作者：波波羊  蒋志军

05

提升工作效率

没有效率，再好的计划也只能是空中楼阁

5.1 如何才能提升工作效率

在之前我们学会了确定目标、制定计划，但如果工作效率很低，结果怎么样呢？结果还是差，因为我们没有办法把安排好的事情执行出结果。

因此，提升工作效率在时间管理体系中占据了一个非常重要的位置。它直接决定了最后的执行成果。

现在让我们闭上眼睛，仔细回想一下：之前自己工作效率很高的时候，会有一些什么样的表现呢？

我们是不是处于聚精会神、全神贯注的状态下？是不是心无旁贷、专心致志？

决定工作效率的核心原因只有一个，就是专注。

对比一下，工作效率低的时候，我们通常都是无法专注，被人各种打扰，大脑里有各种杂念；而在工作效率高的时候，我们基本一直处于专注状态，没人打扰的状态，大脑也极少有杂念。

保持专注，就是提升工作效率的核心法宝。

那我们怎么才能做到专注呢？有4个超级重要的方法。

1.同时只做一件事

为什么同时只能做一件事：因为我们的大脑，最擅长的就是同时只做一件事。

大脑和电脑不一样，电脑可以同时干很多事情，你可以一边放音乐一边看八卦，甚至同时打游戏，电脑依然“跑”得很快。但我们的大脑是不擅长多任务处理的，当他同时去干几个事情的时候，效率是直线下降的。

有的小伙伴会有疑问，怎么好像我是一边听音乐，一边工作，效率才最高呢？因为，你在听音乐的时候，并没有真正使用大脑。放音乐的作用是帮助大脑进入一个安静的状态，而且屏蔽其他干扰，如果你真的是用大脑去听歌的具体内容而同时又在工作，那肯定是没有效率的。

所以，我们要牢牢记住，同时只做一件事。

如果我们有很多事情要处理，最好的方法就是做完一件事，再做另一件事。

2.明确事项目标

明确事项目标，为什么能帮助我们保持专注呢？让我们来看一个经典的故事。

1952年7月4日的清晨，浓浓大雾笼罩，整个海岸一位34位岁的妇女—费洛伦丝·查德威克。从海岸以西21英里的卡塔林纳岛上涉水下到太平洋中。开始向加州海岸游过去。如果她成功了，她就是第一位游过这个海峡的妇女。在此之前，她是第一位游过英吉利海峡的妇女。

15个钟头之后，她感觉自己不能再游了。就叫人把他拉上船。在另一条船上，她的母亲和教练都告诉他，海岸已经很近了，叫他不要放弃。但她朝加州海岸望去，除了浓雾什么也看不到。

