一、线下会是个一个集体参与的活动,所以一个最重要问题就是尽可能多的让更多人参与进来,这样一来可以保证整体的项目进程推进,毕竟人多力量大,可以群策群力。二来参与各项内容的负责人的肯定是出席的,这样初期的参会人数有托底了,其他人的从众效应就能体现了。
二、要制订整体的线下会项目的进度表,凡事不预则废,第一时间有了整体的进度表,至少可以保证大环节上不出现疏漏。各项事务分配到专人负责,还要及时督进检查进度。
三、遇到问题和困难要第一时间寻求帮助,要相信集体的智慧和充分调动团队的资源,比如这次在会场场地的选择上,一直没有合适的场地,所以第一时间发出求助,马教练帮忙解决,对于线下会流程中一些不了解的环节,怀亮教练给与了帮助支持,而在会中内容分享中,教练们丰富的经历和实力可以保证线下会的质量。积极热情的主持人,调动整体氛围的开心果,踏实肯干的会务助理,这些关键人的存在都是不可或缺的。
四、不用过于苛求完美,整体的线下会推进过程中有些小瑕疵,但是只要保证进度不断,关键时候勇于担当,早下决断多行动。
五、开会初期的一个有效的破冰活动是可以迅速拉近参会者的距离,让整体会场氛围热起来。
六、通过线下会可以让大家彼此熟悉,交流各自的践行心得和答疑解惑,而且增进团队的凝聚力。
不足和改进:
一、时间上有些仓促,宣传力度不够,对目标参与人的吸引力不够
二、分享内容上没有详尽的内容清单,导致会议目标主题不够明确
会议项目进度表:
一、确定会场,商定好线下会时间,提前考察会场地点,记录相关的交通信息,便于参会人准确到达位置(截止时间13号晚上10点,副班长)
二、安排好各项工作,做到责任到人(13号晚上10点前在组长群中选定号自愿担当人,如有空缺可以用14号一天感召大群组员参与。全体班委负责)
三、制作出邀请函,并确认分配出负责邀请工作的人
(13号下午6点前要发出,并且让每组组长负责邀请本组人员,做到每个参与践行的人都有收到私人邀请,收集整理回复,组建参会群。宣传委员负责)
四、列出整体线下会的活动内容和流程,准备好相关的物料和资料素材(13晚上8点确定,14号和相关人员对接,有组织部负责线下会内容,会议物料和布置由后勤负责人负责)
五、每日督进工作,及时解决出现的问题(班委班长负责)
六、会议当天筹备组人员提前发到会场准备(筹备组负责)
线下会需要的角色:
1、统筹人(总负责):整体策划,把控全局
2、宣传负责人:负责邀请函文案,会议推广,参会组员报名进度跟进
3、后勤负责人:负责会议场地,会场布置,会议物料需求满足
4、会议主持人:整体会议内容流程制定,人员登场排序,现场的主持
5、会议辅助人:参会人记录,时间记录、会议内容记录,现场拍照、视频采集发布,后期文案制作。