁律的11个科学建议。这些关于如何计划、预测和执行项目的建议适用于任何规模的项目,不管是上千万上亿级的工程建设,还是每个人生活中都可能经历的房屋装修、技能学习、文章写作等等。
模块化就是其中至关重要的一个建议。
模块化就是用小事物构筑大事物,利用模块化,就可以完成由小东西构筑成大事物的建设过程。模块化的核心是重复,重复使试验成为可能,还能积累经验,让你表现得更好。利用可复制性,模块化可以加速正向学习曲线、加快交付进度、提高绩效、剪掉尾部,降低项目发生肥尾风险的同时,实现项目规模的爆炸式增长。
无论是在自然界还是在人类社会,模块化几乎无处不在。一个生物种群是模块化的,由很多特征相同的生物构成;一个复杂生物是模块化的,由无数细胞构成;一个细胞本身也是模块化的,由不同的功能模块组成。一个住宅小区是模块化的,由很多栋结构相似的楼房组成;一辆汽车是模块化的,由不同的功能组件构成;一门课程是模块化的,由结构相似但核心内容不同的单元组成。
事实上,模块化的普适性和有效性可以从进化的角度找到原因。一个自我复制特别成功的模块,才更有可能继续传递发展,成为进化论中“适者生存”的赢家。
打个比方,模块化中的“小东西”就好比乐高积木。一个乐高积木很小,但成千上万块乐高积木拼搭组装,就可以建造出大型模型。
与直面一个“庞然大物”相比,模块化因为“小”而优势显著:事情会变得简单许多,让人看得过来、容易下手、压力大大减轻;容易找到其他人的成功经验作为参考,而不必总是摸着石头过河;犯错成本低,有机会多尝试,积累经验、迭代改进,能越做越好、越做越快;即便错了也不会造成大问题和大损失,反而可以当做学习的机会;取得的每一点进步更容易被看到,感受到“做成事情”带来的成就感,为继续行动注入新的力量;相对独立,每一个模块的完成都算是小有成果,甚至可以拿出来单独使用;每个模块的完成时间大大缩短,效率更高,更容易促进整体按期完成,避免拖延,减少意外发生的可能性。此外,模块调整起来很方便,具有良好的适应性,当情况有变时,只需要改动模块,而不必对整个项目大动干戈;模块容易复制,具有很好的扩展性,能够根据需要扩大或缩小规模。
为什么模块化具有如此优势呢?归根到底,它们来自一个核心——重复。重复的次数足够多,“小东西”就有机会做得更对、更好、更快,并累积出“大事物”。显然,这些像乐高积木一样的小东西越相似,重复性就越好,积累的优势也就越明显。如果完全相同,就达到了最大化的重复;即使是比较低程度的重复,比如只是尽可能相似,效果也远远好过完全不同。
作为普通人,难得有机会运作上千万上亿级的大项目,但模块化的普适性让我们每个人都能运用它处理日常生活与工作中的大事小事:职业规划,课题研究,活动组织,会议主持,报告编写,房屋装修,习惯养成,技能学习,辅导孩子,时间管理,财务管理,家务整理,游戏闯关,等等。
想要用好模块化,就要熟记“重复”这个核心。在遇到“大事”时,从“小”做起,找到其中的“乐高积木”,然后把乐高积木拼搭起来;在平时,则要多多思考“我的乐高积木是什么?”“我有哪些经常使用的乐高积木?”“我如何拥有更多的乐高积木?”“我怎么让我的乐高积木发挥出更大更好的作用?”等问题,不断优化自己的乐高积木,以便关键时刻派上用场。
具体到某一件事上,要如何应用模块化呢?
首先,明确目标。针对目前面临的问题、要解决的事情,明确要实现的目标。比如,想要减肥,目标是三个月内在不影响健康的条件下瘦10斤。
其次,拆分模块。把事情拆解为几个独立的模块,模块要尽可能小,方便“重复”;可以分层拆分,更加精细。比如,把减肥拆分为控制饮食、锻炼身体、管理睡眠等模块;锻炼身体又可以拆分为有氧运动和无氧运动,或者日常运动和定期运动。
接着,制定计划。为每个模块制定计划,规划清晰的、具体的行动方案,比如做哪些动作、怎么做、做到什么程度、时间节点等等。比如,每天步行2000步;每周跑步3次,每次30分钟。
然后,调整迭代。及时查看模块进展,回顾过程,分析优劣,积累经验,进行调整。边做边改边迭代,才能更好地发挥模块化的优势。比如,每次跑步30分钟无法适应,那么可以调整为20分钟;如果绰绰有余,那么可以加快速度,或者加长时间。
最后,拼搭组装。把已经完成的模块全部拼搭起来,变成整体,也就完成了整件大事。有时候,模块可以简单地连接,好比简单地叠放积木;有时候,模块需要找到关键点才能连接起来、才能稳固,好比用榫卯连接零件。对于减肥来说,各个模块的连接相对简单,完成好每一个模块,减肥这件事就能水到渠成。
在完成一件事后,如果能对其中的模块进行整理和优化,就能更好地积累经验、把模块迁移到其他事情中使用。
上月初我有点犯懒,事情也有些多,就不太想写月复盘。一想到月复盘,就觉得费时间、费力气、工程量大。然而,复盘又实在是很有好处的一件事,不想直接放弃。这么纠结几天,我突然意识到,我把复盘这件事儿整体化了——如果想一次性完成月复盘,我的确需要拿出一大块儿时间,一点一点梳理这个月发生了什么、结果怎么样、有什么收获等等——只是想想,我就被这个“庞大的工程”吓到了。可事实上,月复盘完全不必用这样整体化的方式完成;哪怕过去,我也用过模块化的方式来搞定它。
想到这里,我直接打开幕布,开始模块化我的月复盘。首先,我希望三天内完成月复盘,不求事无巨细,只求有所收获。于是,我把月复盘拆分为习惯、事件、成果和反思四个模块;继续向下拆分,比如习惯拆分为早起、早睡、运动。然后,我分析了各个模块包含的要素、估算了用时,把它们安排进日程表。在完成某个模块时,如果发现了值得补充的内容,也会及时把它加入到月复盘中。最后,几个模块一合并,一篇还不错的月复盘就诞生了。
生活中可以使用模块化方法的事情有很多。比如,这篇文章同样是使用模块化的方法写出来的。你能看出,我都用了哪些模块吗?
小小的乐高,能够拼出万物;小小的模块,能够成就大事。看起来简单的模块化拥有无限潜力,它可以庞大也可以美丽,可以优雅也可以高级,只要敢想敢干,爱拼就会赢。正如苹果公司的经典广告语所说,我们需要“非同凡想”(thinkdifferent)。祝愿每个人都能用好模块化,让人生更精彩。
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潮汐澎湃有力,晨曦温暖有光。
我是汐曦,很开心遇见你。
读书,拆书,悦成长;
有爱,追梦,成为光。