几十分钟之后，人们将她拉上船。人们拉她上船的地点，离加州海岸只有半英里！后来她说，她放弃的真正原因不是疲劳、寒冷，而是在浓雾中看不到目标—海岸。

这个是故事告诉我们：当我们看不见目标的时候，大脑就会产生各种杂念，就很容易变得疲劳，我们也就不无保持专注。

因此，做一件费时较长的事情时，我们要采用如下策略：

（1）开始做之前，先要把目标仔细地审视一遍。这样，大脑就很容易进入专注的状态中。

（2）用量化、分解、检查这三步，把大目标分解成阶段目标，让自己可以分步完成最后的目标。

（3）在执行过程中，用实际进展情况和阶段目标进行对比，帮助自己清楚意识到离目标还有多远距离。

3.分段开展工作

在持续工作的情况下，我们的大脑会很疲倦，很难一直保持专注，因此，我们需要分段开展工作，做到劳逸结合。

什么叫分段开始工作？顾名思义，就是在做一个工作的时候，你不要指望一口气全部做完，而是把工作分成一段一段来完成，在分段的过程中进行有效休息。

分段工作可以这样简单理解，当我们工作一段时间后。就去休息一下，然后再回来工作，很多小伙伴会有疑问了，我们不都是这样做的吗？

但是，真正的分段工作并不简单，一位意大利人—费朗西斯克·西里洛认真研究了分段工作法，并由此创造了一个专门的方法，叫“番茄工作法”。

番茄工作法是一个微观的时间管理方法，使用很简单，效果立竿见影。用好番茄工作法，你的工作效率就会有很大的提升。如何使用番茄工作法，我们后面再详细阐述。

4.抗击一切干扰

保持专注的最后一个关键方法，就是抗击一个干扰。干扰是专注的大敌，如果我们不会抗击干扰，那只要干扰一来，我们就无法保持专注。

如何抗击干扰，我们也会在后面的内容中进行详细阐述。

5.2分段开展工作—番茄工作法

番茄工作法是怎样来的呢？说话方法的创始人—弗朗西斯克·西里洛本来也是一个工作效率低下的人，他在大学生活的头几年，曾一度苦于自己学习效率低下。

“于是我和自己打赌，下猛药，狠狠鄙视自己：‘说我能学习一会儿吗？真正学上10分钟？’我得找个计时教练，谁来替我掐表呢？后来我找到了，是一枚厨房定时器，形状像番茄，就这样，我邂逅了我的‘番茄钟’。”

1.番茄工作法的执行步骤

番茄工作法一共分为5步：

1、确定任务；2、设定番茄钟数；3、开始执行任务；4、每个钟结束后休息；5、循环第3～4步直至结束。

第1步：确定任务。在这个步骤中，你需要确定往后的时间内完成具体任务。注意，这个任务只有一有一项。

第2步：设定番茄钟数。一个番茄是25分钟，你需要对完成的任务进行评估，看看需要多少个25分钟才能完成，这也就意味着需要多少个番茄钟。

第3步：开始执行任务。设定完番茄钟数以后，你就可以开始执行任务了，注意每天执行任务只用一个番茄钟的时间，时间结束了就进入第4步。

第4步：每个钟结束后休息。当每个番茄中结束时，你需要休息一下。休息有两种情况，一是短暂休息5分钟，另一种是稍长休息15分钟。

第5步：循环第3～4步直至结束。你需要一遍遍的进行循环，直到完成整个任务。

用一句话来说明番茄工作法：选择一个待完成的任务，设置若干个25分钟来专注工作，中途不允许做任何与任务无关的事情，直到番茄钟响起；然后短暂休息5分钟或15分钟，注意循环直至完成任务即可。

2.番茄工作法案例实操

为了帮助大家更好理解，大叔就用一个案例来给大家做详细讲解。

案例：读完《时间管理：每天多出2小时》这本书。

第1步：确定任务

怎么确定任务？关键就是明确事项的具体目标，并确定大致的花费时间。

经过思考，确定的目标如下：

第2步：设定番茄钟数

之前确定任务总体需要花费2小时，合计120分钟，也就是大致5个番茄钟的时间。在这里我会思考得更细一些，把5个番茄钟内大致要做的事项都列出来：

第3步：开始执行任务。

在执行任务的过程中，我们要注意两个重要的事情：

第一个叫做避免发生中断。避免中断就是说在一个番茄钟的时间以内，你不能因为任何别的事情停下来。只要发生了中断，你这个番茄钟就算执行失败。

其实要做到这一点并不容易。我们经常会因为外来的干扰，临时插入的事情而发生中断。如果产生了中断怎么办？产生了中断意味着当前的这个番茄钟就作废了，这时你需要去重新开始一个番茄钟，继续完成事项。

