档案管理的基本原则
二十世纪五十世纪以来，文书档案的整理一直沿用前苏联的经验，采用“六个特征”的立卷方法进行整理。为了克服文书立卷自身存在的弊端，适应档案管理现代化发展的趋势，探索建立符合时代要求的新的文书整理方法，国家档案局于2000年出台了《归档文件整理规则》，为新形势下规范、高效地进行文件整理工作提供了依据。
规则从“简化整理、深化检索”的目的出发，对归档文件整理的许多程序、环节进行了调整、简化，重新作了设计和规定，它与文书立卷相比，体现出以下特点：
一是大幅度减少了归档文件整理的工作量。取消案卷，实行文件级整理，省去了繁琐、复杂的组卷过程，同时对整理单位“件”的概念作了明确的界定，在整理过程中便于确认，便于操作。分类法明确为分年度、分保管期限、分机构或问题三种，允许各单位根据自身情况灵活运用，进行复式分类和设置分类层次。装订以“件”为单位进行，对装订材料和装订方法不作统一规定，允许自行选择。取消了案卷目录和卷内文件目录，只编制以“件”为单位的归档文件目录，无须填写案卷题名和填写案卷封面。
二是兼顾了手工、计算机两种管理方式。规则从现实情况考虑，取消了传统的案卷式管理方式，实行文件级管理；同时为照顾手工管理，也保留了分类、排列等环节。
三是考虑了档案室、档案馆两种管理需要。在档案移交时，由于种种原因，可能进行鉴定和局部调整，因此，件号往往出现断号等现象，通过室编、馆编两种形式，便于管理和调整。
现将主要内容解释如下：
一、关于归档文件分类
在归档文件整理过程中，采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种分类方法结合在一起进行复式分类。具体的方法有：
保管期限----年度----机构分类法、保管期限----年度----问题分类法、年度----机构----保管期限分类法、问题----年度----保管期限分类法、保管期限----年度分类法。
集团公司内各企业中一般采用年度---机构----保管期限法的较多。它能够使人一目了然，能够根据年度、机构的顺序进行查找。
采用任何一种分类方法，要注意：一是同一层次的分类必须按照同一的标准和依据，同一层次不能有的根据问题分，有的按机构划分；二是划分的类别之间要清楚，类目设置要合理，含义要准确，不能互相交叉、互相包容；三是分类按种属概念层次进行，同一层次类别不能有种属关系。
二、关于排列与编号
排列是指在分类体系的最低一级类目内，按照一定的原则和方法排列归档文件先后次序的过程。按规则规定，强调“事由原则”，即同一事由有密切联系的文件材料应当排列在一起。这种原则实际上是遵循了文件的形成规律，保持文件之间的内在联系，有利于目录检索和档案实体的存取工作。
档案的编号包括以下几个部分：
1、件号的编制
件号就是文件的顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号包括室编号和馆编号两种。归档文件在分类、排列后，其位置得到固定，此时编制的排列顺序号就是室编件号；移交进馆时，由于需要有再鉴定的过程，整理的归档文件在全宗中的位置可能会发生变化，此时按照新的排列顺序重新编制的件号，称为馆编件号。
通俗的说，件编号就是各单位在自己整理档案过程中，所编的流水号；而馆编号则是办公室或其他管理部门整理后形成的最后编号。
2、档号项目的设置及填写要求
为了固定归档文件在档案室中的位置，规则还规定了一些必要项和选择项。所谓必要项是指全宗号、年度、保管期限和件号。
三、编目与装盒
编目是指编制归档文件目录，它可以实现归档文件从一级文献向二级文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研工作开展提供基本的条件。档案盒一般有现成的可使用，目录和归档文件目录封面样式可选择参考。
