在建立标准化的开始,常会有千头万绪,不知从何做起的困拢。
在刚开始推行标准化的初期,想到有那麽多的标准要写,实在会令人心生畏惧,以至于迟迟无法开始行动。
当企业要推行标准化的时候,一定要有严谨的优先顺序,找出重要、紧急,而且马上会用得到的标准流程先进行。
因此这些标准化一做出来,就能够为公司解决问题、创造绩效,如此一来,大家对标准化才会有信心,才会愿意密切的配合,公司推行标准化的目标,也比较会容易获得成功。
以下几个重点,可以作为公司标准化的优先考量:
这些标准化如果不马上做,很可能就会出错、出错、再出错,让你难过、难过、再难过。
标准化清单
与其空想,不如先行动吧。首先要做的是建立一个《标准化清单》,把需要做的标准化、想得到的标准化,都写到这个清单里面来。
比如说新人培训流程、接待流程、花茶冲泡流程、手法流程、泡浴流程、毛巾送洗流程等等,想到什么就写什么。
标准化优先清单
将「标准化清单」里面比较重要的部分整理成「标准化优先清单」,至于什么样的内容,可以作为标准化的优先清单呢?那就请参考下面的程序,去制作出属于自己企业的「标准化优先清单」。
分类管理
写下来之后,再把它分类管理起来。比如说分为销售类、服务类、管理类、培训类等等。分类的目的是为了方便管理,了解那边多了?那边少了?那边需要再补强进去。
设定优先顺序
一家店或一家公司,写下来的标准化,可能都高达几百项。内容非常的多,那么到底从哪边开始先做呢?
以下这六个部分,是列为「标准化优先清单」的重点项目:
一 、 常出錯之處
常出错的地方,也可能是标准不一、规定不清楚、问题丛生的地方。因此要尽快地建立标准化,并将整理好的标准化,命来培训员工,让员工遵守标准化的执行规定,以解决这些问题。
二、有重大变更的地方
机器、仪器、软体变更的时候,要订定新的标准化;
场所、动线变更的时候,要订定新的标准化;
组织变革、部门重组变更的时候,要订定新的标准化。
因为以上这些因素一产生变化,流程一定会产生或多或少的影响,如果不即时调整标准作业流程,就会造成作业上的紊乱,以及沟通上的困难,最终将会造成公司效率的不彰,与绩效的损失。
三 、新人训教材
新人训练的内容,是可能立即就要用到的。当新人报到的时候,就必须要有一个好的、标准化的教材去培训新人,才能够会有好的培训品质,也才会有好的新人的出现。
因此有关于培训新人的教材里面的标准化,是优先制作的首要顺序。
四、与金钱有关
这个流程做出来会提升业绩、提高收入,或是减少成本的支出的流程,也是优先制作的选项之一。比如说销售流程是可以提升业绩的,品管流程是可以减少损失的。
五 、影响层面最广
比如说,对于美容院来说,美容师的人数是最多的,所以跟美容师有关的标准化就先做。也就是这个标准化做出来,它用的人最多,影响的层面最广,所以呈现出来的价值也会最大。
六、只有少数人会的关键技术
只有少数人会的关键技术,是一个很可能会产生问题的地方。因为只要这些人生病、请假或离职了,这件事情就没有人会做,因此会造成公司的危机。因为没有其他的人可以代替,这些会独门绝活的人,就很有可能会恃宠而骄、会谈条件,因此会造成公司管理上的困难。
建立《标准化管制表》
分类分好,优先顺序处理好了之后,就将它制成表格,然后再区分成未制作、制作中、已完成三种类别。
然后把相关的标准化,分配给相关的人员去制作,设定目标,进行目标管理。