第二个叫做执行完毕记录。在每完成一个番茄钟后，你就需要去简单记录一下，记录就是这个钟的任务后面加上一个相应的标记，说明这个钟已经执行完毕。

第4步：每个钟结束后休息。

当一个番茄钟结束后，我们就要进行休息。那怎么休息呢？

（1）1个番茄钟结束后，休息5分钟。

为什么是5分钟呢？因为休息5分钟太短起不到效果，太长又会导致大脑注意力无法回来。

推荐用以下几种方法进行休息：

第一是活动身体。比如说伸展一下腰，扭一下头或脖子，做几个深呼吸，这是最简单最有效的休息方法。

第二种是闭目养神。如果你觉得有一点累，可以靠在椅子上，稍微闭一下眼睛，有条件，也可以到床上稍微躺一下。

第三种是走动一下。可以在溜达的时候去上个厕所。

不推荐的方法包括。闲聊扯谈、看新闻，视频打游戏，而不推荐的原因就是一个：很难控制时间，一旦陷到里面去，要让大脑再次进入专注状态，需要花费更多的时间。

（2）每4个番茄粥结束后，休息15~20分钟。

正常情况下每个番茄钟时结束时，我们只休息了5分钟。但当我们执行了4个番茄钟后，则需要更好的休息或放松，因此，这个时候我们可以休息15~20分钟。

那我们可以干啥呢？只要不超过这个时间，你干什么都可以，可以去聊聊天、刷刷手机。外面转一圈，都可以。

第5步：循环第3~4步直到结束。

第5步就是不断循环，执行一个钟，休息一下，直到我们所有的任务结束，结束后还有一个很重要的事情，就是要简单回顾。我们可以通过以下问题进行回顾：

任务目标真正完成了没有？

实际花费的时间和预期的一样吗？

本次实施过程中，是否出现问题？是否有发生中断？

通过回顾，我们才能积累经验，更好的使用番茄工作法。

3.番茄工作法的常见问题解答

番茄工作法看起来非常简单，但执行起来并不容易，大叔用自己多年使用番茄工作法的经验，为大家解答一些常见的问题。

问题：我的专注力不太好，总是坚持不了25分钟就被打断。该怎么办？

解答：如果最开始坚持不了25分钟，你可以用15分钟甚至更短的时间来作为一个番茄钟，等自控力和抗干扰能力增强后，再逐步调整到25分钟。

问题：我的专注力比较强，每个蕃茄钟可以超过25分钟吗？

解答：最开始运动时，建议开始按照25分钟一个番茄钟来操作，帮助自己深刻理解这个方法，当熟练掌握后，可以根据自己的实际情况进行设定。比如波波羊大叔，我自己一般会按照30~40分钟来设定一个番茄钟。

问题：工作很投入，番茄钟结束时还不想休息怎么办？

解答：根据自己当前的状态决定就好，如果状态好，可以继续执行下一个番茄钟；如果有点累，那就休息。

问题：执行过程中，有人跑来问我一个问题，这算中断吗？

解答：算不算中断，取决于对你现在事情有没有干扰。如果你直接拒绝或者一句话就回答了，可以不算中断；但如果你还需要花时间去思考，这肯定就是中断了。

问题：设定的番茄钟都用这完了，但事情并没有完成，怎么办？

解答：首先要分析原因，如果任务不清晰，安排的时间少了或是其他问题，搞清楚原因后，重新确定任务，再次设定番茄钟去做就好了。

问题：番茄工作法能否解决时间跨度较长（如3天）的任务？

解答：对于跨度较长的任务，直接应用此法效果不好。番茄工作法是适于1天以内的任务，因此对于时间跨度长的任务，我们需要把任务分割到每天，然后再用番茄工作法完成每天任务就好了。

问题：番茄工作法能否用于杂事和很简单的任务呢？

解答：可以。你可以在一天中找一段时间，比如1～2个小时，然后设置番茄钟，集中完成所有的杂事和简短任务。

问题：什么样的事情不适合使用番茄工作法？

解答：两类事情不适合用番茄工作法：第一类是没有目标或者目标都不清晰的工作，比如你只想休息娱乐一下，没有明确目标；第二类是无法预估时间的事情。

5.3 抗击一切干扰

干扰是专注的大敌。往往你越想要专注，干扰就会越来找你，这时如果你没有相应的对策，那你就只能受干扰的影响，无法保持专注。

1.干扰从哪里来？

要抗击干扰，首先就必须搞清楚干扰会从哪里来。干扰源自两个方面：

第一个叫作外来干扰。

比如说你正在工作，手机放在身边。突然电话一响，你的注意力会不会受到影响？又比如你在专心做事，别人跑来找你，要向你请教一个问题，你会不会受到影响？这些来自外部的干扰叫作外来干扰。

第二个叫作内在干扰，

第一个内在干扰，就是大脑里的各种杂念。我们的大脑很疯狂，你想让它安安静静的不想事，行还是不行？不行。你可以这样试试：保持清醒状态，闭上眼睛，1分钟内不做也不想事，看看大脑中会产生多少杂念。

第二种内在干扰，来自你的情绪，比如说你现在特别烦躁，你能够专心工作吗？

第三种内在干扰，来自你的身体，坐久了累不累？工作久了要不要休息？对于这些，身体都会释放出相应的干扰信号。

2.抗击干扰的方法

无论是外来干扰还是内在干扰，我们都需要有方法来应对。

下面，大叔将分享抗击干扰的三个大招：

第一招：做好事前预防。

抗击干扰就和保持身体健康的道理一样，我们要做好事前预防，而不是等到生病了再去吃药。

首先，让我们看看如何来预防外来干扰。

（1）找一个干扰少的环境

一个噪声小，人很少的环境，可以减少对我们的干扰。这也就是为什么多数高级管理人员会有一个独立的办公室的原因。如果没有这样的环境该怎么办呢？你可以佩戴一副入耳式耳机。放一些轻音乐，从而降低外部噪声的干扰。

（2）把可能干扰源都关掉

大叔在准备做一件重要事情的时候，经常会先以下行动：把手机设成振动或者静音模式，把桌面微信和QQ隐藏在最小的或者关掉，把一切可能产生的干扰源全部关闭。

（3）和身边的人提前打招呼。

当准备做一件重要的事情时，你不妨先和身边的小伙伴打一个招呼。说一句“我要做一个重要的事，请尽量不要来找我。”打了这个招呼后，他一般就不会来找你，也就不会发生干扰。

对于内在干扰，我们也有以下方法来提前避免。

方法一：做重复事情之前，先调整好情绪和身体状态。

你可以适当休息一下，甚至可以先稍微娱乐一下，让情绪和身体都进入一个比较舒适的状态，如果状态不舒服，当你一开始做事的时候，大脑就可能会一路抗议，甚至罢工。

方法二，对重要的事情，尽可能分配足够的连续时间

我们应听过这样一句话：“一鼓作气，再而衰，三而竭。”这句话提示的道理是，如果我们一直专注于做一件事，效果就会很好，而如果做一下又中断，效果就会不理解。

因此，如果要做的事情很重要，你就要为它分配一个连续的时间段，如果使用番茄工作法，那就分配几个连续的番茄钟。

第二招：适中降低影响

即使做好事前预防，我们也无法完全避免干扰的发生。比如你正在专心工作，老板一个电话打来，要找你谈点事情。这个时候，干扰已经无法避免，怎么办呢？

我们可以用以下流程，来降低外来干扰的影响：

当干扰的事情来了，我们首先要判断干扰的事情的重要程度。

如果这件事不重要，我们的策略就是尽量拒绝。比如在工作时，有同事找你讨论问题，你发现讨论的问题并不重要，那就坚决拒绝。

如果这件事重要，我们要跟着就要判断事情的紧急程度。

如果这件事虽然重要但并不那么紧急，我们的策略就是延迟干扰，还是上面的案例，讨论的问题重要，但是并不那么紧急，因此你先不进行讨论，而是和同事约一个后续的时间讨论。

尽量拒绝和延迟干扰是降低干扰影响的两个核心策略。道理很简单，不重要的事情推掉，不紧急的事情晚点来做，这样就可以保证在做的事情不会因此被打断。

现在我们来看一个复杂的案例：你正在专心写一个报告，突然老板打来电话，要你去他的办公室讨论一个事情你该怎么办？

多做小伙伴的回答是：“好的，老板，我立刻来。”这种方式并不是正确，因为这就是完全被干扰牵着鼻子走。

合理的回答是：“老板，我现在正在写一个重要的报告，能不能晚15分钟过来？”如果老板并不是那么着急，那你就成功降低了干扰带来的影响。

因此，对于任何外来干扰，我们都要有意识的去降低它的影响，根据它的重要性和紧急性，能拒绝就拒绝，能拖延就拖延。

事中干扰的第2种情况是来自内在。比如说你在写一篇文章，但写着写着有些烦躁，感觉写不动了，大脑已经发出了干扰的信号，那这个时候的处理流程是什么呢？

这个时候，我们首先要做的是停下手中的事，然后做一些简单的调整，常见的调整，比如：揉揉头，晃动脖子，伸懒腰，捏一下肩膀，做这些调整，可以让大脑摆脱干扰的信号影响。

在调整的同时要问自己一个问题：“是先休息一下还是再坚持一下？”这个时候大脑会理解的给出答案。如果答案是“先休息一下，那就不要犹豫了，立刻去休息和调整；如果答案是“再坚持一会”，这个时候大脑也能欣然接受。

第三招：事后复盘总结。

抗击干扰经常会失败后，失败不可怕，可怕的是不知道原因。

每次抗干扰失败后，我们都应该去做一些复盘总结：这次抗击干扰做得到位吗？什么地方做事不够？下次如何才能做得更好？

大叔以前就有这样的经历，正在专心做事情，被老板一个电话叫到办公室去讨论问题，结果讨论的问题又没啥价值：复盘时一想，以后要先清楚讨论什么再做决定，通过一次次的复盘总结，大叔抗击各种干扰的能力也越来越强。

5.4 常见问题解答问题

问题：我感觉自己的工作效率比较低，应该从哪里入手？

解答：

1.回想工作效率低的情况，思考背后的原因：是目标不清晰、容易受到干扰，还是注意力有问题？

2.根据提升效率的4个方法，从中选择一个开始行动。

问题：我工作的特别容易分心，怎么办？

解答：

1.思考原因：是因为注意力不集中还是容易受干扰？注意力不集中可以进行专门训练，容易受干扰用本章讲到的方法。

2.建议用番茄工作法试试。把工作分成若干个时间来完成。开始时每段设短一点（比如15分钟），看看实施的效果如何。

问题：我也想专心做一件事，但是工作性质决定我就是要立刻接电话，响应客户问题，这怎么办？

解答：有两个建议

1.在干扰较小的时候做重要的事。仔细观察一下，看看什么时候电话和客户问题会比较少。就定在这个时候做重要的事。

2.在工作之余做重要的事，这个时候就更加专心。

问题：我的老板特别会“来事”，时不时找我一下，怎么办？

解答：这是最典型的外来干扰，处理方法有两个：

1.要让老板清楚的知道，你正在做的重要事情的事是什么。

2.根据老板事情的重要性和紧急性，适当的拒绝和延迟。

问题：要做的事情比较困难，因此工作效率低，怎么办？

解答：本质上。这不是一个时间管理问题，而是一个能力问题。没有方法能让你提升效率。

合理的解决方法是直接重新思考，寻求帮助，或者降低要求。

落地行动指南

1.不管事情有多少，牢记做完一件事情再做另一件。

2.如果无法做到长时间专注事情，尝试使用番茄工作法。

3.简单理解番茄工作法：选择一个任务。设置若干个30分钟（25分钟工作+5分钟休息）来专注工作，中途不允许做无关事宜，直到任务完成。

4.做重要事情前，提前做好抗干扰准备。

5.当发生工作效率低下的情况后，及时做事后复盘总结。